Immer effizienter werden und den Anforderungen des modernen Personalalltags gerecht werden — das weltweit tätige Logistikunternehmen DACHSER hat diesen Schritt gewagt, seine Personalakten digitalisiert und eine integrierte Lösung geschaffen, die aus SAP SuccessFactors und der digitalen Personalakte Centric Employee File besteht. Die Centric Payslip Box ist ebenfalls im Einsatz und erspart dem Unternehmen jeden Monat vierstellige Portokosten.

Ohne die Pandemie wären viele Unternehmen in Deutschland noch nicht so digitalisiert wie heute. Auch das Kemptener Traditionsunternehmen DACHSER merkte plötzlich, wie restriktiv es ist, wenn wichtige Personaldokumente nur in Papierform vorliegen, die Mitarbeiter aber im Home-Office sitzen. Im Frühjahr 2023 wurde das Thema daher aufgegriffen und ein Projektteam gebildet, um die digitale Transformation im Personalwesen endlich erfolgreich abzuschließen.

Anforderungsanalyse: Was braucht eine moderne Personalakte?

Zunächst wollte das Projektteam wissen, welche Bedürfnisse und Erwartungen die Stakeholder einer Personalorganisation an eine digitale Personalakte haben. Eine einfache und übersichtliche Bedienung stand ganz oben auf der Wunschliste, aber auch die Einhaltung des Datenschutzes und der standortunabhängige Zugriff waren entscheidend.

„Aspekte wie eine gute Wartung und Verwaltung waren uns wichtig. Mit der Entscheidung für SAP SuccessFactors ging auch die Anforderung mit sich, dass die neue Dateilösung vollständig in die cloudbasierte HR-Software integrierbar sein musste.“

Florian Amelang, Spezialist für globale HR-Systeme bei DACHSER SE

Auf Centric wurde das Projektteam auf den „DSAG-PersonalTagen“ aufmerksam, der wichtigsten Messe für SAP-Anwenderunternehmen, die HR-Lösungen aus Walldorf einsetzen. Nach sorgfältiger Evaluierung anderer Anbieter fiel schließlich die Entscheidung, Centric Employee File einzuführen. Die Implementierung sollte parallel zur Einführung von SAP SuccessFactors erfolgen. Die Entscheidung, beide Projekte zusammenzuführen, hatte strategische Gründe. Centric Employee File zunächst mit dem lokalen Gehaltsabrechnungssystem und dann später mit SAP SuccessFactors zu verbinden, hätte den doppelten Aufwand bedeutet, den das Unternehmen vermeiden wollte.

Centric Employee File ermöglicht individuelle Anpassung

Im Frühjahr 2024 wurde Centric Employee File für die Standorte in Deutschland vollständig eingerichtet. Auf Wunsch des Kunden ergänzte Centric die Standardfunktionen um einige individuelle Anpassungen, darunter die Anpassung von Rollen und Funktionen, die Umsetzung des Prinzips der doppelten Kontrolle beim Löschen von Dokumenten und die Art und Weise, wie Berechtigungen von SuccessFactors für den Datenzugriff gelten.

Erst dann begann der Scanvorgang der 19.000 Personalakten in Deutschland, der im Frühjahr 2025 erfolgreich abgeschlossen wurde. Während dieser Zeit wurden die digitalen Dokumente sukzessive und automatisch über einen sicheren SFTP-Server in die neuen Personalakten übertragen. Das Projektteam schuf zwei Möglichkeiten für HR-Spezialisten, auf Dateien zuzugreifen: per Schnellzugriff über eine Schaltfläche auf der SuccessFactors-Homepage oder über den Direktsprung im Mitarbeiterprofil in SAP SuccessFactors.

„Die SuccessFactors-Integration funktioniert sehr gut und wurde von unseren HR-Spezialisten sehr gut aufgenommen. Sie müssen in SuccessFactors nur einmal nach einer Person suchen und können dann direkt zur Datei springen, um beispielsweise Dokumente hochzuladen „, sagt Christina Scheidt, Syndikusanwältin in der Abteilung Corporate Human Resources der DACHSER SE.

Die Zeitersparnis in der täglichen Arbeit der Personalabteilung durch Volltextsuche und standortunabhängigen Zugriff auf Dokumente ist erheblich.

Das Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglicht eine bessere und transparentere Kontrolle des Zugriffs auf Personalakten und das Logistikunternehmen erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen, indem es festgelegte Löschfristen einhält.

Centric Payslip Box: Digitale Gehaltsabrechnungen für alle

Parallel zur Einführung der digitalen Personalakte implementierte DACHSER auch die Centric Payslip Box. Christina Scheidt:

„Ihr Zweck ist so einfach wie genial: Wir minimieren den Versand von Gehaltsabrechnungen und bieten unseren Mitarbeitern digitalen Zugriff auf ihre Entgeltnachweise. Das spart rund 5.000 Euro Porto pro Monat ein.“

Christina Scheidt, Syndikusanwältin im Bereich Corporate Human Resources der DACHSER SE

Bisher konnten nur kaufmännische Mitarbeiter von ihre Kontoauszüge digital per Employee Self Service einsehen, während kaufmännische Mitarbeiter ohne Systemzugang und eigene DACHSER-E-Mail-Adresse sie weiterhin per Post erhielten.

Centric Payslip Box ermöglicht jetzt digitalen Zugriff für alle, unabhängig vom Systemzugriff. Centric hat auch hier eine kundenspezifische Anpassung vorgenommen. Dies betrifft die Automatisierung der Dokumentübertragung an die Payslip Box, die nun regelmäßig zum Monatsende stattfindet. Darüber hinaus soll die Payslip Box weiter optimiert werden, um die Übertragung von Dokumenten noch reibungsloser zu gestalten.

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