SwissP Defence AG est l'organisation qui a succédé à RUAG Ammotec AG, une division du groupe technologique suisse RUAG Ammotec, qui a été reprise par l'italien Beretta Holding en 2022. Jusqu'alors, l'entreprise utilisait la gamme complète des systèmes informatiques de RUAG Holding. Après la vente, une orientation était nécessaire. Swiss P Defence a dû acquérir ses propres systèmes, notamment un dossier électronique pour les employés. Sur la base des excellentes expériences vécues par son ancienne société sœur en Allemagne, RUAG Ammotec GmbH, qui opère désormais sous le nom de RWS GmbH, et de sa propre étude de marché, Swiss PDefence a opté pour Centric Employee File.

Du point de vue de SAP, le département des ressources humaines du fabricant d'armes travaille toujours en mode hybride : il utilise en partie l'ancien SAP HCM (gestion des salaires et du temps) et en partie avec SAP SuccessFactors. Cela n'affecte pas Centric Employee File, qui est à l'aise dans les deux mondes.

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La solution est simple et facile à comprendre

Les premières impressions de Centric Employee File ont été positives : l'entreprise l'a considéré comme très favorable aux PME : il offrait un rapport coût-efficacité bien meilleur que le système précédent et, surtout, il proposait un modèle d'abonnement, avec des frais mensuels et ne nécessitant aucun investissement initial important. Concrètement, pour le directeur des ressources humaines de SwissP Defence AG, cela signifie : « La solution est simple et facile à comprendre, et nous n'avons pas à y dépenser quelques milliers de francs par an. » L'équipe a obtenu de précieux conseils de la part de RWS GmbH sur la mise en œuvre et l'utilisation de Employee File. L'entreprise a pu être mise en service très rapidement.

Au cours du processus de mise en œuvre, Centric et le service informatique de SwissPDefence ont reproduit exactement la structure de registre des anciens fichiers dans les nouveaux dossiers des employés. « Au cours du processus de mise en œuvre, nous avons eu une très bonne coopération avec Centric, et le processus de transfert des données s'est déroulé sans accroc », explique le directeur des ressources humaines.

Les sept membres du personnel du département des ressources humaines travaillent dans des bâtiments différents, et beaucoup travaillent également à domicile. L'un des principaux avantages du dossier électronique des employés est que les documents sont accessibles de n'importe où. L'équipe des ressources humaines trouve le nouveau système facile et intuitif à utiliser ; il n'a pas été nécessaire de suivre de longues formations.

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La solution est simple et facile à comprendre, et nous n'avons pas à y dépenser quelques milliers de francs par an. »

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La rapidité est un avantage évident

Les scénarios ESS et MSS ne sont pas prévus pour le moment ; pour le moment, seul le personnel des ressources humaines y a accès. En général, l'effet de vitesse est perceptible : consulter rapidement un document d'employé, que ce soit au bureau, à la maison ou en réunion, ne pose aucun problème.

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La numérisation simplifie les processus RH

Le service des ressources humaines de l'entreprise utilise encore beaucoup de papier et de nombreux documents sortants sont toujours imprimés, en particulier lorsque des signatures sont requises. « C'est là qu'un système de bout en bout tel que CentricEmployee File est très utile, ce qui le rend particulièrement intéressant pour les PME », déclare le directeur des ressources humaines. La raison en est qu'il permet de saisir automatiquement les documents imprimés dans le dossier des employés correspondant ou de les enregistrer via un code-barres. « Cela nous évite des étapes inutiles, un effet de numérisation qui simplifie considérablement nos processus RH. »

Comme les entreprises d'autres secteurs, SwissP Defence est soumise aux réglementations habituelles en matière de protection des données en matière de sécurité et d'intégrité des données personnelles. Selon le directeur des ressources humaines, une solution de gestion des dossiers des employés pour le secteur de la défense n'a donc pas besoin de fonctionnalités particulières.

L'entreprise n'utilise pas encore les flux de travail RH de Centric, même s'ils présentent certainement un fort potentiel, selon le directeur général. Cependant, jusqu'à ce que les signatures électroniques soient pleinement reconnues en Suisse, il devra garder le pied sur le frein. Il a déjà entamé des discussions intensives à ce sujet avec le service juridique. Mais le besoin de signatures physiques est moins un obstacle chez Swissp Defence que dans les organisations multisites, car tous les employés sont basés sur un seul site. Et, comme mentionné ci-dessus, les documents papier peuvent être numérisés et ajoutés au dossier extrêmement rapidement grâce aux codes-barres.

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Centric Employee File nous évite des étapes inutiles, un effet de numérisation qui simplifie considérablement nos processus RH.

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Document Builder génère automatiquement tous les documents standard

Swiss P a également introduit Centric Document Builder et a déjà commencé à créer des types de documents. Grâce à son intégration approfondie à SAP, cet outil de création de documents assistée par processus prend en charge l'automatisation et les flux de travail. Les modules de texte et l'intégration des données de base de SAP HCM et SAP SuccessFactors allègent la charge de travail des membres du personnel, qui peuvent continuer à travailler dans Microsoft Word comme d'habitude.

Le directeur des ressources humaines peut constater les avantages de cet outil : « Nous pouvons générer automatiquement tous les documents standard sur la base des données des employés de SuccessFactors. Cela fonctionne bien ; nous y avons mis en place tous les documents standardisés. Après une formation dispensée par Centric, nous pouvons également télécharger nos propres documents et les remplir. » De nos jours, à partir du moment où un employé est embauché, tout son cycle de vie, du début d'un nouvel emploi au développement professionnel en passant par le départ de l'entreprise, est géré à l'aide de documents prêts à l'emploi. En combinaison avec le dossier électronique des employés, il s'agit d'une configuration modèle pour le travail moderne des ressources humaines dans une entreprise de taille moyenne innovante en Suisse.

Dans Centric Document Builder, nous pouvons générer automatiquement tous les documents standard sur la base des données des employés de SuccessFactors. Cela fonctionne bien.

Directeur des ressources humaines

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