4.000 Personalakten in Papierform, bodentiefe Aktenschränke, enge Räume — so sah bis vor Kurzem die Personalabteilung des Luft- und Heiztechnikspezialisten ebm-papst in Mulfingen aus. In der unabhängigen Tochtergesellschaft in Landshut mit ihren 1.000 aktiven Mitarbeitern war die Situation ähnlich — Welten entfernt von der heutigen Arbeitsweise mit der digitalen Mitarbeiterakte von Centric. Dies hat zu Zeiteinsparungen von bis zu 90 Prozent bei vielen wichtigen Arbeitsprozessen geführt, zusätzlich zu anderen Vorteilen wie mehr Transparenz und Datensicherheit.
Auf der Suche nach der richtigen Lösung entschied sich ebm-papst für das cloudbasierte Employee File von Centric aus einem Feld von fünf Anbietern.
„Im Vergleich zu anderen Dateilösungen haben uns das grafische Design und die Benutzerfreundlichkeit dieses Produkts definitiv am besten gefallen. Die Bedienung ist modern, intuitiv und unterscheidet sich daher stark von der klassischen SAP-Oberfläche mit ihren vielen Schaltflächen.“
sagt Andreas Hosch, Direktor Payroll & Administration Air Technology Europe bei ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG.
Für das Unternehmen war es auch wichtig, dass Centric viel mehr bietet als nur die Employee File. ebm-papst denkt über die Lohn- und Stammdatenverifizierung für SAP HCM und den digitalen Versand von Gehaltsabrechnungen nach. Centric bietet Lösungen in beiden Bereichen mit dem PLK/PLX-Prüftool, dem MADAP-Stammdatentool und der digitalen Gehaltsabrechnungslösung Payslip Box. Andreas Hosch:
„Dadurch erhalten wir alles aus einer Hand, was bei keinem anderen Anbieter möglich war.“
Starke Unterstützung für die Schnittstellenentwicklung
Das Aktenprojekt startete im Januar 2022 und stellte sofort eine ganz besondere Herausforderung dar: Bei der ebm-papst Landshut GmbH, die erst seit wenigen Jahren Teil der Unternehmensgruppe ist und über eine eigenständige Personalabteilung verfügt, war (und ist) das Personalsystem Soprahr HR von Steria im Einsatz. Obwohl die Umstellung auf SAP für 2024 geplant ist, mussten bei der Einführung auch die Stammdaten aus diesem HR-System in Centric Employee File übertragen werden. „Daran wollten sich jedoch nicht alle Anbieter beteiligen“, erinnert sich Marco Pernstecher, Leiter Personaldienstleistungen der Sparte Heiztechnik in Landshut.
„Centric hat uns dagegen von Anfang an versichert: Es wird etwas mehr Aufwand erfordern, aber es wird klappen.“
Also musste das Projektteam von ebm-papst Steria zunächst mit der Programmierung einer neuen Oberfläche beauftragen — ein Prozess, der einige Zeit in Anspruch nahm. Die Experten von Centric halfen dabei, diesen Prozess zu beschleunigen, indem sie Steria ständig unterstützten und Tipps gaben, wie die Schnittstelle eingerichtet und noch kostengünstiger entwickelt werden kann.
5.000 Mitarbeiterdateien gescannt und übertragen
Gleichzeitig beauftragte ebm-papst einen externen Scanservice mit der Digitalisierung und Indexierung der Mitarbeiterakten seiner rund 5.000 Mitarbeiter und machte die gescannten Datensätze für die Centric-Anwendung zugänglich. Andreas Hosch und Marco Pernstecher hatten zuvor mit ihren jeweiligen HR-Teams die gewünschte Dateistruktur definiert — wiederum in Zusammenarbeit mit Centric.
Seit Herbst 2022 arbeiten rund 30 HR-Mitarbeiter der Personalabteilungen (HR Business Partner, Payroll, Time Management) in Mulfingen und Landshut täglich aktiv mit der digitalen Mitarbeiterakte. Sie greifen direkt aus dem HR-System (SAP HCM oder Steria Soprahr) auf die Personaldokumente zu. Anfangs entschied sich ebm-papst bewusst dafür, ESS- und MSS-Szenarien, wie sie beispielsweise von der Lösung von Centric unterstützt werden, nicht zu verwenden. Daher wurden innerhalb der Personalabteilung nur die entsprechenden Rollen, Benutzer- und Zugriffsberechtigungen definiert. Diese wurden von ebm-pabst zusammen mit Centric entwickelt. Die von Centric vorgeschlagene Best-Practice-Autorisierungsstruktur wurde erneut an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst.
Ortsunabhängiger Zugriff auf Personaldokumente
Andreas Hosch bewertet den Erfolg des Projekts wie folgt:
„Unser Ziel war es, HR-Prozesse zu digitalisieren und zu rationalisieren, und das ist uns mit der neuen Lösung wirklich gelungen. Wir kamen aus einem komplett analogen Papierprozess und erzielen dank des neuen Ablagesystems nun Zeiteinsparungen von 80 bis 90 Prozent in vielen alltäglichen Arbeitsprozessen.“
Es gab noch einen weiteren Vorteil: Vor allem seit COVID-19 ist die Arbeit bei ebm-papst mobiler geworden, und Personalspezialisten müssen von zu Hause aus auf Dateien zugreifen können. Ohne die digitale Mitarbeiterakte wäre das nicht möglich gewesen. Es erhöht auch die Datensicherheit: Geht eine Papierakte bei einem Unfall wie einem Brand verloren oder wird sie zerstört, ist sie für immer verloren.
Das SAP-Rechenzentrum verfügt dagegen über ein ausgeklügeltes Wiederherstellungs- und Backup-Konzept für digitale Dateien. Gleichzeitig sorgen automatisierte Löschfristen dafür, dass Datensätze umgehend vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Schließlich ermöglichen es Logging-Funktionen, detailliert nachzuverfolgen, wer wann und wie Zugriff hatte.
„Das Hosten von Daten in der Cloud war für uns eine Premiere“, sagt Marco Pernstecher. „Aber die Zeiten, in denen wir uns Sorgen über mögliche Sicherheitslücken gemacht haben, sind jetzt vorbei.“ Bemerkenswert ist, dass ebm-papst besonders vertrauliche Personaldaten der Cloud anvertraut hat. Das liegt daran, dass das Unternehmen seine anderen SAP-ERP-Komponenten nach wie vor auf eigenen Servern betreibt — vorerst.
