Lorsque les entreprises souhaitent passer des dossiers papier aux dossiers numériques de leurs employés, la plupart se tournent vers des prestataires de services de numérisation externes. Carl Kühne KG montre que cela peut être fait en interne. À l'aide de Centric Employee File et du module supplémentaire Scan2 Employee File, l'entreprise a choisi de s'occuper de cette tâche en interne, en s'appuyant sur ses propres ressources. Ce fut un succès total : une bonne planification leur a permis de surmonter tous les obstacles techniques et RH. Sans compter les économies considérables réalisées par rapport à la sous-traitance de prestataires de services externes pour effectuer cette tâche extrêmement délicate.

« Trop de formalités administratives », a déclaré Gabriela Schulz, experte en gestion des ressources humaines chez Carl Kühne, en évaluant succinctement les anciens processus RH de Carl Kühne. Il lui a fallu cinq ans pour trouver la bonne solution de classement numérique des employés, et au cours de cette période, elle a évalué différentes options. Centric Employee File a finalement été sélectionnée car Carl Kühne avait déjà eu des expériences positives avec les outils complémentaires SAP HCM de Centric, en particulier l'interface avec la Caisse de pension de Hambourg, mais aussi avec PLK et PLX, les outils d'audit et de conformité de Centrics pour les contrôles des processus de paie des ressources humaines et MADAP pour garantir la qualité des données de référence.

La confiance de Kühne dans le soutien et l'expertise de Centric était essentielle et s'est depuis révélée fondée.

Centric a offert un soutien exemplaire

« Le soutien apporté par Centric tout au long du projet a été exemplaire dès le début. En cas de problème avec le fichier, nous pouvons simplement contacter l'équipe et bénéficier toujours d'une assistance immédiate et compétente. Centric répond ainsi à nos besoins individuels. » déclare Gabriela Schulz.

Cela est d'autant plus important que Carl Kühne dispose d'un département informatique mais pas de département HCM dédié, ce qui signifie qu'une grande partie du territoire est inexplorée.

« Avoir une personne de contact qui comprend ce défi et qui nous fournit un soutien adéquat est inestimable dans de tels cas. » déclare Gabriela Schulz.

L'entreprise gère près de 1 400 dossiers personnels, actuellement stockés à son siège social de Hambourg et répartis dans cinq usines. Cela a été un cauchemar logistique constant chaque fois que le service des ressources humaines a besoin d'accéder à un fichier stocké en externe. La volonté de l'entreprise de passer au numérique était donc compréhensible. La plupart des fournisseurs de services de numérisation ont conseillé de trier d'abord les fichiers.

L'idée de Carl Kühne était la suivante : « Si nous devons de toute façon faire le tri en interne, autant les scanner en interne. »

L'équipe prévoyait à la fois d'importantes économies de coûts et un meilleur contrôle du processus.

L'approche d'auto-analyse : stratégie et mise en œuvre

La décision de numériser les documents en interne s'est révélée être la bonne. Tout d'abord, les membres du personnel ont désencombré les dossiers papier et se sont débarrassés des vieux documents inutiles. Ensuite, les différentes sections (informations personnelles, contrat de travail, intégration, etc.) ont été séparées à l'aide de séparateurs dotés de codes EAN. Cela impliquait de ne pas numériser un seul fichier (épais) en un seul document, mais plutôt de numériser plusieurs documents individuels, chacun avec une abréviation spécifique. Grâce à ce système, les documents individuels ont pu être facilement repérés dans le fichier numérique par la suite.

 Aucun nouveau scanner n'est requis avec Centric Scan2Employee File

Le projet de numérisation a débuté à Hambourg. Pour l'équipe des ressources humaines, l'objectif était que chacun des quatre employés scanne trois fichiers par jour, en plus de ses tâches habituelles. Carl Kühne a ainsi pu traiter rapidement l'arriéré de documents papier sans perturber de manière significative les opérations régulières. L'application Centric « Scan2Employee File » a été installée directement sur les imprimantes existantes, éliminant ainsi le besoin de nouveaux scanners.

L'application transmet les documents numérisés directement au dossier personnel de Gabriela Schulz dans Centric Employee File. À partir de là, elle les attribue manuellement au dossier numérique de chaque employé. La structure de classement standardisée, avec des abréviations allemandes spécifiques telles que « AV » pour le contrat de travail ou « AZ » pour les heures de travail, simplifie considérablement la navigation.

 Le fraction seulement du coût d'un contrat de service externe

« Bien sûr, vous faites quelques petites erreurs de débutant », rapporte Gabriela Schulz.

« Nous avons tiré les leçons de nos erreurs, amélioré les processus et avons pu le mettre en œuvre sur d'autres sites après avoir terminé le projet à Hambourg. »

Des assistants étudiants, des travailleurs à temps partiel et des employés en congé parental ont contribué au processus de numérisation dans les grandes usines. L'approche auto-organisée a également permis à l'entreprise de résoudre des problèmes concernant des personnes spécifiques. En cas de questions ou de documents peu clairs, le personnel temporaire pouvait les poser directement aux personnes concernées. Cela a permis de minimiser les erreurs et de garantir la qualité de la numérisation. Le facteur décisif a été principalement la différence de coûts. Gabriela Schulz : «

Les coûts RH supplémentaires étaient de 15 000 euros, peut-être 20 000 euros pour nous. Cela ne représente qu'une fraction de ce que facturerait un fournisseur de services de numérisation professionnel. »

 Défis et apprentissages

Gabriela Schulz et son équipe des ressources humaines ont beaucoup appris au cours du projet, notamment à quel point la gestion du temps est cruciale. Il est important de ne pas démarrer un tel projet pendant la haute saison ou pendant les principales périodes de vacances. Pour éviter les divergences, il est conseillé de dupliquer les processus pendant la phase de transition. Cela implique de capturer de nouveaux documents à la fois sur papier et sous forme numérique, afin de ne pas affecter le traitement de la paie. Numériser trois fichiers par jour par employé peut sembler peu, mais au total, cela a permis de réaliser des progrès rapides. La cohérence est ici plus importante que les actions sporadiques à grande échelle.

 Les bases de l'avenir de la gestion des ressources humaines à Kühne

Le projet de numérisation de Kühne le montre : grâce à une planification stratégique et au courage d'opter pour l'auto-numérisation, il est possible de mettre en œuvre des projets de numérisation sensibles et de grande envergure avec succès et de manière rentable. L'introduction des signatures numériques sera désormais la prochaine étape importante pour Carl Kühne sur la voie d'un système de gestion des ressources humaines entièrement numérisé et efficace.

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