Aurubis souhaite utiliser les solutions Centric pour numériser et archiver ses documents papier et automatiser les processus pertinents. Il s'agit d'un élément essentiel pour préparer le département des ressources humaines à l'avenir. C'est pourquoi le département des solutions RH d'Aurubis utilise une gamme d'applications Centric.
Le savoir-faire métallurgique, les installations ultramodernes et les normes environnementales avant-gardistes ont fait d'Aurubis l'un des principaux producteurs de cuivre au monde. Chaque année, l'entreprise produit plus d'un million de tonnes de cathodes en cuivre commercialisable pur à 99,99 % dans son réseau européen de fonderies.
Mais le spécialiste des métaux multiples est confronté aux défis de la numérisation dans de nombreux domaines, notamment en raison de l'introduction d'outils et de solutions pour standardiser et automatiser les processus. Dans le domaine des ressources humaines, par exemple, cela signifie numériser et archiver des documents papier et fournir un accès depuis n'importe quel endroit. Une autre préoccupation est d'automatiser les processus pertinents en mettant en œuvre des solutions RH conviviales.
Centric Solutions: partie intégrante de l'initiative de numérisation
Pour ce faire, le département des solutions RH d'Aurubis utilise une gamme d'applications Centric : la solution numérique de gestion des dossiers des employés de Centric pour collecter, classer et archiver tous les documents relatifs aux employés et la Centric Payslip Box pour fournir des relevés de paie électroniques aux employés. Ces solutions font partie d'une initiative de numérisation qui comprend également l'introduction d'un système de gestion des documents numériques.
« Le dossier des employés est au cœur de notre travail. Il constitue la base qui nous permet de guider et de soutenir de manière optimale le cycle de vie d'un employé. C'est ici que nous trouvons les informations et les documents importants qui sous-tendent notre service aux employés en un seul endroit central. »
a déclaré Lara Kiencke-Klebor, responsable des solutions RH chez Aurubis.
« En numérisant les dossiers des employés et en automatisant les processus, nous pouvons travailler en étant tournés vers l'avenir, répondre plus rapidement aux besoins de nos employés et améliorer la qualité de nos services par la même occasion. »
Centric était déjà un fournisseur de logiciels bien établi pour Aurubis. L'outil de contrôle PLK/PLX de Centric pour les contrôles de qualité dans les processus de paie est utilisé dans la comptabilité des salaires depuis 2022 et a rapidement fait ses preuves. Les solutions documentaires Centric fonctionnent également avec SAP HCM et SAP SuccessFactors, ce qui les rend parfaitement adaptées à la stratégie de numérisation des ressources humaines d'Aurubis. Outre les interfaces attrayantes et la grande convivialité des solutions de Centric, l'orientation client des consultants et des développeurs de Centric a également joué un rôle décisif.
« Centric a identifié nos besoins de manière très précise, y a répondu très tôt en adaptant la solution et nous a soutenus en tant qu'équipe de projet avant même la signature du contrat, par exemple en nous faisant bénéficier de son expérience et de ses meilleures pratiques »
a déclaré Lara Kiencke-Klebor.
L'objectif : des processus documentaires entièrement numériques et automatisés
Le projet d'introduction du Centric Employee File a été lancé en décembre 2022. Dans le même temps, un fournisseur de services de numérisation mandaté par Centric a numérisé les dossiers de 7 000 employés. Le dossier numérique des employés a été mis en ligne en avril 2023.
« La solution va de soi. Même les nouveaux employés peuvent se familiariser rapidement avec le système et l'utiliser dans le cadre de leur travail quotidien d'assistance aux employés. »
a déclaré Lara Kiencke-Klebor. Un petit groupe de multiplicateurs formés a guidé les utilisateurs. L'approche low-code de Centric permet à Aurubis d'apporter ses propres ajustements à la solution. ara Kiencke-Klebor :
« Nous n'avons besoin de l'assistance de Centric que dans de rares cas. »
Aurubis a étendu son utilisation des solutions informatiques de Centric à la mi-août 2023 pour inclure Payslip Box. « L'introduction de Payslip Box a eu des implications pour tous les employés d'AurubiSAG en Allemagne », a déclaré Lara Kiencke-Klebor. « Il a donc fallu mettre en place un plan complet de gestion du changement. » L'ensemble de mesures comprenait des vidéos explicatives et des codes QR sur des affiches renvoyant à des forums d'utilisateurs numériques, en passant par des lettres d'information et des cartes postales d'information. Tous les canaux d'information numériques ont également été utilisés pour la campagne. Le déploiement complet auprès de l'ensemble des 3 500 employés, accompagné de l'élimination complète des fiches de paie papier, a été soutenu par des sessions de formation proposées par le personnel des ressources humaines de l'entreprise. Ils ont également aidé les employés à installer les raccourcis correspondants sur leurs smartphones.
Aurubis est désormais prête à franchir les prochaines étapes de la numérisation des ressources humaines grâce aux outils de Centric : avec Document Builder pour créer des documents et des modèles et Reference Letter, encore plus de processus sont numérisés. « Notre objectif est de disposer de processus documentaires entièrement numériques et automatisés », explique Lara Kiencke-Klebor. « Les solutions utilisent les données de base de nos systèmes et permettent ainsi une automatisation accrue. »
La numérisation des tâches administratives de routine vise à réduire la charge des ressources humaines et à libérer du temps pour les activités à valeur ajoutée. Les applications sont bien plus que la somme de leurs composants, explique Lara Kiencke-Klebor :
« Les solutions de Centric nous aident à créer un environnement de processus et de services numériques intégré. Ils nous fournissent la base optimale pour faire face à nos tâches RH de plus en plus complexes. »
