Die digitale Transformation im HR ist in vollem Gange. Verlags- und Medienunternehmen wie die Südwestdeutsche Medienholding GmbH (SWMH) setzen auf cloudbasierte Personalsoftware und digitale Mitarbeiterakten, um ihre Personalprozesse effizienter und zukunftssicherer zu gestalten. Die gleichzeitige Einführung von SAP SuccessFactors und Centric Employee File hat sich auch bei SWMH als gelungenes Zusammenspiel erwiesen.

Die Nachrichten werden zunehmend online gelesen und die Budgets für Printwerbung sinken. Und auch physische Mitarbeiterakten verschwinden zunehmend aus den Personalabteilungen deutscher Verlage. Bei SWMH ist das seit Ende 2024 der Fall, als das Unternehmen die digitale Akte von Centric einführte. „Unser Ziel war es, unsere 35 HR-Mitarbeiter durch mobiles Arbeiten, Fernzugriff und eine Reduzierung manueller Aufgaben von ineffizienter Arbeit zu befreien“, erklärt Frederike Ertinger, Teamleiterin HR Systems & Digital Solutions beim Medienunternehmen. Ein wichtiger Aspekt war die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzbestimmungen, insbesondere durch ein automatisiertes Löschkonzept.

Skalierbarkeit, intuitive Bedienung und tiefe SAP-Integration

Es gibt verschiedene Anbieter von digitalen Lösungen für die Mitarbeiterablage. Warum Centric? Zum einen verwendet SWMH bereits andere Produkte von Centric für die Gehaltsabrechnung und hat damit hervorragende Erfahrungen gemacht. „Unabhängig davon zeichnet sich die Ablagelösung jedoch durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine intuitive Bedienung und eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft aus, insbesondere in SAP SuccessFactors“, erklärt Frederike Ertinger. „Centric Employee File läuft auf SAP-Servern und ist von SAP zertifiziert. Positives Kundenfeedback und die Skalierbarkeit der Lösung waren ebenfalls ausschlaggebend.“ Nach einer umfassenden Marktbewertung stand die Entscheidung fest.

„Diese Ablagelösung zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine intuitive Bedienung und eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft aus, insbesondere SAP SuccessFactors.“

Frederike Ertinger, Teamleiterin HR-Systeme und digitale Lösungen, Südwestdeutsche Medienholding (SWMH)

Die Archivierungslösung wurde zeitgleich mit der Umstellung auf SAP SuccessFactors eingeführt. Mit Ausnahme der Lohnabrechnung und des Zeitmanagements organisiert der Verlag die meisten seiner HCM-Prozesse mit der cloudbasierten HR-Lösung von SAP. Die parallele Umstellung ermöglichte es, von Anfang an integrierte Prozesse zu gestalten und Datensilos zu vermeiden. Marie-Christin Weller, HR-Business-Partnerin der SWMH-Tochter Süddeutscher Verlag GmbH: „Digitale Mitarbeiterakten sind zwar keine zwingende Voraussetzung für die Arbeit mit der cloudbasierten HR-Lösung, aber ein entscheidender logischer Schritt. Es ist theoretisch möglich, weiterhin mit Papierakten zu arbeiten, aber es macht keinen Sinn.“

Auf individuelle Bedürfnisse konfigurierbar

Im ersten Schritt ließ die SWMH knapp 1.500 der insgesamt über 4.500 vorhandenen Akten digitalisieren und wählte dabei diejenigen der Süddeutschen Zeitung und der Fachinformation aus. Bei der Dateiimplementierung erwies sich die Anpassungsfähigkeit der Lösung als großer Vorteil. Das Projektteam hatte beispielsweise konkrete Vorstellungen über die Dateistruktur, wie die Dateiüberschriften aussehen sollten und wie Rollen, Berechtigungen und Löschfristen konfiguriert werden sollten.

„Wir müssen uns hier nicht mit einer Standardlösung begnügen; wir können unsere spezifischen Anforderungen in die Software integrieren“, sagt Marie-Christin Weller und fügt hinzu: „Die digitale Akte war eine IT-Änderung, die wir bei unseren HR-Mitarbeitern nicht stark bewerben mussten. Die Vorteile liegen auf der Hand und das Feedback war durchweg positiv: intuitive Bedienbarkeit, Dokumente, die immer auf dem neuesten Stand sind, Zugriff von überall.“

In Zeiten der papiergestützten Arbeit konnten aktuelle Informationen nicht garantiert werden. Immer wieder sammelten sich Stapel von Dokumenten, die in der Freizeit abgelegt werden mussten. Jetzt, da Dokumente von SuccessFactors — ebenso wie eingehende Korrespondenz (immer noch in Papierform per Scan) — direkt in der digitalen Datei gespeichert werden, kann jeder sicher sein, dass diese immer auf dem neuesten Stand ist.

Ausräumen von Datenschutzbedenken

Bis zur Inbetriebnahme des Systems war die interne Abstimmung mit dem Konzernbetriebsrat eine Herausforderung für das HR-Team während der Phase der Dateieinführung. Dabei wurden Bedenken hinsichtlich der Digitalisierung sensibler Dokumente, ihrer Speicherung in der Cloud und damit des Datenschutzes im Allgemeinen erörtert. Es musste ein sinnvoller Ansatz für die Aufbewahrung der Dokumente ehemaliger Mitarbeiter gefunden werden, also was die Löschfristen betraf.

Die Suchfunktion, mit der Benutzer eine Datei nach Schlüsselwörtern durchsuchen können, warf ebenfalls einige kritische Fragen auf.

„Man muss diese Argumente ernst nehmen und gemeinsam Lösungen finden. Transparenz und Vertrauen sind hier entscheidend „, fasst Frederike Ertinger zusammen. „Obwohl der Weg steinig war, ist das Ergebnis positiv: Die Datei ist live gegangen und funktioniert.“

Dateizugriff nur für die Personalabteilung

Obwohl Centric Mitarbeitern und Managern den Dateizugriff erleichtert, hat sich SWMH gegen diese Option entschieden. Selbst als Papierakten verwendet wurden, gab es diesbezüglich nur wenige Anfragen von Managern oder Mitarbeitern. Bei Bedarf wird der Dateizugriff daher über die Ausleihfunktion verwaltet. Neben Employee File hat SWMH auch den Document Builder von Centric lizenziert und wird ihn nach entsprechender Anpassung und Konfiguration bald ebenfalls verwenden.

„Die digitale Akte war eine IT-Änderung, für die wir bei unseren HR-Mitarbeitern nicht viel werben mussten. Die Vorteile liegen auf der Hand und das Feedback war durchweg positiv: intuitive Bedienbarkeit, Dokumente, die immer auf dem neuesten Stand sind, Zugriff von überall.“

Marie-Christin Weller, HR Business Partner, Südwestdeutsche Medienholding (SWMH)

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