Die BRITA Group ist weltweit tätig und beschäftigt rund 2.300 Mitarbeiter, davon 1.000 für das deutsche Unternehmen BRITA SE. Hier wurde im Sommer 2023 das elektronische Centric Employee File eingeführt, und zwei weitere deutsche Tochtergesellschaften stehen bereits in den Startlöchern. Bei BRITA ging dem die Umstellung auf SAP Success Factors als neue HR-Lösung voraus.

Beide Systeme sind eng miteinander verzahnt und ermöglichen dem Unternehmen den Sprung in die HR-Welt von morgen.

Dieser weltweit tätige deutsche Hersteller von Trinkwasserfiltern befindet sich derzeit im Wandel. Ziel war es, digitale Prozesse einzuführen, was BRITA mit der bisherigen HR-Software nicht konnte. Aus diesem Grund entschied sich BRITA für die Einführung von SAP SuccessFactors. Die cloudbasierte HR-Lösung von SAP wird seit 2020 produktiv eingesetzt, angefangen bei Employee Central und Recruiting, gefolgt von Talentmanagement-Tools wie Performance & Goals, Succession & Development und nicht zuletzt Learning (verfügbar seit Sommer 2023). Ziel ist es, SuccessFactors als führendes System für alles rund um die Personaladministration zu etablieren.

Die Ära der Papierakten ist vorbei

Die Aufrechterhaltung einer modernen HR-Lösung zusammen mit Tausenden von Papierdokumenten der Mitarbeiter, die in der Zentrale in Taunusstein aufbewahrt wurden, wo sie Meter für Meter an Regalfläche füllen, war nicht mehr sinnvoll.

„Vor allem während der Pandemie, als ein großer Teil unserer HR-Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitete, war das ein großes Problem“, erinnert sich Sven Döhlert, Manager HR Business Projects, IT Demand, & Project Management bei BRITA.

Wenn sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff auf die benötigten Dateien haben, entsteht bei der Arbeit in einer hybriden Umgebung ein fast unüberschaubarer Verwaltungsaufwand. Die Notwendigkeit der Digitalisierung lag daher auf der Hand, nicht zuletzt, weil BRITA kurz davor stand, größere Renovierungsmaßnahmen in Angriff zu nehmen und in ein neues Gebäude umzuziehen. Sie wollte den alten Dokumentendschungel nicht damit verschieben.

Eine hochintegrierbare, verständliche Lösung

Sven Döhlert hatte klare Vorstellungen von der Lösung, nach der er suchte: Sie musste vollständig in SuccessFactors integrierbar sein und eine deutsche Sprachoption haben. Dies schränkte die Palette möglicher Produkte ein und führte schließlich zur elektronischen Personalakte von Centric.

„Centric Employee File ist ein unkompliziertes Produkt, das nicht mit Funktionen überladen ist und zuverlässig genau unsere Anforderungen erfüllt. Die einfache Bedienung und nicht zuletzt das erstklassige Preis-Leistungsverhältnis sprachen ebenfalls für die Lösung „, so IT-Projektleiter Döhlert.

Das Implementierungsprojekt begann im März 2023, und die Datei wird seit Juli desselben Jahres aktiv verwendet. Zuvor mussten alle 1.000 vorhandenen Dateien, insgesamt mehr als 50.000 Dokumente, digitalisiert werden. Dafür beauftragte BRITA einen externen Scandienstleister. Das Centric-Projektteam erfasste die Struktur der vorhandenen Papierdokumente in der elektronischen Mitarbeiterakte und lud die digitalen Dokumente hinein. Elektronische Akten wurden auch für ehemalige Mitarbeiter eingerichtet, die das Unternehmen in den letzten drei Jahren verlassen haben.

Die Datei ist nur in SuccessFactors integriert; eine weitere Integration war nicht erforderlich. Beide Systeme werden von SAP in der Cloud gehostet. Centric richtete die Verbindung zu Outlook ein und richtete im Rahmen der Implementierung für BRITA die Option ein, Dokumente direkt aus dem Programm hochzuladen.

Die Centric Employee File ergänzt SuccessFactors, da in der vorherigen Lösung nur eine Handvoll Dokumente, wie Abschlusszeugnisse, an ein Profil angehängt werden konnten. Um die meisten Dokumente im Zusammenhang mit der Personalabteilung einsehen zu können, mussten sich die Mitarbeiter immer noch die Papierakte ansehen. Arbeitsverträge wurden erstellt und mit Daten von SuccessFactors versorgt, aber alles andere wurde außerhalb des Systems erledigt: Dokumente per E-Mail versenden oder sogar ausdrucken, unterschreiben, erneut scannen usw.

Weg vom Papier und hin zu digitalen Workflows

Mit Centric Employee File erfüllt BRITA auch alle Datenschutzanforderungen im Personalwesen.

„Es ist immer ersichtlich, wer wann auf welche Datei zugegriffen hat. Die Handhabung ist viel einfacher „, sagt Sven Döhlert.

Rund 20 HR-Spezialisten haben je nach Rolle Zugriff auf die Mitarbeiterakten für eine relevante Arbeit, von denen sieben Power-User sind, die täglich mit dem System arbeiten. Für sie erleichtert die elektronische Mitarbeiterakte viele alltägliche Aufgaben erheblich.

„Der langfristige Vorteil der elektronischen Ausführung von Vorgängen, die zuvor manuell ausgeführt wurden, ist enorm. Die Anzahl der Dokumente, die in Papierform bearbeitet werden müssen, ist deutlich gesunken, da viele Prozesse innerhalb von Success Factors reproduziert werden können „, erklärt Jenny Schilling, Senior Manager HR Services bei BRITA SE.

Gleichzeitig sieht das Team noch viel Erweiterungspotenzial, einschließlich der Implementierung elektronischer Signaturen. „Allerdings müssen wir im Vorfeld noch rechtlich prüfen, welche Dokumente elektronisch signiert werden dürfen und welche nicht“, sagt Sven Döhlert.

In naher Zukunft plant BRITA außerdem, den Dokumentenerstellungsprozess, der derzeit auf Word-Seriendruck basiert, direkt in die Centric Employee File zu migrieren. BRITA hat derzeit keine ESS- oder MSS-Szenarien implementiert, aber einzelne Mitarbeiter können auf ihre Dokumente zugreifen, indem sie sich Dateien ausleihen. Und das ist auch viel einfacher als zu Zeiten physischer Dateiordner.