Diakonie Stetten utilisait déjà depuis de nombreuses années une solution électronique intégrée à SAP pour gérer les dossiers des employés de ses quelque 4 500 employés (plus 1 000 personnes dans les ateliers pour personnes handicapées). Cependant, sa solution de classement précédente était dépassée. L'entreprise qui le fabriquait n'était plus en activité et Diakonie Stetten a donc dû le gérer et l'entretenir elle-même.

Prêt pour SAP S/4 HANA : le dossier personnel numérique de Centric

Le coup final a été la prochaine migration vers SAP S/4HANA. L'ancienne solution n'aurait pas pu fonctionner avec le nouveau système SAP ; elle n'était tout simplement pas prête pour S/4HANA. Centric Employe-EE File, quant à elle, est une solution purement cloud qui fonctionne à la fois dans l'ancien et le nouveau monde SAP. Et contrairement au système SAP sur site, le nouveau système de classement basé sur le cloud a permis à Diakonie Stetten de n'avoir plus rien à voir avec la maintenance et la sauvegarde, qui sont entièrement gérées par Centric.

Tout pointait vers le dossier des employés de Centric

Lors de la recherche d'une nouvelle solution de classement, l'équipe du projet a examiné tous les principaux fabricants. Cependant, elle connaissait déjà Centric, puisque Diakonie Stetten travaillait déjà avec succès avec PLK/PLX et Madap, des outils permettant de vérifier automatiquement les modifications salariales, de saisir des types de salaires en double et de générer des pistes d'audit à l'épreuve des audits. Markus Schmalzried, chef de projet informatique : « Nous avons toujours été extrêmement satisfaits de l'assistance apportée ces dernières années. Qu'il s'agisse de nouvelles règles d'inspection ou de nouvelles exigences légales, Centric les met toujours en œuvre immédiatement dans son logiciel. »

« Avec Centric Employee File, nous disposons d'une solution pérenne pour la gestion des fichiers de l'entreprise. Cela s'applique à la fois à la capacité à fonctionner sous S/4HANA et à la bonne assistance que nous recevons désormais de la part du fournisseur. »

Markus Schmalzried, chef de projet informatique, Diakonie Stetten

Le facteur décisif dans leur décision de choisir Centric plutôt que plusieurs autres fournisseurs a été le portefeuille de produits polyvalent de Centric pour les processus documentaires RH. Dans le cadre de ce projet, Diakonie Stetten a également décidé d'introduire Centric Payslip Box, une solution permettant de délivrer numériquement des fiches de paie à ses employés. Les coûts relativement bas des licences, de la mise en œuvre et de la maintenance ont également constitué un avantage pour Centric.

Un problème typique du secteur : les dossiers d'anciens employés

Centric a également réussi à impressionner Diakonie Stetten dans un autre domaine : le département des ressources humaines de Diakonie doit conserver les dossiers des anciens employés. Comme presque tous les autres prestataires du secteur des services sociaux, Diakonie Stetten possède un nombre relativement important de fichiers dits morts, 35 000 précisément. La raison : ces fichiers morts sont toujours liés aux droits à pension de l'entreprise, c'est pourquoi les parties pertinentes du dossier des employés doivent être conservées. L'équipe du projet a également développé une solution techniquement et économiquement convaincante pour le stockage de ces fichiers.

Système d'autorisation sophistiqué

Le Centric Employee File est utilisé pour les employés depuis début 2024 et Centric Payslip Box depuis octobre 2023. La plupart des autres travaux préparatoires, tels que le développement de la structure et du registre, n'étaient pas nécessaires ou n'ont dû être mis à jour que par rapport à la solution précédente. Diakonie Stetten a transféré les documents de l'ancienne solution de classement vers un système de fichiers, ce qui a permis de les stocker sans problème dans Employee File, malgré le fait qu'ils étaient 1,8 million. L'équipe du projet y a ensuite configuré la structure de fichiers individuelle, défini comment déposer automatiquement les relevés de paie et, surtout, a défini un chemin d'autorisation : qui peut consulter, traiter et supprimer quels fichiers ?

Les quelque 250 responsables de Diakonie Stetten peuvent accéder aux dossiers électroniques des employés liés à leur domaine spécifique, tandis que les 45 employés du service des ressources humaines y ont un accès complet. Travailler avec les fichiers numériques des employés présente de nombreux avantages pour eux, tels que le concept d'autorisation sophistiqué, qui offre une sécurité supplémentaire.

Gain de vitesse multiplié par cinq

Petra Rieger, du département des ressources humaines, est une utilisatrice clé de Centric Employee File. Elle et ses collègues ont désormais accès aux dossiers des employés où qu'ils se trouvent, qu'ils soient au bureau, en télétravail ou en déplacement. « Il est facile de télécharger des documents avec Centric et de les supprimer si vous n'avez pas chargé le bon », déclare-t-elle. « Nous pouvons également créer nous-mêmes des dossiers supplémentaires lorsqu'il y a de nouveaux documents. Vous pouvez donc configurer beaucoup de choses vous-même. Vous pouvez même déplacer et classer un grand nombre de documents en une seule fois, ce qui est très pratique et permet de gagner du temps ! Ce qui prenait auparavant plusieurs minutes, à savoir l'ajout de documents, n'est plus qu'une question de 60 secondes. Nous sommes devenus cinq fois plus rapides ici. »

« Vous pouvez configurer beaucoup de choses vous-même dans Centric Employee File. Ce qui prenait auparavant plusieurs minutes, à savoir l'ajout de documents, n'est plus qu'une question de 60 secondes. Nous sommes devenus cinq fois plus rapides ici. »

Petra Rieger, employée du service des ressources humaines, Diakonie Stetten

Plus de contrôle et des solutions pérennes

Petra Rieger aime également pouvoir tout suivre : si elle n'a pas encore téléchargé de documents, elle peut facilement les identifier et les télécharger ultérieurement. Un journal d'erreurs détaillé y contribue.

Bien entendu, la direction est moins consciente de ces avantages dans les opérations quotidiennes. Le plus important pour la direction de Diakonie est que Centric Employee File est désormais une solution pérenne pour la gestion des fichiers de l'entreprise. « Et c'est désormais le cas », déclare Markus Schmalzried : « Cela s'applique à la fois à la capacité à fonctionner sous S/4HANA et à la bonne assistance que nous recevons désormais de la part du fournisseur. » Et il ajoute :

« Nous avons toujours été extrêmement satisfaits du soutien apporté par Centric à PLK/PLX et MADAP ces dernières années. Qu'il s'agisse de nouvelles règles d'inspection ou de nouvelles exigences légales, Centric les met toujours en œuvre immédiatement dans son logiciel. C'est une raison supplémentaire de faire confiance à notre fournisseur de solutions de classement. »

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