Wenn Unternehmen von Papierakten auf digitale Mitarbeiterakten umsteigen wollen, wenden sich die meisten an externe Scandienstleister. Die Carl Kühne KG zeigt, dass dies im eigenen Haus möglich ist. Mithilfe von Centric Employee File und dem zusätzlichen Scan2 Employee File-Modul entschieden sie sich dafür, diese Aufgabe intern zu erledigen und sich dabei auf ihre eigenen Ressourcen zu verlassen. Es war ein voller Erfolg: Durch eine gute Planung konnten sie alle technischen und personellen Hindernisse überwinden. Ganz zu schweigen von den erheblichen Kosteneinsparungen im Vergleich zur Beauftragung externer Dienstleister mit der Ausführung dieser hochsensiblen Aufgabe.
„Zu viel Papierkram“, kommentierte Gabriela Schulz, Payroll & SAP HCM Expertin, kurz und bündig die alten HR-Prozesse bei Carl Kühne. Sie brauchte fünf Jahre, um nach der richtigen digitalen Lösung für die Mitarbeiterablage zu suchen, und in dieser Zeit evaluierte sie verschiedene Optionen. Die Wahl fiel letztlich auf Centric Employee File, weil Carl Kühne bereits positive Erfahrungen mit den SAP-HCM-Add-On-Tools von Centric gemacht hatte — insbesondere mit der Schnittstelle zur Hamburger Pensionskasse, aber auch mit PLK und PLX, den Audit & Compliance-Tools von Centrics zur Überprüfung der Personalabrechnungsprozesse und MADAP zur Sicherstellung der Stammdatenqualität.
Kühnes Vertrauen in die Unterstützung und Expertise von Centric war entscheidend und hat sich seitdem als begründet erwiesen.
Centric bot vorbildlichen Support
„Die Unterstützung durch Centric während des gesamten Projekts war von Anfang an vorbildlich. Sollten wir jemals ein Problem mit der Datei haben, können wir uns einfach an das Team wenden und erhalten immer sofortige, kompetente Hilfe. Centric geht dabei auf unsere individuellen Bedürfnisse ein.“ sagt Gabriela Schulz.
Dies ist umso wichtiger, als Carl Kühne eine IT-Abteilung hat, aber keine eigene HCM-Abteilung, sodass vieles davon Neuland ist.
„In solchen Fällen ist es von unschätzbarem Wert, einen Ansprechpartner zu haben, der diese Herausforderung versteht und uns angemessen unterstützt.“ sagt Gabriela Schulz.
Das Unternehmen führt fast 1.400 Personalakten, die derzeit am Hauptsitz in Hamburg aufbewahrt und auf fünf Werke verteilt sind. Dies war ein ständiger logistischer Albtraum, wenn die Personalabteilung auf eine extern gespeicherte Datei zugreifen muss. Der Wunsch des Unternehmens, digital zu werden, war daher verständlich. Die meisten Scandienstleister rieten, die Dateien zuerst zu sortieren.
Der Gedanke bei Carl Kühne war: „Wenn wir die Sortierung sowieso im Haus durchführen müssen, können wir sie genauso gut im Haus scannen.“
Das Team rechnete sowohl mit erheblichen Kosteneinsparungen als auch mit einer besseren Kontrolle über den Prozess.
Der Self-Scanning-Ansatz: Strategie und Umsetzung
Die Entscheidung, die Dokumente intern zu scannen, erwies sich als richtig. Zunächst räumten die Mitarbeiter die Papierakten auf und entsorgten alte, nicht mehr benötigte Dokumente. Dann wurden die einzelnen Abschnitte — persönliche Daten, Arbeitsvertrag, Onboarding usw. — mithilfe von Trennlinien mit EAN-Codes getrennt. Das bedeutete, eine einzelne (dicke) Datei nicht als ein Dokument zu scannen, sondern als mehrere einzelne Dokumente, jedes mit einer bestimmten Abkürzung. Aufgrund dieses Systems waren einzelne Dokumente im Nachhinein in der digitalen Datei leicht zu finden.
Mit Centric Scan2Employee File sind keine neuen Scanner erforderlich
Das Scan-Projekt begann in Hamburg. Für das HR-Team bestand das Ziel darin, dass jeder der vier Mitarbeiter zusätzlich zu seinen regulären Aufgaben täglich drei Dateien scannt. Carl Kühne war somit in der Lage, den Rückstand an Papierdokumenten schnell zu bearbeiten, ohne den regulären Betrieb wesentlich zu stören. Die Centric-App „Scan2Employee File“ wurde direkt auf den vorhandenen Druckern installiert, sodass keine neuen Scanner erforderlich waren.
Die App überträgt die gescannten Dokumente direkt in den persönlichen Ordner von Gabriela Schulz in Centric Employee File. Von dort aus ordnet sie sie manuell der digitalen Akte des einzelnen Mitarbeiters zu. Die standardisierte Ablagestruktur mit spezifischen deutschen Abkürzungen wie „AV“ für Arbeitsvertrag oder „AZ“ für Arbeitszeiten vereinfacht die Navigation erheblich.
Nur ein Bruchteil der Kosten eines externen Scan-Services
„Natürlich macht man ein paar kleinere Anfängerfehler“, berichtet Gabriela Schulz.
„Wir haben aus unseren Fehlern gelernt, die Prozesse verbessert und konnten dies nach Abschluss des Projekts in Hamburg an den anderen Standorten umsetzen.“
Studentische Hilfskräfte, Teilzeitkräfte und Mitarbeiter in Elternzeit unterstützten den Scanvorgang in den größeren Werken. Der selbstorganisierte Ansatz ermöglichte es dem Unternehmen auch, Probleme zu lösen, die bestimmte Personen betrafen. Bei Fragen oder unklaren Unterlagen konnten sich die Aushilfskräfte direkt an die betroffenen Personen wenden. Das minimierte Fehler und sicherte die Qualität der Digitalisierung. Ausschlaggebend war in erster Linie der Kostenunterschied. Gabriela Schulz:
„Die zusätzlichen Personalkosten betrugen 15.000, für uns vielleicht 20.000 Euro. Das ist ein Bruchteil dessen, was ein professioneller Scandienstleister berechnet hätte.“
Herausforderungen und Erkenntnisse
Gabriela Schulz und ihr HR-Team haben während des Projekts viel gelernt, unter anderem, wie wichtig Zeitmanagement ist. Es ist wichtig, ein solches Projekt nicht während der Hauptsaison oder während der Hauptferienzeiten zu beginnen. Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, ist es ratsam, die Prozesse während der Übergangsphase zu duplizieren. Das bedeutet, dass neue Dokumente sowohl auf Papier als auch digital erfasst werden müssen, um die Gehaltsabrechnung nicht zu beeinträchtigen. Das tägliche Scannen von drei Dateien pro Mitarbeiter mag wie eine kleine Menge erscheinen, aber insgesamt hat es zu schnellen Fortschritten geführt. Konsequenz ist hier wichtiger als sporadische groß angelegte Maßnahmen.
Grundlagen für die Zukunft von HRM bei Kühne
Kühnes Scan-Projekt zeigt: Mit strategischer Planung und dem Mut, sich für Self-Scanning zu entscheiden, ist es möglich, auch große, sensible Digitalisierungsprojekte erfolgreich und kostengünstig umzusetzen. Die Einführung digitaler Signaturen wird für Carl Kühne nun der nächste große Schritt auf dem Weg zu einem vollständig digitalisierten und effizienten Personalmanagementsystem sein.
