Le groupe BRITA est actif dans le monde entier et compte environ 2 300 employés, dont 1 000 travaillent pour la société allemande BRITA SE. Ici, le fichier électronique Centric Employee a été introduit à l'été 2023, et deux autres filiales allemandes sont déjà en phase de démarrage. Chez BRITA, cela a été précédé par le passage à SAP Success Factors en tant que nouvelle solution RH.
Les deux systèmes sont étroitement intégrés et permettent à l'entreprise de se lancer dans le monde des ressources humaines de demain.
Ce fabricant allemand de filtres à eau potable actif dans le monde entier est actuellement en pleine mutation. L'objectif était d'introduire des processus numériques, ce que BRITA ne pouvait pas faire avec l'ancien logiciel RH. C'est pourquoi BRITA a décidé de lancer SAP SuccessFactors. La solution RH basée sur le cloud de SAP est utilisée de manière productive depuis 2020, en commençant par Employee Central et Recruiting, puis par des outils de gestion des talents tels que Performance et objectifs, Succession et développement, et enfin et surtout, Learning (disponible depuis l'été 2023). L'objectif est de faire de SuccessFactors le principal système pour tout ce qui concerne l'administration des ressources humaines.
L'ère des dossiers papier est révolue
Conserver une solution RH moderne aux côtés de milliers de documents papier des employés, entreposés au siège social de Taunusstein, où ils remplissent mètre après mètre d'espace sur les étagères, n'avait plus de sens.
« C'était un énorme problème, surtout pendant la pandémie, alors qu'une grande partie de notre personnel des ressources humaines travaillait à domicile », se souvient Sven Döhlert, responsable des projets commerciaux RH, de la demande informatique et de la gestion de projets chez BRITA.
Faire en sorte que tous les employés des ressources humaines aient accès aux fichiers dont ils ont besoin représente une charge administrative presque ingérable lorsque l'on travaille dans un environnement hybride. Le besoin de numérisation était donc évident, notamment parce que BRITA était sur le point d'entreprendre d'importantes mesures de rénovation et d'emménager dans un nouveau bâtiment. Elle ne voulait pas déplacer l'ancienne jungle documentaire avec elle.
Une solution parfaitement intégrable et compréhensible
Sven Döhlert avait des idées précises quant à la solution qu'il recherchait : elle devait être totalement intégrable à SuccessFactors et proposer une option de langue allemande. Cela a réduit la gamme de produits possibles et a finalement conduit au dossier RH électronique de Centric.
« Centric Employee File est un produit simple qui n'est pas surchargé de fonctions et qui répond de manière fiable à nos besoins exacts. Sa facilité d'utilisation et, surtout, son excellent rapport qualité-prix plaident également en faveur de la solution », déclare Döhlert, chef de projet informatique.
Le projet de mise en œuvre a débuté en mars 2023 et le fichier est utilisé activement depuis juillet de la même année. Avant cela, les 1 000 fichiers existants, soit plus de 50 000 documents, devaient être numérisés, pour lesquels BRITA a fait appel à un fournisseur de services de numérisation externe. L'équipe de projet de Centric a saisi la structure des documents papier existants dans le dossier électronique des employés et y a chargé les documents numériques. Des fichiers électroniques ont également été mis en place pour les anciens employés qui ont quitté l'entreprise au cours des trois dernières années.
Le fichier est uniquement intégré dans SuccessFactors ; aucune intégration supplémentaire n'était nécessaire. Les deux systèmes sont hébergés par SAP dans le cloud. Centric a configuré la connexion à Outlook et a créé la possibilité de télécharger directement des documents depuis le programme dans le cadre de la mise en œuvre de BRITA.
Le Centric Employee File complète SuccessFactors dans la mesure où seule une poignée de documents, tels que des diplômes, pouvaient être joints à un profil dans la solution précédente. Pour consulter la plupart des documents relatifs aux ressources humaines, les employés devaient tout de même consulter le dossier papier. Les contrats de travail ont été créés et alimentés avec les données de SuccessFactors, mais tout le reste s'est fait en dehors du système : envoyer des documents par courrier électronique ou même les imprimer, les signer, les scanner à nouveau, etc.
Passer du papier au profit des flux de travail numériques
Avec Centric Employee File, BRITA répond également à toutes les exigences de protection des données en matière de ressources humaines.
« Il est toujours possible de savoir qui a accédé à quel fichier et quand. La manipulation est beaucoup plus facile », explique Sven Döhlert.
Une vingtaine de spécialistes des ressources humaines ont accès aux dossiers des employés pour effectuer un travail pertinent en fonction de leur rôle, dont sept sont des utilisateurs expérimentés qui utilisent le système au quotidien. Pour eux, le dossier électronique des employés facilite de nombreuses tâches quotidiennes.
« L'avantage à long terme de l'exécution électronique d'opérations qui étaient auparavant effectuées manuellement est énorme. Le nombre de documents devant être traités sur papier a considérablement diminué, car de nombreux processus peuvent être reproduits dans Success Factors », explique Jenny Schilling, directrice principale des services RH chez BRITA SE.
Dans le même temps, l'équipe entrevoit encore un grand potentiel d'expansion, notamment en ce qui concerne la mise en œuvre de signatures électroniques. « Cependant, nous devons encore vérifier légalement à l'avance quels documents peuvent ou ne peuvent pas être signés électroniquement en vertu de la loi sur les preuves », explique Sven Döhlert. Dans un avenir proche, BRITA prévoit également de migrer le processus de création de documents, qui repose actuellement sur le publipostage Word, directement vers le Centric Employee File. BRITA n'a pas mis en œuvre de scénarios ESS ou MSS pour le moment, mais les employés peuvent accéder à leurs documents en empruntant des fichiers. Et c'est aussi beaucoup plus facile qu'à l'époque des dossiers physiques.
