DEUTZ AG, un fabricant allemand de moteurs diesel, à gaz, à hydrogène et électrifiés dont le siège social est à Cologne, est la plus ancienne usine de moteurs au monde. Elle travaille avec SAP SuccessFactors dans le domaine des ressources humaines depuis 2020. Centric Document Builder est son produit de choix pour la génération automatique de documents. Cette solution de génération de contrats de travail et d'autres documents réduit considérablement le temps et les erreurs. Les équipes RH de DEUTZ ont également été séduites par le dossier numérique des employés.

DEUTZ utilise l'ancien SAP HCM pour la gestion de la paie et du temps, mais s'appuie entièrement sur SuccessFactors pour les ressources humaines. Les processus RH des sites internationaux sont coordonnés depuis l'Allemagne, tout comme les projets RH tels que l'introduction de Centric Document Builder. « La numérisation des processus RH est un objectif clé pour l'ensemble de l'organisation DEUTZ afin de minimiser les coûts opérationnels et les sources d'erreur dans les ressources humaines », explique Merten Klocke, chef de projet de numérisation des ressources humaines chez DEUTZ.

Intégration complète du dossier numérique des employés et de SAP SuccessFactors

DEUTZ réalise une grande partie de ses activités par le biais de ses filiales nationales aux États-Unis, en Allemagne et en Espagne. La modernisation des processus RH de ces trois entités juridiques présentait donc un intérêt particulier. Aux États-Unis, les dossiers des employés ont déjà été numérisés et sont disponibles via Centric Employee File depuis 2024. « La solution se distingue particulièrement des autres fichiers d'employés en ce qui concerne la rapidité avec laquelle les documents sont disponibles et la manière dont les processus s'imbriquent », explique Stefanie Henke, consultante interne SAP et spécialiste des ressources humaines au sein du département informatique de DEUTZ. « Une autre considération essentielle était que la solution de Centric offrait une intégration SAP approfondie qui, selon notre expérience, était moins compliquée qu'avec d'autres produits. Nous apprécions également la facilité d'utilisation et l'excellent support du fabricant. »

« La numérisation des processus RH est un objectif clé pour l'ensemble de l'organisation DEUTZ afin de minimiser les coûts opérationnels et les sources d'erreur dans les ressources humaines. »

Merten Klocke, chef de projet, numérisation des ressources humaines chez DEUTZ

Différents niveaux de numérisation des ressources humaines dans chaque pays

Le multilinguisme et les différents niveaux de développement des différents départements des ressources humaines en ce qui concerne leur maturité numérique sont les principaux défis liés à l'introduction de ces outils RH en Espagne et ailleurs. Pourtant, le potentiel est énorme.

Centric Employee File devrait être introduit dans tous les sites internationaux à l'avenir. Une solution tierce est toujours utilisée en Allemagne, mais cela n'a pas empêché l'entreprise de travailler déjà avec Document Builder.

Bien que certains processus doivent encore être exécutés manuellement, tels que la signature physique des documents, les économies de temps et d'argent se sont révélées extrêmement utiles. La plupart des documents RH sont créés à l'aide de cet outil. Un consultant de Centric était sur place pour aider à créer les premiers modèles de documents. Merten Klocke : « Il a toujours été là pour nous aider. Nous pourrions lui écrire rapidement et obtenir une réponse le jour même. J'ai rarement bénéficié d'un tel soutien au cours d'un projet. »

Une vingtaine de spécialistes des ressources humaines en Allemagne utilisent la solution et ont émis des « commentaires très positifs », comme l'explique Merten Klocke.

‍« L'introduction de Document Builder ne faisait pas partie de ces projets informatiques dont les résultats ne sont visibles que des mois plus tard. L'outil a immédiatement démontré ses avantages pratiques et a été utilisé activement dès le départ. »

Depuis lors, d'autres types de documents tels que des lettres d'approbation de demandes, des notifications d'augmentation de salaire ou d'autres correspondances informelles ont été créés par les différents services eux-mêmes ; le service informatique n'a qu'à intervenir pour faciliter la création de nouveaux champs de saisie ou d'autres modifications techniques.

« L'introduction de Document Builder ne faisait pas partie de ces projets informatiques dont les résultats ne sont visibles que des mois plus tard. L'outil a immédiatement démontré ses avantages pratiques et a été activement utilisé dès le départ. »

Merten Klocke, chef de projet, numérisation des ressources humaines chez DEUTZ

Contrôle de préparation spécifique au pays

Après le déploiement en Allemagne et aux États-Unis, d'autres pays sont désormais prévus. Stefanie Henke : « En particulier lors de la présentation du Document Builder, il est toujours important d'évaluer d'abord où en est l'organisation des ressources humaines, idéalement avec un consultant. » En est-il au point où il dispose déjà de documents complètement standardisés, comme c'est le cas en Allemagne ? Ou faut-il d'abord les définir ? Il est donc judicieux de commencer par une sorte de « contrôle de préparation » sur le site des ressources humaines concerné, qui consiste à examiner les documents existants, à les ranger, à préparer la langue, puis à introduire Document Builder.

Les solutions Centric réduisent les coûts d'exploitation

En tant que département de service, les ressources humaines sont soumises à une pression financière constante. Dans cette optique, des outils tels que ceux fournis par Centric constituent des leviers essentiels pour réduire les dépenses opérationnelles des différents départements des ressources humaines. « Nous avons constaté à quel point Centric réduit le risque d'erreurs et, d'autre part, nous avons constaté une réduction considérable de l'effort manuel », déclare Merten Klocke.

Prenons l'exemple d'un contrat de travail : il était autrefois dactylographié dans Word, ce qui prenait jusqu'à une demi-heure. Aujourd'hui, il peut être créé automatiquement en quelques minutes. Dans le cadre des mesures et stratégies de réduction des coûts, Document Builder est désormais au cœur de la stratégie RH de DEUTZ. Tout comme le dossier numérique des employés, il deviendra encore plus important dans les années à venir.

Des centres de services partagés en ressources humaines sont prévus

À moyen terme, les outils Centric seront ensuite utilisés dans un centre de services partagés des ressources humaines. En tant qu'entreprise dotée d'une solide activité de services, DEUTZ possède de nombreux petits sites comptant 40 à 50 employés chacun dans ses plus de 20 entités juridiques dans le monde entier. Former les employés de chaque site à l'utilisation de Document Builder n'a pas beaucoup de sens pour DEUTZ que de combiner l'expertise au sein d'un département centralisé et de la mettre à la disposition de tous à partir de là.

« Centric Employee File se distingue particulièrement des autres solutions de gestion des dossiers des employés en ce qui concerne la rapidité avec laquelle les documents sont disponibles dans le dossier. Une autre considération essentielle était que la solution de Centric offrait une intégration SAP approfondie qui, selon notre expérience, était moins compliquée qu'avec d'autres produits. »

Stefanie Henke, consultante interne SAP et spécialiste des ressources humaines au sein du département informatique de DEUTZ

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