BSH Hausgeräte GmbH a mis en place un processus de vérification à l'épreuve des audits pour ses 28 000 relevés de paie mensuels provenant de SAP HCM à l'aide de Centric Tools PLK & PLX. Grâce à une automatisation poussée, l'équipe des ressources humaines peut garantir la qualité irréprochable des relevés de paie complets et apporter des corrections préventives avant le paiement. En tant que partenaire de développement de Centric, BSH contribue également au développement pratique des outils IKS.

Avec plus de 58 000 employés (2019), BSH Hausgeräte GmbH est le plus grand fabricant d'appareils électroménagers en Europe. Actuellement, les relevés de paie d'environ 18 000 employés actifs et de 10 000 retraités sont générés chaque mois à l'aide de SAP HCM et vérifiés dans le cadre d'un processus de vérification largement automatisé à l'aide de Centric Tools PLK et PLX.

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Utilisation de longue date du PLK et du PLX

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BSH a introduit l'outil de vérification et d'analyse PLK en 2006 pour remplacer la vérification manuelle fastidieuse de nombreux relevés de revenus imprimés. En 2012, l'outil Centric PLX a été ajouté en tant qu'interface conviviale pour les administrateurs des différents sites. En combinant les deux outils, BSH a mis en place un processus de vérification standardisé faisant partie intégrante de la comptabilité mensuelle des salaires. Les outils Centric sont depuis profondément ancrés dans le processus de paie et font désormais partie intégrante du travail quotidien des employés des ressources humaines.

Très bonne acceptation par les administrateurs

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Chez BSH, lorsque l'outil PLX est lancé, chaque administrateur ne voit que les notifications destinées aux employés dont il est l'administrateur responsable dans SAP HCM. Dans le cadre des règles de substitution, ils peuvent bien entendu accéder à tous les employés pour lesquels ils disposent d'une autorisation. En tant qu'outil de vérification pratique, PLX bénéficie d'un haut niveau d'acceptation auprès des utilisateurs. Rainer Wiedemann, responsable de Payroll Germany, y voit un facteur clé de succès pour l'ensemble du processus de contrôle :

« PLX offre aux administrateurs un environnement de travail attrayant avec un aperçu structuré des notes et des sujets. Ils peuvent choisir de manière interactive entre différentes mises en page et options de tri, et
la fonction de feux tricolores fournit un aperçu clair de l'état du traitement. »

La haute qualité et la sécurité de l'audit sont également importantes pour les administrateurs. PLX fournit une vue d'ensemble continue et vérifiable de l'audit de paie, y compris des requêtes ad hoc utiles qui identifient les transactions pertinentes pour l'audit, qui ont été traitées à ce jour, et quel pourcentage est encore ouvert. Une fois la comptabilité des salaires terminée, le responsable IKS de chaque site confirme que toutes les notes ont été traitées complètement et correctement sur l'imprimé d'audit mensuel fourni automatiquement.

Contrôle centralisé des règles d'audit

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Chez BSH, la définition et le contrôle des règles d'audit et leur personnalisation dans PLK sont effectués exclusivement par le service central. Cela garantit que tous les sites fonctionnent sur une base d'audit uniforme. PLK vérifie automatiquement les résultats comptables et les données de base sur la base des règles d'audit qui y sont contenues et des paramètres de personnalisation définis. Les exécutions du PLK sont planifiées de manière centralisée via la planification des tâches. Une fois qu'ils sont terminés, ils peuvent être appelés et traités par les administrateurs via PLX.

La mise en œuvre technique des outils Centric et leur déploiement sur les sites ont été rapides et faciles ; les modules complémentaires intégrés à SAP HCM ont été opérationnels en un à deux jours. La préparation technique, en revanche, a pris plus de temps. L'équipe des ressources humaines a examiné en détail les quelque 800 règles de contrôle contenues dans le PLK et a formulé environ 90 notes supplémentaires spécifiques à l'entreprise. La personnalisation bien pensée a porté ses fruits et constitue désormais la base de contrôles mensuels fluides.

Processus standard efficace pour le contrôle de la paie

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Le processus de vérification chez BSH est un processus en plusieurs étapes qui commence 11 jours avant le cycle de paiement (Ultimo—11) par une simulation. Sur cette base, les notes générées sont vérifiées et traitées avec PLX sur les différents sites. Jusqu'au jour U-7, date à laquelle la comptabilité des salaires sera mise en ligne, les opérations de comptabilité et de contrôle sont répétées, y compris la suppression des notifications restantes. Une dernière vérification avant le transfert effectif de la rémunération a lieu à nouveau avec PLK après la comptabilité des salaires en direct sur U-6.

Ce processus standard bien établi garantit la plus haute qualité et efficacité dans le contrôle de 28 000 feuilles de paie. Une exécution productive (sans simulation de paie) dans le système prend environ 10 minutes pour un site plus grand employant environ 3 000 employés, et environ 1 200 notifications sont générées à ce sujet chaque mois. Grâce au haut degré de standardisation et d'automatisation, l'équipe des ressources humaines peut gérer l'énorme volume de comptabilité des salaires de manière fiable et dans les délais avec seulement dix employés dans le département central et une quarantaine de commis sur les différents sites. La traçabilité de la qualité est un avantage essentiel, comme le souligne Rainer Wiedemann :

« C'est toujours agréable de voir tous les voyants passer au vert avant le paiement. »

BSH en tant que client pilote de Centric

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En tant qu'entreprise utilisatrice expérimentée, BSH fournit des informations précieuses pour le développement futur pratique des outils dans le cadre d'un partenariat de développement avec Centric. En collaboration avec l'équipe des ressources humaines, des fonctionnalités telles que le principe du double contrôle, les impressions d'audit, l'attribution de numéros d'audit interne et la différenciation organisationnelle ont été intégrées aux outils, ce qui profite désormais également aux autres clients de Centric.

Ralf Wiedemann propose le résumé suivant pour les outils :

« Centric PLK et PLX sont des outils de test idéaux pour BSH dans le contexte des contrôles internes à l'épreuve des audits pour la comptabilité des salaires. Les outils sont compacts, clairs, intuitifs à utiliser et innovants. »

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