Die DEUTZ AG, ein deutscher Hersteller von Diesel-, Gas-, Wasserstoff- und Elektromotoren mit Hauptsitz in Köln, ist die älteste Motorenfabrik der Welt. Das Unternehmen arbeitet seit 2020 mit SAP SuccessFactors im Personalbereich zusammen. Centric Document Builder ist das Produkt der Wahl für die automatische Dokumentgenerierung. Diese Lösung zur Generierung von Arbeitsverträgen und anderen Dokumenten reduziert den Zeit- und Fehleraufwand erheblich. Auch die HR-Teams von DEUTZ waren von der digitalen Mitarbeiterakte überzeugt.

DEUTZ verwendet das alte SAP HCM für Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement, setzt aber ansonsten vollständig auf SuccessFactors for HR. Die HR-Prozesse an den internationalen Standorten werden von Deutschland aus koordiniert, ebenso HR-Projekte wie die Einführung von Centric Document Builder. „Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist ein zentrales Ziel für die gesamte DEUTZ-Organisation, um die Betriebskosten und Fehlerquellen im Personalwesen zu minimieren“, erklärt Merten Klocke, Projektleiter Personaldigitalisierung bei DEUTZ.

Vollständige Integration der digitalen Mitarbeiterakte und SAP SuccessFactors

DEUTZ generiert einen Großteil seines Geschäfts über seine Landesgesellschaften in den USA, Deutschland und Spanien. Die Modernisierung der Personalprozesse in diesen drei juristischen Personen war daher von besonderem Interesse. In den USA wurden Mitarbeiterakten bereits digitalisiert und sind seit 2024 über Centric Employee File verfügbar. „Die Lösung unterscheidet sich von anderen Mitarbeiterakten insbesondere darin, wie schnell Dokumente verfügbar sind und wie die Prozesse ineinandergreifen“, sagt Stefanie Henke, SAP-Inhouse-Beraterin und Personalspezialistin in der IT-Abteilung von DEUTZ. „Ein weiterer wichtiger Aspekt war, dass die Lösung von Centric eine tiefe SAP-Integration bot, die unserer Erfahrung nach weniger kompliziert war als bei anderen Produkten. Wir schätzen auch die Benutzerfreundlichkeit und den exzellenten Herstellersupport.“

„Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist ein zentrales Ziel der gesamten DEUTZ-Organisation, um die Betriebskosten und Fehlerquellen in der Personalabteilung zu minimieren.“

Merten Klocke, Projektleiter Personaldigitalisierung bei DEUTZ

Unterschiedliches Niveau der HR-Digitalisierung in jedem Land

Mehrsprachigkeit und der unterschiedliche Entwicklungsstand der verschiedenen Personalabteilungen in Bezug auf ihre digitale Bereitschaft sind die wichtigsten Herausforderungen bei der Einführung dieser HR-Tools in Spanien und anderswo. Das Potenzial ist jedoch enorm.

Centric Employee File soll in Zukunft an allen internationalen Standorten eingeführt werden. In Deutschland ist derzeit noch eine Drittanbieterlösung im Einsatz, was das Unternehmen jedoch nicht daran gehindert hat, bereits mit Document Builder zu arbeiten.

Obwohl einige Prozesse immer noch manuell durchgeführt werden müssen, wie z. B. das physische Signieren von Dokumenten, haben sich die finanziellen und zeitlichen Einsparungen als enorm hilfreich erwiesen. Die meisten Personaldokumente werden mit dem Tool erstellt. Ein Berater von Centric war vor Ort, um bei der Erstellung der ersten Dokumentvorlagen zu helfen. Merten Klocke: „Er war immer da, um uns zu helfen. Wir konnten ihm schnell schreiben und noch am selben Tag eine Antwort bekommen. Ich habe selten eine so gute Unterstützung während eines Projekts erlebt.“

Rund 20 Personalspezialisten in Deutschland nutzen die Lösung und haben „sehr positives Feedback“ gegeben, wie Merten Klocke erklärt.

