Mit über 100 Standorten in 31 Ländern ist die österreichische Greiner Gruppe ein weltweit führender Anbieter von Kunststoff- und Schaumlösungen. Die zentrale Personalabteilung führt Centric Document Builder ein, um die Dokumentenerstellung von SAP SuccessFactors konzernweit zu standardisieren.

Bei der Einführung von SAP SuccessFactors hatten die Projektmanager von Greiner ein klares Ziel vor Augen: Sie wollten mehr Digitalisierung, um den Arbeitsalltag der Personalabteilungen konzernweit zu erleichtern. Sie hofften, dass Standardisierung und Automatisierung Routineaufgaben schneller, sicherer und einfacher machen würden, sodass HR-Experten mehr Freiraum hätten, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Harmonisierung aller HR-Dokumente mit Centric Document Builder für über 30 Länder

Ein wichtiger Ausgangspunkt war die Dokumentenerstellung. Die Gruppe hat ihr Geschäft in drei Geschäftsbereiche gegliedert und ist in über 30 Ländern präsent. Das bedeutet, dass innerhalb der Gruppe täglich eine große Anzahl von Personaldokumenten — wie Verträge, Bescheinigungen und Vertragsänderungs- oder Ergänzungsschreiben — erstellt wird. Die Designs sind einheitlich und die Formulierungen sind standardisiert, aber es gibt verschiedene Varianten und einige geringfügige Abweichungen für bestimmte Abteilungen und Länder. Allein in Österreich verwendet das HR-Team rund 40 Dokumentvorlagen für nur eine Abteilung — und diese Zahl kann in der gesamten globalen Gruppe entsprechend multipliziert werden.

Vorteile der Integration von Document Builder in SAP SuccessFactors

Die manuelle Dokumentenerstellung war zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Die zentrale Personalabteilung hatte die Notwendigkeit von Änderungen schon lange erkannt, aber alle Tools, auf die sie gestoßen war, waren technisch zu kompliziert. Centric Document Builder beeindruckte sie sofort mit seiner vollständigen Integration in SAP. Die damit verbundenen Vorteile, wie die direkte Verwendung von Stammdaten und Nutzungsberechtigungen aus SAP und die intuitive Bedienbarkeit des SAP-Look-and-Feels, waren entscheidende Pluspunkte für das Greiner-Projektteam. Der Projektleiter, Mitchell Routs, hat auch den Sicherheitsaspekt hervorgehoben:

„Mit Document Builder arbeiten wir ohne technische Zwischenschritte direkt an SAP SuccessFactors und sorgen so für maximalen Datenschutz.“

„Mit Document Builder arbeiten wir ohne technische Zwischenschritte direkt an SAP SuccessFactors und sorgen so für maximalen Datenschutz.“

Mitchell Routs, Experte für IT-Geschäftsanwendungen und Business Support Functions Greiner AG

Neben der erhöhten Effizienz sah Greiner die Einhaltung von Vorschriften als einen entscheidenden Vorteil der engen SAP-Integration: Keine Systembrüche und lokale Zwischenspeicherung bedeuten Sicherheit, Transparenz und Kontrolle über sensible Personaldaten auf Basis der SAP-Technologie.

Vom Pilotprojekt zum globalen Rollout

Die Lösung wurde ursprünglich in einem Pilotprojekt in Österreich eingeführt. Technisch gesehen sind alle Centric-Tools für eine schnelle Implementierung in SAP-Umgebungen konzipiert.

„Centric Document Builder war eine der einfachsten Implementierungen, die ich je durchgeführt habe.“

Mitchell Routs, Experte für IT-Geschäftsanwendungen und Business Support Functions Greiner AG

Aber auch die sorgfältige technische Vorbereitung, die parallel vom zentralen HR-Team durchgeführt wurde, und das Engagement des bereichsübergreifenden Teams waren entscheidend für den Erfolg des Projekts. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der Gestaltung und Harmonisierung aller erforderlichen Dokumentvorlagen, einschließlich der Definition der spezifischen Bedürfnisse der Geschäftsbereiche und Regionen.

Von der Einrichtung eines Testsystems über die Einführung bis hin zum Betrieb in Österreich dauerte die Fertigstellung des Projekts fünf Monate. Rund 15 HR-Mitarbeiter verwenden jetzt Document Builder, um die Dokumente zu erstellen, die für über 2.000 Mitarbeiter in Österreich benötigt werden. Basierend auf diesen Erfahrungen führt Greiner die Lösung nun schrittweise in 30 weiteren Landesgesellschaften ein und verwendet dabei speziell zugeschnittene Vorlagen. Maria Beham, die für die Einführung von SuccessFactors verantwortliche Digitalisierungsexpertin, sieht in der Implementierung einen wesentlichen Schritt zur gruppenweiten Standardisierung.

„Mit Centric Document Builder können wir unsere Personaldokumente in kurzer Projektzeit konzernweit harmonisieren.“

Maria Beham, leitende Expertin HR-Digitalisierung und Prozesse Greiner AG

Interne Teams können die Lösung anpassen

Das Greiner-Team benötigt keine externe Hilfe beim globalen Rollout. Das Unternehmen verfügt über eigene Spezialisten und Ressourcen, um die Lösung zu implementieren und die Personalabteilungen zu schulen. Im Pilotprojekt haben die Berater von Centric die Mitarbeiter von Greiner geschult, sodass ein internes Team nun in der Lage ist, den Betriebs-, Rollout- und Anpassungsprozess abzuwickeln. Der Centric Support steht zur Verfügung, um alle auftretenden Fragen zu beantworten und schnelle Hilfe zu leisten. Mitchel Routs lobt die kooperative Beziehung zwischen Greiner und den lösungsorientierten Beratern von Centric und betont die einfache Administration der Centric-Tools.

Höhere Effizienz, Qualität und Compliance mit Document Builder

Das Feedback der HR-Anwender in Österreich war durchweg positiv. Sie sind von der einfach zu bedienenden Oberfläche begeistert und sagen, dass sie ihnen „Mühe und Stress“ bei der Erstellung von Dokumenten erspart. Anstatt mit lokal gespeicherten Kopien zu arbeiten, verwenden sie jetzt zentral verfügbare Dokumentvorlagen, die auf ihren Bereich zugeschnitten sind. Die Personalabteilungen können auch ihre eigenen Anpassungen vornehmen, sodass sie effizient und unabhängig arbeiten können.

Die automatisch von SuccessFactors abgerufenen Stammdaten erleichtern die Arbeit ebenfalls erheblich. Für Projektmanager Mitchell Routs sind die hohen Compliance- und Qualitätsstandards ebenfalls ein großer Vorteil: Anwender arbeiten mit Live-Daten aus SAP SuccessFactors, wodurch die Risiken, die mit lokalen Caches oder manuellen Eingabefehlern verbunden sind, ausgeschlossen sind. Sein Fazit:

„Die Investition hat sich gelohnt. Centric Document Builder ist intuitiv zu bedienen und technisch gesehen ist es ein Traum, damit zu arbeiten.“

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