Sans la pandémie, de nombreuses entreprises en Allemagne ne seraient pas encore aussi numérisées qu'aujourd'hui. L'entreprise DACHSER, établie de longue date à Kempten, s'est également rendu compte à quel point il est restrictif lorsque des documents personnels importants ne sont disponibles que sur papier, alors que les employés sont assis dans leur bureau à domicile. Au printemps 2023, le sujet a donc été abordé et une équipe de projet a été constituée pour enfin mener à bien la transformation numérique des ressources humaines.

Analyse des besoins : de quoi a besoin un dossier personnel moderne ?

Tout d'abord, l'équipe du projet souhaitait connaître les besoins et les attentes des parties prenantes d'une organisation des ressources humaines en matière de dossier personnel numérique. Un fonctionnement simple et clair figurait en tête de liste des souhaits, tandis que la conformité en matière de protection des données et l'accès indépendant de la localisation étaient également essentiels.

« Des aspects tels qu'une bonne maintenance et une bonne administration étaient importants pour nous. Avec la décision en faveur de SAP SuccessFactors, il était également nécessaire que la nouvelle solution de gestion des fichiers soit totalement intégrable dans le logiciel RH basé sur le cloud. »

Florian Amelang, spécialiste des systèmes RH mondiaux chez DACHSER SE

L'équipe du projet a découvert Centric lors du « DSAG-Personaltage », le salon le plus important pour les entreprises utilisatrices de SAP qui utilisent les solutions RH de Walldorf. Après avoir soigneusement évalué les autres prestataires, la décision a finalement été prise d'introduire Centric Employee File. La mise en œuvre devait avoir lieu parallèlement à l'introduction de SAP SuccessFactors. La décision de fusionner les deux projets était motivée par des raisons stratégiques. Connecter Centric Employee File d'abord au système de paie local, puis à SAP SuccessFactors, aurait nécessité deux fois plus d'efforts, ce que l'entreprise souhaitait éviter.

Centric Employee File permet une personnalisation individuelle

Au printemps 2024, Centric Employee File a été entièrement configuré pour les sites en Allemagne. À la demande du client, Centric a complété les fonctions standard par quelques ajustements individuels, notamment l'adaptation des rôles et des fonctions, la mise en œuvre du principe de double contrôle lors de la suppression de documents et la manière dont les autorisations de SuccessFactors s'appliquent à l'accès aux données.

Ce n'est qu'alors que le processus de numérisation des 19 000 dossiers du personnel en Allemagne a commencé, qui s'est achevé avec succès au printemps 2025. Pendant ce temps, les documents numériques ont été transférés successivement et automatiquement vers les nouveaux dossiers personnels via un serveur SFTP sécurisé. L'équipe du projet a créé deux méthodes permettant aux spécialistes des ressources humaines d'accéder aux fichiers : via un accès rapide à l'aide d'un bouton sur la page d'accueil de SuccessFactors ou via le saut direct dans le profil de l'employé dans SAP SuccessFactors.

« L'intégration de SuccessFactors fonctionne extrêmement bien et a été très bien accueillie par nos spécialistes des ressources humaines. Ils n'ont qu'à rechercher une personne une seule fois dans SuccessFactors et peuvent ensuite accéder directement au fichier pour télécharger des documents, par exemple », explique Christina Scheidt, avocate interne au sein du département des ressources humaines de l'entreprise de DACHSER SE.

Le temps gagné dans le travail quotidien du département des ressources humaines grâce aux recherches en texte intégral et à l'accès aux documents indépendamment de l'emplacement est considérable.

Le concept de rôle et d'autorisation permet un contrôle plus efficace et plus transparent de l'accès aux fichiers personnels et l'entreprise de logistique se conforme à toutes les exigences en matière de protection des données en respectant les délais de suppression définis.

Centric Payslip Box : des fiches de paie numériques pour tous

DACHSER a également mis en œuvre la Centric Payslip Box parallèlement à l'introduction du dossier personnel numérique. Christina Scheidt :

« Leur objectif est aussi simple qu'ingénieux : nous minimisons l'envoi de fiches de paie et fournissons à nos employés un accès numérique à leurs relevés de rémunération. Cela permet d'économiser environ 5 000 euros par mois en frais de port. »

Christina Scheidt, juriste interne au sein du département des ressources humaines de l'entreprise chez DACHSER SE

Auparavant, seuls les employés commerciaux de pouvaient consulter leurs relevés sous forme numérique via Employee Self Service, tandis que les employés commerciaux qui n'avaient pas accès au système et n'avaient pas leur propre adresse e-mail DACHSER continuaient à les recevoir par courrier.

Centric Payslip Box permet désormais un accès numérique pour tous, quel que soit l'accès au système. Centric a également procédé à un ajustement spécifique au client à cet égard. Cela concerne l'automatisation du transfert des documents vers la Payslip Box, qui a désormais lieu régulièrement à la fin du mois. En outre, la Payslip Box doit être encore optimisée pour rendre le transfert de documents encore plus fluide.

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