Mit dem aktuellen Summer Release 2025 führt Centric Cloud Solutions mit seiner ePost API eine neue Funktion für den automatisierten Versand von Dokumenten per Post ein. Die ePost-Integration in Payslip Box Plus ermöglicht es, Dokumente zur Gehaltsabrechnung wie Kontoauszüge, Bescheinigungen oder Willkommensschreiben direkt aus der Cloud-Anwendung heraus physisch zuzustellen — DSGVO-konform, automatisiert und ohne Medienbrüche.

„Wir wissen, dass eine kleine Anzahl von Benutzern es immer noch bevorzugt, Dokumente wie Gehaltsabrechnungen per Post zu erhalten“, sagt Hans-Peter Hess, Geschäftsführer von Centric Cloud Solutions. „Mit der ePost-Integration bieten wir Unternehmen noch mehr Flexibilität bei der HR-Digitalisierung. Sie können ihre Dokumentenprozesse durchgängig digitalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Ausnahmen möglich sind, ohne dass dies zu manuellem Aufwand für die Personalabteilung führt.“

Herzstück der Erweiterung ist eine neue Anwendung zur Konfiguration und Verwaltung von Briefvorlagen. Hier können Unternehmen Briefkopf, Absender- und Betreffzeilen sowie Textbausteine zentral speichern. Optional kann ein QR-Code in das Template integriert werden, der je nach Anwendungsfall auf die Login-Seite oder direkt auf die Payslip Box verlinkt.

Effiziente Versandprozesse, auch für Briefe

„Der Briefversand kann für einzelne Gehaltsabrechnungsfelder individuell aktiviert oder deaktiviert werden. Dies wird auf zwei Ebenen gesteuert: sowohl auf der Ebene des jeweiligen Dokumenttyps als auch innerhalb der Box selbst. Dokumente, die für den Versand bestimmt sind, werden gesammelt, mit einem Deckblatt versehen und zu einem späteren Zeitpunkt über Centric Employee File an ePost übertragen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Versandprozesse effizient gebündelt und rückverfolgbar sind.

Eine Besonderheit ist die Möglichkeit, automatisch Willkommensbriefe mit Aktivierungscodes zu erstellen und zu versenden, wenn ein neues Gehaltsabrechnungsfeld erstellt wird. Voraussetzung ist, dass Passwortbenutzer buchstabengetreu ausgewählt werden und Adressdaten beim Import berücksichtigt werden. Das ermöglicht einen reibungslosen Onboarding-Prozess — auch für Mitarbeiter, die noch keine Unternehmens-E-Mail-Adresse haben.

Die ePost-Integration ist auch für weitere HR-Dokumentenlösungen geplant

Die Versandslogik berücksichtigt unter anderem das PDF-Format, den Aktivierungsstatus der Box, die Zuweisung des Dokumenttyps und Wiederholungen. Die Verzögerung bis zum tatsächlichen Versand kann kundenspezifisch konfiguriert werden. Darüber hinaus stehen neue Filteroptionen zur Verfügung, um Kartons mit potenziellen Duplikaten zu identifizieren und diese bei Bedarf zusammenzuführen. Im Laufe weiterer Versionen plant Centric, die ePost-Integration auch in anderen HR-Dokumentenlösungen wie der digitalen Personalakte von Centric Employee File und dem Centric Document Builder verfügbar zu machen.

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