Die ÖSW-Gruppe ist an über 30 verbundenen Unternehmen beteiligt und in ganz Österreich aktiv. Die Gruppe führte SAP 2020 ein; die Personalabteilung nutzt SAP HCM. Während der Pandemie wurde deutlich, dass das ÖSW den nächsten entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung machen musste: Der fehlende Zugriff auf Personalakten, die zentral auf Papier gespeichert wurden, erwies sich als großes Hindernis für mobiles Arbeiten.

Danijela Gisser-Blazevic, Leiterin der Personalabteilung der Gruppe, wollte dieses Problem durch die Einführung einer digitalen Ablagelösung lösen. Sie identifiziert die Zufriedenheit des HR-Teams als das Hauptziel des Projekts und erklärt:

„Erfahrene Personalfachleute sollten ihre Zeit nicht damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen.“

Auf der Suche nach einer Softwarelösung grenzte das HR-Team, unterstützt von einem SAP-Experten, die zahlreichen Produkte auf dem Markt auf zwei Anbieter ein. Nach einer Produktpräsentation fiel dem Team der ÖSW AG die Entscheidung leicht: Sie waren von der Struktur, der Handhabung und dem Gesamtpaket von Centric Employee File überzeugt.

Strukturierte Umsetzung

Die HR-Experten empfanden den systematischen Ansatz von Centric in der Einführungsphase als besonders hilfreich. Die detaillierten Spezifikationen von Centric vermittelten dem Projektteam von Anfang an ein gutes Verständnis der Optionen und erleichterten es ihnen, ihre eigenen Anforderungen zu definieren. Danijela Gisser-Blazevic betont auch die gute Kommunikation mit Centric, das sich als zuverlässiger Produkt- und Implementierungspartner erwiesen hat:

„Dank der guten Beratung von Centric konnten wir das Projekt parallel zu unserem Tagesgeschäft reibungslos umsetzen.“

Centric Employee File wurde für rund 830 Mitarbeiter in allen verbundenen Unternehmen eingeführt. Vor der Implementierung wurden die Papierakten digitalisiert. Innerhalb von 3,5 Monaten sortierte, scannte und archivierte ein Mitarbeiter der ÖSW AG alle Dokumente in den Mitarbeiterakten nach vordefinierten Regeln. Die rund 180.000 gescannten Dokumente wurden jedoch nicht einfach massenweise in Centric Employee File importiert. Stattdessen überprüfte das HR-Team alle gescannten Dokumente und fügte der digitalen Datei nur die relevanten Dokumente hinzu. Dokumente wurden unter anderem auch im Hinblick darauf ausgewählt, dass alle Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt auf ihre eigenen Dateien zugreifen können.

Dezentrale Personalprozesse mit hohem Datenschutzniveau

Die Personalabteilung und das Managementteam arbeiten derzeit mit der digitalen Mitarbeiterakte. Das Management wollte in der Lage sein, die Informationen einzusehen, die es beispielsweise für bevorstehende Gehaltsgespräche benötigte. Mit Centric Employee File wurde dieser Wunsch nun erfüllt. Das SAP-gesteuerte Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass der Zugriff auf sensible Daten klar geregelt ist. Danijela Gisser-Blazevic bestätigt:

„Mit Centric Employee File können wir unsere Manager und Mitarbeiter in HR-Prozesse integrieren und gleichzeitig ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleisten.“

Individuell angepasste Standardsoftware

Der Rollout in den Unternehmen ist technisch sehr einfach. Der Fokus liegt daher eher auf der organisatorischen Verankerung des Tools im Unternehmen durch eine ausgeklügelte Definition von Rollen und Benutzerberechtigungen. Eine besondere Herausforderung stellen die hochdetaillierten Informationen in der traditionsreichen ÖSW-Gruppe dar, die sich inzwischen um 30 heterogene Schwesterunternehmen erweitert hat. In der dezentralen Organisation findet daher ein schrittweiser Rollout statt, wobei das Genehmigungskonzept jeweils gut durchdacht entwickelt wird.

Alle anderen Unternehmensanforderungen können ebenfalls einfach über die Standardsoftware realisiert werden. Für den österreichischen Markt müssen lediglich drei Dokumenttypen hinzugefügt werden, um alle Anforderungen zu erfüllen. Das Projektteam hat einige Begriffe im System umbenannt, die vom ÖSW nicht verwendet werden, und es wurden verschiedene Ordnerüberschriften für die Ansichten der Mitarbeiter und Manager für die Personalabrechnung definiert. Der Status des Unternehmens als gemeinnützig hat keine Auswirkungen auf die digitale Mitarbeiterakte.

Effiziente Prozesse, zufriedene Mitarbeiter

Centric Employee File hat die Arbeit in der Gehaltsabrechnung vereinfacht und die Effizienz deutlich gesteigert. So gehören beispielsweise frustrierende Suchen in Papierakten nun der Vergangenheit an und Dokumente wie Arbeitsverträge oder Zusatzvereinbarungen sind mit nur einem Klick auffindbar. Entsprechend hoch sind Akzeptanz und Zufriedenheit im HR-Team. Die systemgesteuerte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, einschließlich der Archivierung von Dokumenten, bietet den HR-Mitarbeitern auch im Arbeitsalltag Sicherheit.

Nach ihren positiven Erfahrungen mit Centric Employee File wird sich Danijela Gisser-Blazevic auch andere Produkte aus der Centric-Produktpalette ansehen. Zu den interessanten Funktionen von ÖSW gehören der Document Builder und die digitale Signatur als Ergänzung zur Mitarbeiterakte.

„Centric Employee File bietet Struktur, Ordnung und Kontrolle für Mitarbeiterakten. Das erleichtert unseren Arbeitsalltag erheblich.“

Danijela Gisser-Blazevic, Leiterin der Personalabteilung der ÖSW-Gruppe

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