Envalior, ein Spezialist für technische Materialien, entstand 2023 aus dem Zusammenschluss von DSM Engineering Materials und LANXESS High Performance Materials. Das Unternehmen implementierte Centric Employee File in seiner Personalabteilung und migrierte erfolgreich 4.000 digitale Personalakten auf die Centric-Lösung für SAP SuccessFactors.

Als neu gegründetes Unternehmen gestaltete Envalior im Jahr 2023 seine IT-Landschaft neu. In der Personalabteilung arbeitet das Unternehmen, das weltweit 4.000 Mitarbeiter beschäftigt, mit SAP SuccessFactors zusammen. Im Einklang mit dem SAP-System suchte die Personalabteilung nach einer modernen IT-Lösung für die digitalen Personalakten der Mitarbeiter, die von den Aktiengesellschaften zu Envalior gewechselt waren.

Centric bietet flexible HR-Lösungen

Nach der Evaluierung der Software entschied sich der Projektmanager für Centric Employee File. Centric bot nicht nur das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern hob sich auch dank seines hohen Serviceniveaus und seines modularen Produktkonzepts von seinen Mitbewerbern ab.

Projektinhaber Michiel Janssen, Director HR Operations & Services, stimmte der Einkaufs- und Rechtsabteilung zu, die auch die gute Zusammenarbeit mit Centric zu schätzen wissen:

„Centric ist ein flexibler Partner, der mit uns mitdenkt. Alle Ansprechpartner sind kompetent und sehr hilfsbereit.“

 Dank des modularen Produktportfolios von Centric kann Envalior die Digitalisierung des Personalwesens nach Bedarf vorantreiben. Der erste Schritt bestand darin, nur die digitale Personalakte zu implementieren — etwas, das mit den Pauschalangeboten der Wettbewerber nicht möglich war. Zusätzliche Module aus dem Produktportfolio von Centric können dann in späteren Projektphasen hinzugefügt werden. Die Einführung von Centric Document Builder ist bereits geplant.

Die Mitarbeiterdatei ist nahtlos in SAP SuccessFactors integriert

Centric entwickelt seine Tools auf der SAP Business Technology Platform. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Lösungen zukunftssicher sind und nahtlos in das SAP SuccessFactors-System von Envalior integriert sind. Aus Sicht der Geschäftsanwender hebt Michiel Janssen auch die Benutzerfreundlichkeit der Software, die erstklassige Suchfunktion in Centric Employee File und das hohe Maß an Self-Service für HR-Anwender hervor, die einen Großteil des Systems selbst anpassen und beispielsweise problemlos neue Ordner oder Dokumenttypen definieren können.

Erfolgreiche Migration von 400.000 Dokumenten

Das Implementierungsprojekt wurde nach rund fünf Monaten abgeschlossen.

Die technische Implementierung erforderte wenig Projektaufwand, da Centric Employee File, wie alle Produkte von Centric, für eine einfache Integration in die SAP-Umgebung konzipiert ist.

Das Hauptaugenmerk des Projekts lag auf der Migration von rund 4.000 Personalakten, die aus den Altsystemen der Gesellschafterunternehmen in die Lösung übertragen wurden. Dabei wurden rund 400.000 Einzeldokumente durch Umbenennung ihrer Dateinamen übertragen. Das Envalior-Team automatisierte den Umbenennungsprozess mithilfe einer Excel-Datei und bereitete so die Migration intern vor. Centric unterstützte Envalior anschließend beim Hochladen der Daten von den Altsystemen auf den SAP-Server.

Um Zeit zu sparen, wurden die vorhandenen Personalakten nicht im Voraus ausgewählt. Stattdessen wurden alle Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Bonusschreiben usw. in einen einzigen Ordner von Centric Employee File übertragen. Die alte Datenbank kann dann überprüft und Dokumente bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht werden. Regelbasierte Löschfristen werden für neu im System erstellte Dateien aktiviert, wodurch der Lebenszyklus des Dokuments automatisch gesteuert wird.

Ein benutzerfreundliches Tool für HR-Anwender

Centric half bei der Anpassung der Softwarelösung und bot erste Schulungen an. Michiel Janssens Ziel war es, so viele Anforderungen wie möglich an den Softwarestandard abzubilden. Dies ermöglicht langfristig eine schlanke Systemadministration und eine einfache Benutzerschulung. Michiel Janssen hebt auch die intuitive Benutzeroberfläche hervor:

„Centric Employee File ist einfach zu bedienen. Mit nur einer Centric-Standardschulung können wir unsere HR-Anwender jetzt selbst schulen.“

Rund 70 HR-Experten arbeiten derzeit mit Centric Employee File zusammen. Alle HR-Geschäftspartner und HR-Services haben Zugriffsrechte auf die Dateien des begrenzten Personenkreises, auf den sie auch in SuccessFactors Zugriff haben. Berechtigungen und Benutzerrollen werden direkt von SAP übertragen.

Auf Anfrage einzelner Landesgesellschaften, die Gehaltsabrechnungen in den Ordnern speichern, können die Mitarbeiter auch ihre eigenen Dateien einsehen. Derzeit haben rund 1.500 Mitarbeiter in den Niederlanden, Indien und den USA Zugriff auf ihre genehmigten Personaldokumente. Dank des ausgeklügelten Autorisierungskonzepts kann das zentrale HR-Team länderspezifische Personalprozesse sicher abbilden.

Partner auf Augenhöhe

Michiel Janssen will im nächsten Schritt die digitale Personalakte mit Centric Document Builder ergänzen. Er sieht die kundenorientierte Produktpalette als Grundlage für eine nachhaltige Partnerschaft:

„Lösungen von Centric werden mit moderner Technologie entwickelt und sind für Self-Service konzipiert.“

Envalior kann jetzt den Betrieb und die Anpassung der Dateilösung unabhängig steuern, und die Berater und das Support-Team von Centric stehen jederzeit zur Verfügung, um schnelle Antworten auf spezifische Fragen zu geben. Michiel Janssen stellt fest:

„Ich erhalte genau den Service, den ich brauche. Bei Centric ist das Verhältnis zwischen Kunde und Anbieter ausgewogen.“

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