‍„Die Einführung von Document Builder war nicht eines dieser IT-Projekte, bei denen man die Ergebnisse erst Monate später sieht. Das Tool zeigte sofort seine praktischen Vorteile und wurde von Anfang an aktiv genutzt.“

Seitdem wurden andere Dokumenttypen wie Genehmigungsschreiben, Gehaltserhöhungen oder andere informelle Korrespondenz von den verschiedenen Abteilungen selbst erstellt; die IT-Abteilung muss nur eingreifen, um die Erstellung neuer Eingabefelder oder anderer technischer Änderungen zu erleichtern.

„Die Einführung von Document Builder war nicht eines dieser IT-Projekte, bei denen man die Ergebnisse erst Monate später sieht. Das Tool zeigte sofort seine praktischen Vorteile und wurde von Anfang an aktiv genutzt.“

Merten Klocke, Projektleiter Personaldigitalisierung bei DEUTZ

Länderspezifischer Bereitschaftscheck

Nach dem Rollout in Deutschland und den USA sind nun weitere Länder geplant. Stefanie Henke: „Gerade bei der Einführung des Document Builders ist es immer wichtig, zuerst zu beurteilen, wo sich die Personalorganisation befindet, idealerweise zusammen mit einem Berater.“ Ist sie an dem Punkt angelangt, an dem sie bereits über vollständig standardisierte Dokumente verfügt, wie es in Deutschland der Fall ist? Oder müssen sie zuerst definiert werden? Es bietet sich daher an, mit einer Art „Bereitschaftscheck“ am jeweiligen HR-Standort zu beginnen. Dabei werden die vorhandenen Dokumente angeschaut, aufgeräumt, die Sprache vorbereitet und erst dann Document Builder eingeführt.

Centric Solutions senken die Betriebskosten

Als Serviceabteilung steht die Personalabteilung unter ständigem Kostendruck. Vor diesem Hintergrund sind Tools wie die von Centric wichtige Hebel, um die Betriebskosten in den einzelnen Personalabteilungen zu senken. „Wir haben gesehen, wie sehr Centric die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert, und auf der anderen Seite haben wir eine massive Reduzierung des manuellen Aufwands festgestellt“, sagt Merten Klocke.

Nehmen wir zum Beispiel einen Arbeitsvertrag — früher wurde er in Word abgetippt, was bis zu einer halben Stunde dauerte. Heute kann er in nur wenigen Minuten automatisch erstellt werden. Im Rahmen von Maßnahmen und Strategien zur Kostensenkung ist Document Builder heute ein zentraler Bestandteil der Personalstrategie von DEUTZ. Zusammen mit der digitalen Mitarbeiterakte wird sie in den kommenden Jahren noch an Bedeutung gewinnen.

HR Shared Service Center sind geplant

Mittelfristig werden die Centric-Tools dann in einem HR Shared Service Center eingesetzt. Als Unternehmen mit einem starken Servicegeschäft verfügt DEUTZ in seinen mehr als 20 juristischen Einheiten weltweit über zahlreiche kleinere Standorte mit jeweils 40 bis 50 Mitarbeitern. Die Mitarbeiter an jedem Standort in der Verwendung von Document Builder zu schulen, ist für DEUTZ viel weniger sinnvoll, als das Fachwissen in einer zentralen Abteilung zu bündeln und es von dort aus für alle verfügbar zu machen.

„Centric Employee File unterscheidet sich von anderen Mitarbeiterdateilösungen insbesondere darin, wie schnell Dokumente in der Datei verfügbar sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt war, dass die Lösung von Centric eine tiefe SAP-Integration bot, die unserer Erfahrung nach weniger kompliziert war als bei anderen Produkten.“

Stefanie Henke, SAP-Inhouse-Beraterin und HR-Spezialistin in der IT-Abteilung von DEUTZ

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