Die Diakonie Stetten nutzte bereits seit vielen Jahren eine SAP-integrierte elektronische Lösung zur Verwaltung der Mitarbeiterakten ihrer rund 4.500 Mitarbeiter (plus 1.000 Menschen in den Behindertenwerkstätten). Die bisherige Ablagelösung war jedoch nicht mehr optimal. Das Unternehmen, das es herstellte, war nicht mehr im Geschäft, und die Diakonie Stetten musste es daher selbst betreiben und warten.
Bereit für SAP S/4 HANA: Die digitale Personalakte von Centric
Der letzte Schlag war die bevorstehende Migration auf SAP S/4HANA. Die alte Lösung wäre mit dem neuen SAP-System nicht lauffähig gewesen; sie war einfach nicht S/4HANA-fähig. Centric Employ-EE File hingegen ist eine reine Cloud-Lösung, die sowohl in der alten als auch in der neuen SAP-Welt funktioniert. Und im Gegensatz zum lokalen SAP-System bedeutete das neue cloudbasierte Ablagesystem, dass die Diakonie Stetten nichts mehr mit Wartung und Backup zu tun hatte, die vollständig von Centric übernommen werden.
Alles deutete auf die Mitarbeiterakte von Centric hin
Auf der Suche nach einer neuen Ablagelösung schaute sich das Projektteam alle großen Hersteller an. Das Unternehmen kannte Centric jedoch bereits, da die Diakonie Stetten bereits erfolgreich mit PLK/PLX und Madap zusammenarbeitete, Tools zur automatischen Überprüfung von Gehaltsänderungen, doppelten Lohnarteneinträgen und der revisionssicheren Generierung von Audit-Trails. IT-Projektleiter Markus Schmalzried: „Wir waren in den letzten Jahren immer sehr zufrieden mit dem Support hier. Ob neue Inspektionsregeln oder neue gesetzliche Anforderungen — Centric setzt diese immer sofort in seiner Software um.“
„Mit Centric Employee File haben wir eine zukunftssichere Lösung für das Dateimanagement des Unternehmens. Das gilt sowohl für die Fähigkeit, unter S/4HANA zu laufen, als auch für den guten Support, den wir jetzt vom Anbieter erhalten.“
Markus Schmalzried, IT-Projektleiter, Diakonie Stetten
Ausschlaggebend für die Entscheidung, Centric mehreren anderen Anbietern vorzuziehen, war das vielseitige Produktportfolio von Centric für HR-Dokumentenprozesse. Im Rahmen des Projekts entschied sich die Diakonie Stetten auch für die Einführung der Centric Payslip Box, einer Lösung für die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen an ihre Mitarbeiter. Die relativ niedrigen Kosten für Lizenzen, Implementierung und Wartung waren ebenfalls ein Pluspunkt für Centric.
Ein typisches Problem in der Branche: Mitarbeiterakten für ehemalige Mitarbeiter
Centric konnte die Diakonie Stetten auch in einem anderen Bereich überzeugen: Die Personalabteilung der Diakonie muss die Akten ehemaliger Mitarbeiter aufbewahren. Wie fast jeder andere Anbieter im sozialen Bereich hat auch die Diakonie Stetten eine relativ große Anzahl sogenannter toter Akten — genauer gesagt 35.000. Der Grund: Diese toten Akten stehen immer noch im Zusammenhang mit betrieblichen Rentenansprüchen, weshalb entsprechende Teile der Mitarbeiterakte aufbewahrt werden müssen. Das Projektteam entwickelte zudem eine technisch und wirtschaftlich überzeugende Lösung für die Aufbewahrung dieser Akten.
Durchdachtes Autorisierungssystem
Die Centric Employee File wird seit Anfang 2024 für Mitarbeiter und seit Oktober 2023 die Centric Payslip Box verwendet. Ein Großteil der anderen Vorarbeiten — wie die Entwicklung der Struktur und des Registers — war unnötig oder musste nur gegenüber der vorherigen Lösung aktualisiert werden. Die Diakonie Stetten übertrug die Dokumente aus der alten Ablagelösung in ein Dateisystem, sodass sie problemlos in der Mitarbeiterakte gespeichert werden konnten, obwohl es 1,8 Millionen davon gab. Das Projektteam richtete dort dann die individuelle Dateistruktur ein, definierte, wie Gehaltsabrechnungen automatisch eingereicht werden, und — ganz wichtig — richtete einen Autorisierungspfad ein: Wer kann welche Dateien einsehen, bearbeiten und löschen?
Die knapp 250 Führungskräfte der Diakonie Stetten haben Zugriff auf die elektronischen Mitarbeiterakten ihres spezifischen Bereichs, während die 45 Mitarbeiter der Personalabteilung vollen Zugriff haben. Die Arbeit mit digitalen Mitarbeiterakten hat für sie eine ganze Reihe von Vorteilen, wie zum Beispiel das ausgeklügelte Berechtigungskonzept, das für zusätzliche Sicherheit sorgt.
Geschwindigkeitszunahme um den Faktor fünf
Petra Rieger aus der Personalabteilung ist eine wichtige Nutzerin von Centric Employee File. Sie und ihre Kollegen haben jetzt von überall aus Zugriff auf Mitarbeiterdateien, egal ob sie im Büro sind, von zu Hause aus arbeiten oder unterwegs sind. „Mit Centric ist es einfach, Dokumente hochzuladen und sie auch zu löschen, wenn Sie das falsche hochgeladen haben“, sagt sie. „Wir können auch selbst zusätzliche Ordner erstellen, wenn es neue Dokumente gibt. Sie können also vieles selbst konfigurieren. Sie können sogar eine große Anzahl von Dokumenten auf einmal verschieben und ablegen — sehr praktisch und zeitsparend! Was früher mehrere Minuten dauerte — das Hinzufügen von Dokumenten — ist jetzt eine Frage von nur 60 Sekunden. Wir sind hier fünfmal schneller geworden.“
„In Centric Employee File können Sie vieles selbst konfigurieren. Was früher mehrere Minuten dauerte — das Hinzufügen von Dokumenten — ist jetzt eine Frage von nur 60 Sekunden. Wir sind hier fünfmal schneller geworden.“
Petra Rieger, Mitarbeiterin der Personalabteilung, Diakonie Stetten
Mehr Kontrolle, zukunftssichere Lösungen
Petra Rieger gefällt es auch, alles im Blick zu haben: Wenn sie noch keine Dokumente hochgeladen hat, kann sie sie leicht identifizieren und später hochladen. Ein detailliertes Fehlerprotokoll hilft dabei.
Natürlich ist sich das Management dieser Vorteile im Tagesgeschäft weniger bewusst. Das Wichtigste für das Management der Diakonie ist, dass Centric Employee File jetzt eine zukunftssichere Lösung für das Dateimanagement des Unternehmens ist. „Und das ist jetzt der Fall“, sagt Markus Schmalzried: „Das gilt sowohl für die Fähigkeit, unter S/4HANA zu laufen, als auch für den guten Support, den wir jetzt vom Anbieter erhalten.“ Und er fügt hinzu:
„Wir waren in den letzten Jahren immer äußerst zufrieden mit der Unterstützung von Centric für PLK/PLX und MADAP. Egal, ob es um neue Inspektionsregeln oder neue gesetzliche Anforderungen geht — Centric implementiert diese immer sofort in seiner Software. Das ist nur ein weiterer Grund, unserem Anbieter von Archivierungslösungen zu vertrauen.“
