Die Implementierung verlief reibungslos, und dank moderner Technologie in Verbindung mit SAP SuccessFactors erzielt Sortimo erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten.

Die Personalabteilung von Sortimo nutzt seit Jahren eine digitale Ablagelösung. Das veraltete System war jedoch umständlich und teuer in der Bedienung, sodass ein moderner Ersatz erforderlich war.

Eine wichtige Voraussetzung für die neue Lösung war die enge Integration mit SAP SuccessFactors und die einfache Steuerung durch die Personalabteilung. Durch die Übernahme der internen Verwaltung wollte das HR-Team den Zeit- und Kostenaufwand reduzieren, der mit dem unflexiblen Altsystem verbunden war, das häufige Updates durch den Softwareanbieter erforderte.

Schneller ROI, der sich im Geschäftsszenario bewährt hat

Angesichts dieser Anforderungen identifizierte das Projektteam schnell Centric Employee File — laut Personaldirektor Wolfgang Holzmüller die am besten integrierte Lösung für SuccessFactors, die auf dem Markt erhältlich ist. In Kombination mit der Centric Payslip Box, die Mitarbeitern einen einfachen und sicheren Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen bietet, erfüllte die Lösung alle Erwartungen des HR-Teams. Ein wichtiger Faktor war der Geschäftsszenario, der einen schnellen ROI für Sortimo zeigte. Holzmüller stellt fest: „Mit Centric erhalten wir eine moderne und benutzerfreundliche Lösung, die sich — einschließlich der Projektkosten — innerhalb von zwei Jahren amortisiert.“

„Mit Centric erhalten wir eine moderne und benutzerfreundliche Lösung, die sich — einschließlich der Projektkosten — innerhalb von zwei Jahren amortisiert.“

Wolfgang HolzmüllerPersonaldirektor, Sortimo International GmbH

Geringere Betriebskosten

Der Geschäftsszenario prognostizierte deutlich niedrigere Betriebskosten im Vergleich zum alten System. Die geringere Abhängigkeit von externen Beratern und Dienstleistern für die Systemadministration und -anpassung trägt wesentlich zur Steigerung der Effizienz und zu Kosteneinsparungen bei.

Mitarbeiter profitieren auch von der erweiterten Verfügbarkeit von Dokumenten. Da die Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen und Steuerbescheinigungen in Payslip Box von 12 auf 36 Monate verlängert wurde, erwartet das HR-Team einen spürbaren Rückgang der Anfragen nach älteren Dokumenten.

Über 300.000 HR-Dokumente wurden erfolgreich migriert

Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Systemumstellung war die Migration vorhandener Dokumente. Sortimo führt Personalakten für rund 1.100 aktive Mitarbeiter. Mehr als 300.000 digitale Dokumente wurden erfolgreich vom vorherigen Cloud-System auf einen internen Server und dann in das Centric-System übertragen. Die Dokumentenstruktur blieb nach der Modernisierung und Anpassung an die aktualisierten Aufbewahrungsrichtlinien durch das HR-Team weitgehend erhalten.

Einfache Einführung von Centric Employee File und Centric Payslip Box

Sortimo verwendet jetzt die Module Centric Employee File und Payslip Box als vollständig integrierte Lösung. Dank der engen Integration mit Employee Central in SuccessFactors verlief die Implementierung schnell und reibungslos. Wichtige Daten, wie z. B. die Zugriffsrechte der Mitarbeiter, werden automatisch aus dem SAP-System übertragen und sind sofort in Centric nutzbar.

Personaldirektor Wolfgang Holzmüller lobt die Zusammenarbeit: „Das Projektmanagement durch die engagierten Berater von Centric war ausgezeichnet.“

Die unternehmensweite Einführung von Payslip Box und die erste Live-Verteilung von Gehaltsabrechnungen verliefen ebenfalls reibungslos. Aus Zeitgründen übersprungen das Team eine Testphase und startete direkt. Die Mitarbeiter wurden durch interne Managementschulungen und einen Unternehmensnewsletter informiert. Um auf ihre Dokumente zuzugreifen, mussten sie sich lediglich mit ihrem Geburtsdatum und ihrer Steuernummer anmelden.

Alltägliche Leistungen

Rund zehn Personalfachleute und 50 Manager nutzen die digitale Personalakte. Manager sehen nur Dokumente aus ihren jeweiligen Abteilungen. Gestaffelte Zugriffsrechte ermöglichen es der Personalabteilung, die DSGVO vollständig einzuhalten und gleichzeitig dem Management sicheren, datenschutzkonformen Zugriff auf Personalakten zu gewähren. Dies führt zu effizienten, sicheren Arbeitsabläufen und deutlich weniger Personalanfragen.

Das HR-Team stellt zusätzliche alltägliche Vorteile fest:

„Die Integration in SuccessFactors ist sehr praktisch. Es gibt nur einen Zugangspunkt und die Oberfläche ist einfach zu bedienen.“

Verbesserte Berichterstattung und hilfreiche Visualisierungen in Diagrammen kommen ebenfalls gut an.

Interne Verwaltung spart Zeit und Geld

Die Erwartungen an die interne Kontrolle des Systems wurden ebenfalls erfüllt. Dank der größeren Unabhängigkeit von externen Beratern kann das HR-Team nun eigenständig Änderungen an Ordnerstrukturen und Zugriffsberechtigungen vornehmen — das spart Zeit und Geld. Durch den einfachen und sicheren Zugriff auf Dokumente stehen Mitarbeitern und Managern außerdem mehr Self-Service-Optionen zur Verfügung, sodass sich die Personalabteilung auf ihre Kernprozesse konzentrieren kann.

„Mit der Centric-Lösung haben wir deutlich niedrigere Betriebskosten und mehr Flexibilität bei der internen Anpassung und Verwaltung.“

Wolfgang Holzmüller, Personalleiter, Sortimo International GmbH

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