La transformation numérique des ressources humaines bat son plein. Les sociétés d'édition et de médias telles que Südwestdeutsche Medienholding GmbH (SWMH) s'appuient sur des logiciels RH basés sur le cloud et des fichiers numériques des employés pour rendre leurs processus RH plus efficaces et pérennes. L'introduction simultanée de SAP SuccessFactors et de Centric Employee File s'est également révélée être une combinaison réussie au SWMH.

Les actualités sont de plus en plus lues en ligne et les budgets publicitaires imprimés diminuent. Et les dossiers physiques des employés disparaissent également de plus en plus des services RH des maisons d'édition allemandes. Au SWMH, c'est le cas depuis fin 2024, date à laquelle l'entreprise a introduit le fichier numérique de Centric. « Notre objectif était de libérer nos 35 employés des ressources humaines d'un travail inefficace grâce au travail mobile, à l'accès à distance et à une réduction des tâches manuelles », explique Frederike Ertinger, chef d'équipe des systèmes RH et des solutions numériques de l'entreprise de médias. Un aspect important était le respect des réglementations en matière de conformité et de protection des données, notamment grâce à un concept de suppression automatique.

Évolutivité, fonctionnement intuitif et intégration approfondie avec SAP

Il existe différents fournisseurs de solutions de classement numérique pour les employés. Pourquoi Centric ? D'une part, SWMH utilise déjà d'autres produits Centric pour l'audit des salaires et a eu d'excellentes expériences avec eux. « Quoi qu'il en soit, la solution de classement se distingue par son interface conviviale, sa manipulation intuitive et son intégration parfaite dans le paysage informatique existant, en particulier SAP SuccessFactors », explique Frederike Ertinger. « Centric Employee File fonctionne sur les serveurs SAP et est certifié par SAP. Les commentaires positifs des clients et l'évolutivité de la solution ont également joué un rôle décisif. » Après une évaluation complète du marché, la décision était claire.

« Cette solution de classement se distingue par son interface conviviale, sa gestion intuitive et son intégration parfaite dans le paysage informatique existant, en particulier SAP SuccessFactors. »

Frederike Ertinger, chef d'équipe des systèmes RH et des solutions numériques, Südwestdeutsche Medienholding (SWMH)

La solution de classement a été introduite en même temps que le passage à SAP SuccessFactors. À l'exception de la comptabilité des salaires et de la gestion du temps, la maison d'édition organise la plupart de ses processus HCM à l'aide de la solution RH basée sur le cloud de SAP. Le changement parallèle a permis de concevoir des processus intégrés dès le départ et d'éviter les silos de données. Marie-Christin Weller, HR Business Partner chez Süddeutscher Verlag GmbH, filiale de SWMH : « Bien que les dossiers numériques des employés ne soient pas obligatoires pour travailler avec la solution RH basée sur le cloud, ils constituent une étape logique cruciale. Il est théoriquement possible de continuer à travailler avec des dossiers papier, mais cela n'a aucun sens. »

Configurable selon les besoins individuels

Dans un premier temps, la SWMH a numérisé un peu moins de 1 500 des plus de 4 500 fichiers existants, en sélectionnant ceux provenant de la Süddeusche Zeitung et des divisions d'information spécialisées. Lors du processus d'implémentation des fichiers, l'adaptabilité de la solution s'est révélée être un avantage majeur. Par exemple, l'équipe du projet avait des idées spécifiques concernant la structure des fichiers, l'apparence des en-têtes des fichiers et la manière dont les rôles, les autorisations et les périodes de suppression devaient être configurés.

« Ici, nous n'avons pas à nous contenter d'une solution standard ; nous pouvons intégrer nos exigences spécifiques dans le logiciel », explique Marie-Christin Weller, ajoutant : « Le fichier numérique était une modification informatique que nous n'avons pas eu à promouvoir de manière intensive auprès de notre personnel des ressources humaines. Les avantages sont évidents et les retours ont toujours été positifs : facilité d'utilisation intuitive, documents toujours à jour, accès de n'importe où. »

À l'époque du travail sur papier, il n'était pas possible de garantir la mise à jour des informations. À maintes reprises, des piles de documents s'accumulaient et devaient être classées en quelques instants. Maintenant que les documents de SuccessFactors, ainsi que la correspondance entrante (toujours sous forme papier par numérisation), sont stockés directement dans le fichier numérique, tout le monde peut être sûr qu'il est toujours à jour.

Répondre aux préoccupations relatives à la protection des données

Avant la mise en service du système, la coordination interne avec le comité d'entreprise du groupe représentait un défi pour l'équipe RH lors de la phase d'introduction des dossiers. Cela impliquait de discuter des préoccupations concernant la numérisation des documents sensibles, leur stockage dans le cloud et donc la protection des données en général. Il fallait trouver une approche raisonnable pour le stockage des documents des anciens employés, notamment en ce qui concerne les délais de suppression.

La fonction de recherche, qui permet aux utilisateurs de rechercher des mots clés dans un fichier, a également suscité quelques questions cruciales.

« Il faut prendre ces arguments au sérieux et trouver des solutions ensemble. La transparence et la confiance sont essentielles à cet égard », résume Frederike Ertinger. « Même si la route a été semée d'embûches, le résultat est positif : le dossier a été mis en ligne et fonctionne. »

Accès aux fichiers uniquement pour le service des ressources humaines

Bien que Centric facilite l'accès aux fichiers par les employés et les responsables, la SWMH a choisi de ne pas utiliser cette option. Même lorsque les dossiers papier étaient utilisés, peu de demandes de la part des gestionnaires ou des employés à cet égard ont été reçues. Si nécessaire, l'accès aux fichiers est donc géré via la fonction de prêt. Outre Employee File, SWMH a également obtenu une licence pour Centric Document Builder et l'utilisera bientôt également, après une personnalisation et une configuration appropriées.

« Le fichier numérique était l'une des modifications informatiques que nous n'avons pas eu à promouvoir de manière intensive auprès de notre personnel des ressources humaines. Les avantages sont évidents et les retours ont toujours été positifs : facilité d'utilisation intuitive, documents toujours à jour, accès de n'importe où. »

Marie-Christin Weller, partenaire commerciale des ressources humaines, Südwestdeutsche Medienholding (SWMH)

‍

‍