Die SwissP Defence AG ist die Nachfolgeorganisation der RUAG Ammotec AG, einer Division des Schweizer Technologiekonzerns RUAG Ammotec, der 2022 von der italienischen Beretta Holding übernommen wurde. Bis dahin nutzte das Unternehmen die gesamte Bandbreite der IT-Systeme der RUAG Holding. Nach dem Verkauf war eine Neuorientierung erforderlich. Swiss P Defence musste sich eigene Systeme anschaffen, einschließlich einer elektronischen Mitarbeiterakte. Aufgrund der ausgezeichneten Erfahrungen der ehemaligen Schwestergesellschaft in Deutschland — der RUAG Ammotec GmbH, die heute unter dem Namen RWS GmbH firmiert — und der eigenen Marktforschung entschied sich Swiss P Defence für Centric Employee File.

In Bezug auf SAP arbeitet die Personalabteilung des Waffenherstellers derzeit noch im Hybridmodus: Sie verwendet teilweise das alte SAP HCM (Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement) und teilweise arbeitet sie mit SAP SuccessFactors. Das hat keinen Einfluss auf Centric Employee File, das in beiden Welten zu Hause ist.

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Die Lösung ist einfach und leicht zu verstehen

Die ersten Eindrücke von Centric Employee File waren positiv: Das Unternehmen betrachtete es als sehr KMU-freundlich: Es bot ein viel besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis als das vorherige System und vor allem bot es ein Abonnementmodell mit monatlichen Gebühren, ohne dass eine große Anfangsinvestition erforderlich war. Konkret heißt das für den Personalvorstand der SwissP Defence AG: „Die Lösung ist einfach und leicht verständlich, und wir müssen nicht ein paar tausend Franken pro Jahr dafür ausgeben.“ Das Team erhielt von der RWS GmbH wertvolle Ratschläge zur Implementierung und Nutzung von Employee File — sie konnten sehr schnell live gehen.

Während des Implementierungsprozesses replizierten Centric und die IT-Abteilung von SwissPDefence exakt die Registerstruktur der alten Dateien in den neuen Mitarbeiterdateien. „Während des Implementierungsprozesses hatten wir eine sehr gute Zusammenarbeit mit Centric, und der Datenübertragungsprozess verlief reibungslos“, berichtet der Personalchef.

Die sieben Mitarbeiter der Personalabteilung arbeiten in verschiedenen Gebäuden, von denen viele auch von zu Hause aus arbeiten. Ein großer Vorteil der elektronischen Mitarbeiterakte besteht darin, dass von überall auf Dokumente zugegriffen werden kann. Das HR-Team empfindet das neue System als einfach und intuitiv zu bedienen; langwierige Schulungen waren nicht erforderlich.

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Die Lösung ist einfach und leicht zu verstehen, und wir müssen nicht ein paar tausend Franken pro Jahr dafür ausgeben.“

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Geschwindigkeit ist ein klarer Vorteil

ESS- und MSS-Szenarien werden derzeit nicht erwartet; derzeit haben nur Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff. Im Allgemeinen gibt es einen spürbaren Geschwindigkeitseffekt: Es ist kein Problem, ein Mitarbeiterdokument schnell einzusehen, sei es im Büro, zu Hause oder in einer Besprechung.

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Digitalisierung vereinfacht HR-Prozesse

Die Personalabteilung des Unternehmens verwendet immer noch viel Papier, und viele ausgehende Dokumente werden immer noch ausgedruckt, insbesondere wenn Unterschriften erforderlich sind. „Hier ist ein Komplettsystem wie CentricEmployee File sehr hilfreich, was es für KMU besonders interessant macht“, sagt der Personalvorstand. Der Grund dafür ist, dass gedruckte Dokumente damit automatisch über einen Barcode in das entsprechende Mitarbeiterdossier oder Register eingegeben werden können. „Das erspart uns unnötige Schritte — ein Digitalisierungseffekt, der unsere HR-Prozesse immens vereinfacht.“

Wie Unternehmen in anderen Branchen unterliegt SwissP Defence den üblichen Datenschutzbestimmungen, wenn es um die Sicherheit und Integrität personenbezogener Daten geht. Laut dem Personalchef muss eine Mitarbeiteraktenlösung für den Verteidigungssektor daher keine Besonderheiten aufweisen.

Das Unternehmen nutzt die HR-Workflows von Centric noch nicht, obwohl sie laut dem Chief HR-Officer sicherlich großes Potenzial hätten. Bis elektronische Signaturen in der Schweiz jedoch vollständig anerkannt werden, muss er seinen Fuß auf der Bremse lassen. Darüber führt er bereits intensive Gespräche mit der Rechtsabteilung. Die Notwendigkeit physischer Unterschriften ist bei SwissP Defence jedoch weniger ein Hindernis als in Unternehmen mit mehreren Standorten, da alle Mitarbeiter an einem Standort ansässig sind. Und wie oben erwähnt, können Papierdokumente dank Barcodes extrem schnell digitalisiert und der Datei hinzugefügt werden.

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Centric Employee File erspart uns unnötige Schritte — ein Digitalisierungseffekt, der unsere HR-Prozesse immens vereinfacht.

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Document Builder generiert automatisch alle Standarddokumente

Swiss P hat auch Centric Document Builder eingeführt und bereits mit der Erstellung von Dokumenttypen begonnen. Dank seiner tiefen SAP-Integration unterstützt dieses Tool zur prozessgestützten Dokumentenerstellung Automatisierung und Workflows. Die Textmodule und die Integration von Stammdaten aus SAP HCM und SAP SuccessFactors entlasten die Mitarbeiter, während sie weiterhin wie gewohnt in Microsoft Word arbeiten können.

Der Personalvorstand sieht die Vorteile des Tools: „Wir können alle Standarddokumente auf Basis der Mitarbeiterdaten von SuccessFactors automatisch generieren. Es funktioniert gut; wir haben alle standardisierten Dokumente darin eingerichtet. Nach der Schulung durch Centric können wir auch unsere eigenen Dokumente hochladen und sie mit Daten füllen.“ Heutzutage wird der gesamte Lebenszyklus eines Mitarbeiters, vom Beginn einer neuen Stelle über die berufliche Entwicklung bis hin zum Verlassen des Unternehmens, anhand vorgefertigter Dokumente abgewickelt. In Kombination mit der elektronischen Personalakte handelt es sich um ein Modell für die moderne Personalarbeit in einem innovativen mittelständischen Unternehmen in der Schweiz.

In Centric Document Builder können wir automatisch alle Standarddokumente auf Basis der Mitarbeiterdaten von SuccessFactors generieren. Das funktioniert gut.

Leiter der Personalabteilung

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