Le groupe ÖSW détient des participations dans plus de 30 sociétés affiliées et est actif dans toute l'Autriche. Le groupe a introduit SAP en 2020 ; le service des ressources humaines utilise SAP HCM. Pendant la pandémie, il est devenu évident que l'ÖSW devait franchir la prochaine étape décisive vers la numérisation : le manque d'accès aux fichiers RH, qui étaient stockés de manière centralisée sur papier, s'est révélée être un obstacle majeur au travail mobile.

Danijela Gisser-Blazevic, responsable des ressources humaines du groupe, souhaitait résoudre ce problème en introduisant une solution de classement numérique. Elle identifie la satisfaction de l'équipe RH comme l'objectif principal du projet et déclare :

« Les professionnels des ressources humaines qualifiés ne devraient pas passer leur temps à chercher des documents. »

Dans le cadre de la recherche d'une solution logicielle, l'équipe des ressources humaines, soutenue par un expert SAP, a restreint les nombreux produits du marché à deux fournisseurs. Après une présentation du produit, l'équipe d'ÖSW AG a pris une décision facile : elle a été convaincue par la structure, la gestion et l'ensemble de Centric Employee File.

Mise en œuvre structurée

Les experts en ressources humaines ont trouvé l'approche systématique de Centric particulièrement utile lors de la phase d'introduction. Les spécifications détaillées de Centric ont permis à l'équipe de projet de bien comprendre les options dès le départ et lui ont permis de définir plus facilement ses propres exigences. Danijela Gisser-Blazevic souligne également la bonne communication avec Centric, qui s'est révélée être un produit fiable et un partenaire de mise en œuvre :

« Grâce aux bons conseils de Centric, nous avons pu mettre en œuvre le projet sans heurts dans le cadre de nos activités quotidiennes. »

Centric Employee File a été mis en place pour environ 830 employés de toutes les entreprises affiliées. Avant la mise en œuvre, les dossiers papier étaient numérisés. En trois mois et demi, un employé d'ÖSW AG a trié, scanné et archivé tous les documents contenus dans les dossiers des employés conformément à des règles prédéfinies. Cependant, les quelque 180 000 documents numérisés n'ont pas été simplement importés en masse dans Centric Employee File. Au lieu de cela, l'équipe des ressources humaines a examiné tous les documents numérisés et n'a ajouté que les documents pertinents au fichier numérique. Les documents ont également été sélectionnés dans le but de permettre à tous les employés d'accéder ultérieurement à leurs propres dossiers.

Processus RH décentralisés avec un haut niveau de protection des données

Le service des ressources humaines et l'équipe de direction travaillent actuellement sur le dossier numérique des employés. La direction souhaitait pouvoir consulter les informations dont elle avait besoin, par exemple pour les prochaines discussions salariales. Avec Centric Employee File, ce souhait est désormais exaucé. Le concept de rôles et d'autorisations contrôlés par SAP garantit que l'accès aux données sensibles est clairement réglementé. Danijela Gisser-Blazevic confirme :

« Grâce à Centric Employee File, nous pouvons intégrer nos responsables et nos employés dans les processus RH tout en garantissant les plus hauts niveaux de protection des données. »

Logiciel standard personnalisé

Le déploiement dans les entreprises est techniquement très simple. L'accent est donc davantage mis sur l'ancrage organisationnel de l'outil dans l'entreprise à travers une définition sophistiquée des rôles et des autorisations des utilisateurs. Les informations très détaillées du groupe ÖSW, qui compte désormais 30 sociétés affiliées hétérogènes, constituent un défi particulier. Un déploiement étape par étape est donc en cours dans l'organisation décentralisée, avec un développement réfléchi du concept d'autorisations dans chaque cas.

Toutes les autres exigences de l'entreprise peuvent également être facilement satisfaites via le logiciel standard. Pour le marché autrichien, il suffit d'ajouter trois types de documents pour répondre à toutes les exigences. L'équipe du projet a renommé certains termes du système qui n'étaient pas utilisés par ÖSW, et différents en-têtes de dossier ont été définis pour les vues du personnel de paie et des responsables. Le statut d'organisation à but non lucratif de l'entreprise n'a aucun effet sur le dossier numérique des employés.

Des processus efficaces, des employés satisfaits

Centric Employee File a simplifié le travail de comptabilité des salaires et a considérablement amélioré l'efficacité. Par exemple, les recherches frustrantes dans les fichiers papier appartiennent désormais au passé, et des documents tels que des contrats de travail ou des accords complémentaires peuvent être trouvés en un seul clic. L'acceptation et la satisfaction au sein de l'équipe des ressources humaines sont donc élevées. Le respect contrôlé par le système des périodes de conservation, y compris l'archivage des documents, offre également une tranquillité d'esprit au personnel des ressources humaines dans sa vie professionnelle quotidienne.

Après ses expériences positives avec Centric Employee File, Danijela Gisser-Blazevic étudiera également d'autres produits de la gamme de produits Centric. Parmi les fonctionnalités intéressantes d'ÖSW, citons le générateur de documents et la signature numérique en complément du dossier des employés.

« Centric Employee File fournit une structure, un ordre et un contrôle pour les dossiers des employés. Cela facilite grandement notre travail quotidien. »

Danijela Gisser-Blazevic, responsable des ressources humaines du groupe ÖSW

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