Avec plus de 100 sites dans 31 pays, le groupe autrichien Greiner est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions en plastique et en mousse. Le département central des ressources humaines lance Centric Document Builder afin de standardiser la création de documents à partir de SAP SuccessFactors dans l'ensemble du groupe.

Lors de l'introduction de SAP SuccessFactors, les chefs de projet de Greiner avaient un objectif clair en tête : ils souhaitaient davantage de numérisation pour faciliter le travail quotidien des départements RH du groupe. Ils espéraient que la normalisation et l'automatisation rendraient les tâches de routine plus rapides, plus sûres et plus faciles, donnant aux experts en ressources humaines une plus grande marge de manœuvre pour se concentrer sur des tâches stratégiques.

Harmonisation de tous les documents RH avec Centric Document Builder pour plus de 30 pays

L'un des principaux points de départ a été la création de documents. Le groupe a structuré ses activités en trois divisions et est présent dans plus de 30 pays. Cela signifie qu'un grand nombre de documents RH, tels que des contrats, des certificats et des lettres de modification ou de complément de contrat, sont créés chaque jour au sein du groupe. Les dessins sont uniformes et les phrases sont normalisées, mais il existe différentes variantes et quelques écarts mineurs pour des divisions et des pays spécifiques. Rien qu'en Autriche, l'équipe RH utilise environ 40 modèles de documents pour une seule division, et ce nombre peut être multiplié en conséquence à travers le groupe mondial.

Avantages de l'intégration de Document Builder à SAP SuccessFactors

La création manuelle de documents prenait trop de temps et était sujette à des erreurs. Le département central des ressources humaines reconnaissait depuis longtemps la nécessité d'un changement, mais tous les outils qu'il avait rencontrés étaient trop complexes sur le plan technique. Centric Document Builder les a tout de suite impressionnés par son intégration complète à SAP. Les avantages de cette solution, tels que l'utilisation directe des données de base et des autorisations d'utilisation de SAP, ainsi que l'utilisation intuitive de l'apparence et de la convivialité de SAP, ont été des atouts décisifs pour l'équipe de projet Greiner. Le chef de projet, Mitchell Routs, a également mis l'accent sur l'aspect sécurité :

« Avec Document Builder, nous travaillons directement sur SAP SuccessFactors sans aucune étape technologique intermédiaire, garantissant ainsi une protection maximale des données. »

« Avec Document Builder, nous travaillons directement sur SAP SuccessFactors sans aucune étape technologique intermédiaire, garantissant ainsi une protection maximale des données. »

Mitchell Routs, expert en applications métier informatiques et fonctions de soutien aux entreprises, Greiner AG

Outre l'efficacité accrue, Greiner considérait la conformité comme l'un des principaux avantages d'une intégration étroite avec SAP : aucune interruption du système et un stockage temporaire local garantissent la sécurité, la transparence et le contrôle des données RH sensibles basées sur la technologie SAP.

Du projet pilote au déploiement mondial

La solution a été initialement introduite dans le cadre d'un projet pilote en Autriche. Techniquement, tous les outils Centric sont conçus pour une mise en œuvre rapide dans les environnements SAP.

« Centric Document Builder a été l'une des implémentations les plus simples que j'ai jamais entreprises. »

Mitchell Routs, expert en applications métier informatiques et fonctions de soutien aux entreprises, Greiner AG

Cependant, la préparation technique minutieuse menée en parallèle par l'équipe centrale des ressources humaines et l'engagement de l'équipe interdivisions ont également été essentiels à la réussite du projet. L'accent a été mis sur la conception et l'harmonisation de tous les modèles de documents nécessaires, y compris la définition des besoins spécifiques des secteurs d'activité et des régions.

De la mise en place d'un système de test au déploiement et à l'exploitation en Autriche, le projet a duré cinq mois. Une quinzaine d'employés des ressources humaines utilisent désormais Document Builder pour créer les documents nécessaires à plus de 2 000 employés en Autriche. Sur la base de cette expérience, Greiner introduit progressivement la solution dans 30 autres filiales nationales, en utilisant des modèles spécialement adaptés. Maria Beham, l'experte en numérisation responsable de l'introduction de SuccessFactors, considère la mise en œuvre comme une étape essentielle vers la standardisation à l'échelle du groupe.

« Grâce à Centric Document Builder, nous pouvons harmoniser nos documents RH au sein du groupe en un rien de temps. »

Maria Beham, experte en chef, numérisation et processus RH, Greiner AG

Les équipes internes peuvent ajuster la solution

L'équipe Greiner n'a pas besoin d'aide extérieure pour le déploiement mondial. L'entreprise dispose de ses propres spécialistes et ressources pour mettre en œuvre la solution et former les services RH. Dans le cadre du projet pilote, les consultants de Centric ont formé le personnel de Greiner, ce qui signifie qu'une équipe interne est désormais capable de gérer le processus d'exploitation, de déploiement et d'ajustement. L'assistance Centric est disponible pour répondre à toutes les questions qui se posent et fournir une assistance rapide. Mitchel Routs fait l'éloge de la relation de coopération entre Greiner et les consultants orientés vers les solutions de Centric et met l'accent sur la simplicité d'administration des outils Centric.

Efficacité, qualité et conformité accrues grâce à Document Builder

Les commentaires des utilisateurs des ressources humaines en Autriche ont toujours été positifs. Ils sont ravis de l'interface facile à utiliser et affirment qu'elle leur permet d'économiser « des efforts et du stress » lors de la création de documents. Au lieu de travailler avec des copies stockées localement, ils utilisent désormais des modèles de documents disponibles de manière centralisée et personnalisés pour leur région. Les services des ressources humaines peuvent également procéder à leurs propres ajustements, ce qui leur permet de travailler de manière efficace et indépendante.

Les données de base extraites automatiquement de SuccessFactors facilitent également le travail. Pour le chef de projet Mitchell Routs, les normes de conformité et de qualité élevées constituent également un avantage majeur : les utilisateurs travaillent avec des données en direct provenant de SAP SuccessFactors, éliminant ainsi les risques associés aux caches locaux ou aux erreurs de saisie manuelle. Sa conclusion :

« L'investissement a porté ses fruits. L'utilisation de Centric Document Builder est intuitive et, techniquement, c'est un rêve de travailler avec lui. »

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