Aurubis beabsichtigt, seine Papierdokumente mithilfe von Centric-Lösungen zu digitalisieren und zu archivieren und die entsprechenden Prozesse zu automatisieren. Dies ist ein wichtiger Baustein, um die Personalabteilung fit für die Zukunft zu machen. Aus diesem Grund nutzt die Abteilung HR Solutions bei Aurubis eine Reihe von Centric-Anwendungen.
Metallurgisches Know-how, hochmoderne Anlagen und wegweisende Umweltstandards haben Aurubis zu einem der weltweit führenden Kupferproduzenten gemacht. Jedes Jahr produziert das Unternehmen in seinem europäischen Schmelznetzwerk mehr als 1 Million Tonnen marktfähiger Kupferkathoden mit einem Reinheitsgrad von 99,99%.
Doch der Multimetallspezialist steht in vielen Bereichen vor den Herausforderungen der Digitalisierung — insbesondere durch die Einführung von Tools und Lösungen zur Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. In der Personalabteilung bedeutet dies beispielsweise, Papierdokumente zu digitalisieren und zu archivieren und den Zugriff von jedem Standort aus zu ermöglichen. Ein weiteres Anliegen ist die Automatisierung der relevanten Prozesse durch die Implementierung benutzerfreundlicher HR-Lösungen.
Centric Lösungen: Ein wichtiger Teil der Digitalisierungsinitiative
Zu diesem Zweck nutzt die Abteilung HR Solutions von Aurubis eine Reihe von Centric-Anwendungen: die digitale Employee File-Lösung von Centric zum Sammeln, Archivieren und Archivieren aller Mitarbeiterdokumente und die Centric Payslip Box für die Bereitstellung papierloser Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter. Diese Lösungen sind Teil einer Digitalisierungsinitiative, zu der auch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems gehört.
„Die Mitarbeiterakte ist das Herzstück unserer Arbeit. Sie bietet uns die Grundlage, um den Lebenszyklus eines Mitarbeiters optimal zu begleiten und zu unterstützen. Hier finden wir die wichtigen Informationen und Dokumente, die unseren Service für Mitarbeiter untermauern, an einem zentralen Ort.“
sagte Lara Kiencke-Klebor, Leiterin HR Solutions bei Aurubis.
„Durch die Digitalisierung der Mitarbeiterakten und die Automatisierung von Prozessen können wir zukunftsorientiert arbeiten, schneller auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter reagieren und gleichzeitig unsere Servicequalität verbessern.“
Centric war bereits ein etablierter Softwareanbieter für Aurubis. Das PLK/PLX-Prüftool von Centric für Qualitätsprüfungen in Gehaltsabrechnungsprozessen ist seit 2022 in der Lohnbuchhaltung im Einsatz und hat sich schnell bewährt. Die Dokumentenlösungen von Centric funktionieren auch sowohl mit SAP HCM als auch mit SAP SuccessFactors und passen somit perfekt zur HR-Digitalisierungsstrategie von Aurubis. Neben den ansprechenden Oberflächen und der hohen Benutzerfreundlichkeit der Lösungen von Centric war auch die Kundenorientierung der Berater und Entwickler von Centric ein entscheidender Faktor.
„Centric hat unsere Bedürfnisse sehr genau erkannt, frühzeitig darauf reagiert, die Lösung maßgeschneidert und uns als Projektteam unterstützt, noch bevor wir den Vertrag unterzeichnet hatten — zum Beispiel, indem es ihre Erfahrung und Best Practices zur Verfügung stellte.“
sagte Lara Kiencke-Klebor.
Das Ziel: Volldigitale und automatisierte Dokumentenprozesse
Das Projekt zur Einführung des Centric Employee File wurde im Dezember 2022 gestartet. Gleichzeitig digitalisierte ein von Centric beauftragter Scandienstleister 7.000 Mitarbeiterakten. Die digitale Mitarbeiterakte wurde im April 2023 live geschaltet.
„Die Lösung ist sehr selbsterklärend. Selbst neue Mitarbeiter können das System schnell kennenlernen und es in ihrer täglichen Arbeit in der Mitarbeiterunterstützung einsetzen.“
sagte Lara Kiencke-Klebor. Eine kleine Gruppe geschulter Multiplikatoren führte die Nutzer an. Der Low-Code-Ansatz von Centric bedeutet, dass Aurubis seine eigenen Anpassungen an der Lösung vornehmen kann, sagt sie.
„Wir benötigen die Unterstützung von Centric nur in seltenen Fällen.“
Aurubis erweiterte Mitte August 2023 den Einsatz der IT-Lösungen von Centric um Payslip Box. „Die Einführung von Payslip Box hatte Auswirkungen auf alle Mitarbeiter der AurubisAG in Deutschland“, sagte Lara Kiencke-Klebor. „Deshalb war ein umfassender Change-Management-Plan erforderlich.“ Das Maßnahmenpaket reichte von Erklärvideos und QR-Codes auf Postern, die auf digitale Nutzerforen verlinken, bis hin zu Informationsbriefen und Infopostkarten. Für die Kampagne wurden auch alle digitalen Informationskanäle genutzt. Die umfassende Einführung für alle 3.500 Mitarbeiter, begleitet von einer vollständigen Abschaffung der Gehaltsabrechnungen in Papierform, wurde durch Schulungen unterstützt, die von den Personalmitarbeitern des Unternehmens angeboten wurden. Sie halfen den Mitarbeitern auch dabei, die entsprechenden Verknüpfungen auf ihren Smartphones zu installieren.
Aurubis ist nun bereit, mit den Tools von Centric die nächsten Schritte in der HR-Digitalisierung zu unternehmen: Mit Document Builder zur Erstellung von Dokumenten und Vorlagen sowie Referenzschreiben werden noch mehr Prozesse digitalisiert. „Unser Ziel ist es, vollständig digitale und automatisierte Dokumentenprozesse zu haben“, sagte Lara Kiencke-Klebor. „Die Lösungen nutzen die Stammdaten unserer Systeme und ermöglichen so eine weitere Automatisierung.“
Die Digitalisierung routinemäßiger Verwaltungsaufgaben zielt darauf ab, den Personalaufwand zu verringern und die Verfügbarkeit für wertschöpfende Aktivitäten zu erhöhen. Die Apps sind mehr als die Summe ihrer Teile, sagt Lara Kiencke-Klebor:
„Die Lösungen von Centric unterstützen uns bei der Schaffung einer integrierten digitalen Prozess- und Servicelandschaft. Sie bieten uns die optimale Grundlage, um unsere zunehmend komplexen HR-Aufgaben zu bewältigen.“
