4 000 dossiers RH sur papier, des classeurs allant du sol au plafond, des locaux exigus : c'est à cela que ressemblait jusqu'à récemment le département des ressources humaines spécialisé dans les technologies de l'air et du chauffage ebm-papst à Mulfingen. Dans sa filiale indépendante de Landshut, qui compte 1 000 employés actifs, la situation était sensiblement la même : bien loin de la façon dont elle fonctionne aujourd'hui avec le dossier numérique des employés de Centric. Cela a permis de gagner du temps jusqu'à 90 % dans de nombreux processus de travail cruciaux, en plus d'autres avantages tels qu'une transparence et une sécurité des données accrues.
Dans sa recherche de la solution adaptée, ebm-papst a choisi le fichier des employés basé sur le cloud de Centric, parmi cinq fournisseurs.
« Par rapport à d'autres solutions de fichiers, nous avons vraiment préféré la conception graphique et la facilité d'utilisation de ce produit. La prise en main est moderne, intuitive et donc très différente de l'interface SAP classique avec ses nombreux boutons. »
déclare Andreas Hosch, directeur de la paie et de l'administration Air Technology Europe chez ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG.
Pour l'entreprise, il était également important que Centric propose bien plus que le simple fichier des employés. ebm-papst réfléchit à la gestion des salaires et à la vérification des données de base pour SAP HCM et à l'envoi numérique des fiches de paie. Centric propose des solutions dans les deux domaines avec l'outil de contrôle PLK/PLX, l'outil de données de base MADAP et la solution de paie numérique Payslip Box. Andreas Hosch :
« Cela signifie que nous pouvons tout obtenir auprès d'une seule source, ce qui n'était possible avec aucun autre fournisseur. »
Support solide pour le développement d'interfaces
Le projet de fichier a débuté en janvier 2022 et a immédiatement posé un défi très particulier : chez ebm-papst Landshut GmbH, qui fait partie du groupe d'entreprises depuis quelques années seulement et dispose d'un service RH indépendant, le système de gestion du personnel RH Soprahr de Steria était (et est toujours) utilisé. Bien que le passage à SAP soit prévu pour 2024, les données de base de ce système RH ont également dû être transférées vers Centric Employee File lors de son introduction. « Cependant, tous les fournisseurs ne souhaitaient pas s'impliquer dans ce domaine », se souvient Marco Pernstecher, directeur des services RH de la division Heating Technology de Landshut.
« Centric, quant à elle, nous l'a rassuré dès le départ : cela demandera un peu plus d'efforts, mais ça marchera. »
L'équipe de projet d'ebm-papst a donc d'abord dû demander à Steria de programmer une nouvelle interface, un processus qui a pris un certain temps. Les experts de Centric ont contribué à accélérer ce processus en fournissant à Steria un soutien constant et en donnant des conseils sur la manière de configurer l'interface et de la développer de manière encore plus rentable.
5 000 dossiers d'employés scannés et transférés
Dans le même temps, ebm-papst a fait appel à un service de numérisation externe pour numériser et indexer les dossiers des employés de ses quelque 5 000 employés et a rendu les enregistrements de données numérisés accessibles pour l'application Centric. Andreas Hosch et Marco Pernstecher avaient préalablement défini la structure de fichiers souhaitée avec leurs équipes RH respectives, toujours en collaboration avec Centric.
Depuis l'automne 2022, une trentaine d'employés des services RH (HR Business Partner, Payroll, Time Management) de Mulfingen et de Landshut travaillent activement au quotidien avec le dossier numérique des employés. Ils accèdent aux documents RH directement depuis le système RH (SAP HCM ou Steria Soprahr). Dans un premier temps, ebm-papst a délibérément choisi de ne pas utiliser les scénarios ESS et MSS tels que ceux pris en charge par la solution de Centric. Par conséquent, seuls les rôles, les utilisateurs et les autorisations d'accès correspondants ont été définis au sein du service des ressources humaines. Ils ont été développés par ebm-pabst en collaboration avec Centric. La structure d'autorisation des meilleures pratiques proposée par Centric a de nouveau été adaptée aux besoins individuels des clients.
Accès aux documents RH indépendamment du lieu
Andreas Hosch considère le succès du projet comme suit :
« Notre objectif était de numériser et de rationaliser les processus RH, et nous avons vraiment réussi avec la nouvelle solution. Nous sommes passés d'un processus papier entièrement analogique et réalisons aujourd'hui un gain de temps de 80 à 90 % dans de nombreux processus de travail quotidiens grâce au nouveau système de classement. »
Il y avait un autre avantage : surtout depuis la COVID-19, le travail chez ebm-papst est devenu plus mobile et les spécialistes des ressources humaines doivent pouvoir accéder aux fichiers depuis leur domicile. Cela n'aurait pas été possible sans le dossier numérique des employés. Cela renforce également la sécurité des données : si un dossier papier est perdu ou détruit lors d'un accident tel qu'un incendie, il est perdu pour toujours.
Le centre de données SAP, quant à lui, dispose d'un concept sophistiqué de restauration et de sauvegarde des fichiers numériques. Dans le même temps, les délais de suppression automatisés garantissent que les ensembles de données sont rapidement détruits lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Enfin, les fonctions de journalisation permettent de suivre en détail qui a eu accès, quand et comment.
« L'hébergement de données dans le cloud était une première pour nous », déclare Marco Pernstecher. « Mais l'époque où l'on s'inquiétait d'éventuelles failles de sécurité est révolue. » Il est à noter qu'ebm-papst a confié des données RH particulièrement confidentielles au cloud. En effet, l'entreprise exécute toujours ses autres composants SAP ERP sur ses propres serveurs, pour le moment.
