Envalior, spécialiste des matériaux d'ingénierie, a été créée en 2023 à la suite de la fusion de DSM Engineering Materials et LANXESS High Performance Materials. L'entreprise a mis en œuvre Centric Employee File dans son service des ressources humaines et a migré avec succès 4 000 dossiers personnels numériques vers la solution Centric pour SAP SuccessFactors.
En tant qu'entreprise nouvellement créée, Envalior a repensé son environnement informatique en 2023. Dans le département des ressources humaines, l'organisation, qui compte 4 000 employés dans le monde entier, travaille avec SAP SuccessFactors. Conformément au système SAP, le département des ressources humaines recherchait une solution informatique moderne pour les dossiers personnels numériques des employés qui avaient été transférés des sociétés actionnaires à Envalior.
Centric fournit des solutions RH flexibles
Après avoir évalué le logiciel, le chef de projet a choisi Centric Employee File. En plus d'offrir le meilleur rapport qualité-prix, Centric s'est également démarquée de ses concurrents grâce à son haut niveau de service et à son concept de produit modulaire.
Le responsable du projet, Michiel Janssen, directeur des opérations et des services des ressources humaines, est d'accord avec les départements des achats et des affaires juridiques, qui apprécient également la bonne coopération avec Centric :
« Centric est un partenaire flexible qui réfléchit avec nous. Toutes les personnes de contact sont compétentes et très utiles. »
Grâce à la gamme de produits modulaires de Centric, Envalior peut faire avancer la numérisation des ressources humaines selon les besoins. La première étape a consisté à implémenter uniquement le dossier personnel numérique, ce qui n'était pas possible avec les offres groupées des concurrents. Des modules supplémentaires de la gamme de produits Centric peuvent ensuite être ajoutés lors des phases ultérieures du projet. L'introduction de Centric Document Builder est déjà prévue.
Centric Employee File est parfaitement intégré à SAP SuccessFactors
Centric développe ses outils sur la plateforme technologique SAP Business. Cela garantit que toutes les solutions sont pérennes et parfaitement intégrées au système SAP SuccessFactors d'Envalior. Du point de vue de l'utilisateur professionnel, Michiel Janssen souligne également la facilité d'utilisation du logiciel, la fonction de recherche de premier ordre de Centric Employee File et le haut niveau de libre-service pour les utilisateurs des ressources humaines, qui peuvent personnaliser eux-mêmes une grande partie du système et définir facilement de nouveaux dossiers ou types de documents, par exemple.
Migration réussie de 400 000 documents
Le projet de mise en œuvre a été achevé au bout de cinq mois environ.
La mise en œuvre technique a nécessité peu d'efforts de projet, car Centric Employee File, comme tous les produits Centric, est conçu pour s'intégrer facilement dans l'environnement SAP.
Le projet était principalement axé sur la migration d'environ 4 000 dossiers personnels, qui ont été transférés des systèmes existants des sociétés actionnaires vers la solution. Cela a impliqué le transfert d'environ 400 000 documents individuels en renommant leurs noms de fichiers. L'équipe d'Envalior a automatisé le processus de changement de nom à l'aide d'un fichier Excel, préparant ainsi la migration en interne. Centric a ensuite aidé Envalior à télécharger les données des anciens systèmes vers le serveur SAP.
Pour gagner du temps, les dossiers personnels existants n'ont pas été sélectionnés à l'avance. Au lieu de cela, tous les documents, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les lettres de bonus, etc., ont été transférés dans un dossier unique de Centric Employee File. L'ancienne base de données peut ensuite être revue et les documents supprimés ultérieurement si nécessaire. Des périodes de suppression basées sur des règles sont activées pour les fichiers nouvellement créés dans le système, contrôlant ainsi automatiquement le cycle de vie des documents.
Un outil convivial pour les utilisateurs des ressources humaines
Centric a aidé à personnaliser la solution logicielle et a dispensé une formation initiale. L'objectif de Michiel Janssen était de faire correspondre autant d'exigences que possible à la norme logicielle. Cela permet une administration allégée du système et une formation simple des utilisateurs à long terme. Michiel Janssen met également en avant l'interface utilisateur intuitive :
« Centric Employee File est facile à utiliser. Avec une seule formation standard de Centric, nous pouvons désormais former nous-mêmes nos utilisateurs RH. »
Environ 70 experts en ressources humaines travaillent actuellement avec Centric Employee File. Tous les partenaires commerciaux et services RH ont des droits d'accès aux fichiers du groupe restreint de personnes auxquelles ils ont également accès dans SuccessFactors. Les autorisations et les rôles des utilisateurs sont transférés directement depuis SAP.
À la demande des différentes filiales nationales qui stockent les relevés de paie dans les dossiers, les employés peuvent également consulter leurs propres fichiers. Actuellement, environ 1 500 employés aux Pays-Bas, en Inde et aux États-Unis ont accès à leurs documents personnels approuvés. Grâce au concept d'autorisation sophistiqué, l'équipe RH centrale peut cartographier en toute sécurité les processus RH spécifiques à chaque pays.
Des partenaires sur un pied d'égalité
Michiel Janssen souhaite compléter le dossier personnel numérique avec Centric Document Builder à l'étape suivante. Pour lui, la gamme de produits axée sur le client constitue la base d'un partenariat durable :
« Les solutions Centric sont développées à l'aide de technologies modernes et conçues pour le libre-service. »
Envalior peut désormais contrôler de manière indépendante le fonctionnement et la personnalisation de la solution de fichiers, et les consultants et l'équipe d'assistance de Centric sont toujours disponibles pour fournir des réponses rapides à des questions spécifiques. Michiel Janssen note :
« Je reçois exactement le service dont j'ai besoin. Chez Centric, la relation entre le client et le fournisseur est équilibrée. »
