Die BSH Hausgeräte GmbH hat mit den Centric Tools PLK & PLX einen revisionssicheren Überprüfungsprozess für ihre 28.000 monatlichen Gehaltsabrechnungen aus SAP HCM eingeführt. Dank der umfassenden Automatisierung kann das HR-Team die reibungslose Qualität der umfassenden Gehaltsabrechnungen sicherstellen und präventiv Korrekturen vor dem Zahlungslauf vornehmen. Als Entwicklungspartner von Centric hilft BSH auch bei der praktischen Weiterentwicklung der IKS-Tools.
Mit mehr als 58.000 Mitarbeitern (2019) ist die BSH Hausgeräte GmbH der größte Hersteller von Haushaltsgeräten in Europa. Derzeit werden mit SAP HCM monatlich Gehaltsabrechnungen für rund 18.000 aktive Mitarbeiter und 10.000 Rentner generiert und in einem weitgehend automatisierten Überprüfungsprozess mit den Centric Tools PLK und PLX überprüft.
Langjähriger Einsatz von PLK & PLX
Die BSH führte bereits 2006 das PLK-Verifizierungs- und Analysetool ein, um die zeitaufwändige manuelle Überprüfung umfangreicher gedruckter Gewinn- und Verlustrechnungen zu ersetzen. 2012 wurde das Centric PLX-Tool als benutzerfreundliche Oberfläche für Administratoren an den verschiedenen Standorten hinzugefügt. Durch die Kombination der beiden Tools hat BSH einen standardisierten Überprüfungsprozess als integralen Bestandteil der monatlichen Gehaltsabrechnung etabliert. Die Tools von Centric sind inzwischen tief in den Gehaltsabrechnungsprozess integriert und sind heute aus der täglichen Arbeit der HR-Mitarbeiter nicht mehr wegzudenken.
Hohe Akzeptanz bei Administratoren
Bei BSH sieht jeder Administrator beim Start des PLX-Tools nur die Benachrichtigungen für die Mitarbeiter, für die er der zuständige Administrator in SAP HCM ist. Im Rahmen der Vertretungsregeln können sie natürlich auf alle Mitarbeiter zugreifen, für die sie eine Autorisierung haben. Als komfortables Prüfinstrument erfreut sich PLX einer hohen Akzeptanz bei den Anwendern. Rainer Wiedemann, Leiter Payroll Deutschland, sieht darin einen wichtigen Erfolgsfaktor für den gesamten Prüfprozess:
„PLX bietet Administratoren ein attraktives Arbeitsumfeld mit einem strukturierten Überblick über Notizen und Themen. Sie können interaktiv zwischen verschiedenen Layouts und Sortieroptionen wählen und
Die Ampelfunktion bietet einen klaren Überblick über den Bearbeitungsstatus.“
Die hohe Qualität und Sicherheit des Audits ist auch für die Administratoren wichtig. PLX bietet einen kontinuierlichen und überprüfbaren Überblick über die Gehaltsabrechnungsprüfung, einschließlich hilfreicher Ad-hoc-Abfragen, anhand derer prüfungsrelevante Transaktionen identifiziert werden, welche bisher bearbeitet wurden und wie viel Prozent noch offen sind. Nach Abschluss der Lohnabrechnung bestätigt der IKS-Manager an jedem Standort auf dem automatisch bereitgestellten monatlichen Audit-Ausdruck, dass alle Notizen vollständig und korrekt verarbeitet wurden.
Zentrale Kontrolle der Prüfungsregeln
Bei BSH erfolgt die Definition und Kontrolle der Auditregeln sowie das Customizing in PLK ausschließlich durch die Zentralabteilung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Standorte auf einer einheitlichen Prüfungsbasis arbeiten. PLK überprüft automatisch die Buchhaltungsergebnisse und Stammdaten auf der Grundlage der darin enthaltenen Prüfungsregeln und der vorgenommenen Customizing-Einstellungen. Die PLK-Läufe werden zentral über die Jobplanung geplant. Sind sie abgeschlossen, können sie von den Administratoren über PLX abgerufen und bearbeitet werden.
Die technische Implementierung der Centric-Tools und der Rollout an den Standorten waren schnell und einfach; die in SAP HCM integrierten Add-Ons waren innerhalb von ein bis zwei Tagen betriebsbereit. Die technische Vorbereitung war dagegen zeitaufwändiger. Das HR-Team prüfte die rund 800 in PLK enthaltenen Prüfregeln eingehend und formulierte rund 90 zusätzliche unternehmensspezifische Hinweise. Die durchdachte Anpassung hat sich gelohnt und bildet nun die Grundlage für reibungslose monatliche Checks.
Effizienter Standardprozess für die Gehaltsabrechnung
Der Verifizierungsprozess bei BSH ist ein mehrstufiger Prozess, der 11 Tage vor dem Zahlungslauf (Ultimo—11) mit einem Simulationslauf beginnt. Auf dieser Basis werden die generierten Notizen an den verschiedenen Standorten mit PLX geprüft und verarbeitet. Bis zum Tag U-7, wenn die Gehaltsabrechnung live geht, werden die Buchhaltungs- und Prüfläufe wiederholt, einschließlich der Löschung der verbleibenden Benachrichtigungen. Eine letzte Überprüfung vor der eigentlichen Entgeltüberweisung findet nach der Live-Lohnabrechnung auf U-6 erneut bei PLK statt.
Dieses etablierte Standardverfahren garantiert höchste Qualität und Effizienz bei der Prüfung von 28.000 Gehaltsabrechnungen. Ein produktiver Durchlauf (ohne Simulation der Gehaltsabrechnung) im System dauert für einen größeren Standort mit etwa 3.000 Mitarbeitern etwa 10 Minuten, und dafür werden jeden Monat etwa 1.200 Benachrichtigungen generiert. Dank des hohen Standardisierungs- und Automatisierungsgrades kann das HR-Team mit nur zehn Mitarbeitern in der Zentralabteilung und rund 40 Sachbearbeitern an den einzelnen Standorten das enorme Volumen der Lohnabrechnung zuverlässig und termingerecht abwickeln. Die rückverfolgbare Qualität ist ein entscheidender Vorteil, wie Rainer Wiedemann betont:
„Es ist immer ein gutes Gefühl, wenn vor dem Zahlungsvorgang alle Ampeln grün sind.“
BSH als Centric-Pilotkunde
Als erfahrenes Anwenderunternehmen liefert BSH im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft mit Centric wertvollen Input für die praktische Weiterentwicklung der Tools. In Zusammenarbeit mit dem HR-Team wurden Funktionalitäten wie das Prinzip der doppelten Kontrolle, Auditausdrucke, die Vergabe interner Auditnummern und die organisatorische Differenzierung in die Tools integriert, von denen nun auch andere Centric-Kunden profitieren.
Ralf Wiedemann hat die folgende Zusammenfassung für die Tools:
„Centric PLK und PLX sind ideale Testtools für BSH im Rahmen revisionssicherer interner Kontrollen für die Lohnabrechnung. Die Tools sind kompakt, übersichtlich, intuitiv zu bedienen und innovativ.“
