Evonik Industries gère l'ensemble de sa comptabilité des salaires en Allemagne avec SAP® HCM. À des fins d'assurance qualité, le département des ressources humaines a introduit les outils complémentaires PLK/PLX et MADAP de Centric en tant que système de contrôle interne (ICS) HCM, remaniant complètement son processus d'audit mensuel. En conséquence, la sécurité, la qualité et l'efficacité de la comptabilité des salaires ont considérablement augmenté.

Evonik Industries a remplacé son ancien outil d'audit par les outils Centric ICS pour SAP HCM. Depuis sa mise en service en mars 2018, l'équipe responsable des ressources humaines a audité plus de 24 000 dossiers de paie (actifs) par mois à l'aide des modules complémentaires de Centric. En conséquence, le contrôle des salaires est désormais largement automatisé, sans interruption du système ni étapes intermédiaires manuelles. Ce qui est le plus important pour Evonik Industries, c'est le renforcement significatif de la sécurité et de la transparence. Alors que l'outil d'audit précédent contenait 173 règles d'audit développées en interne et qui avaient évolué au fil des ans, le nombre de règles d'audit appliquées dans Centric ICS a maintenant plus que quadruplé.

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Flexibilité grâce à un logiciel standard professionnel

La capacité à développer et à adapter l'ensemble de règles qu'ils utilisaient était l'une des principales raisons pour lesquelles les responsables des ressources humaines ont opté pour Centric. La solution précédente, développée sur mesure, était trop rigide dans ce domaine et nécessitait souvent des efforts de programmation externes lorsque des modifications étaient apportées. En réponse, la division HR Services Germany a saisi l'occasion d'une offensive de qualité à l'échelle de l'entreprise pour rechercher des outils de test spécialisés sur le marché.

Centric a pu marquer des points lors du processus de sélection en tant que partenaire SAP certifié. Grâce à leur ensemble complet de règles intégré, les outils Centric se sont également révélés être une solution standard de premier plan pour SAP HCM. L'utilisation conviviale et la personnalisation facile des règles de contrôle ont également convaincu les experts RH responsables.

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Amélioration visible de la qualité des données

Il était clair pour l'équipe du projet qu'en plus des outils ICS de base PLK et PLX, le Centric Master Data Audit Program (MADAP PA/OM) devait également être mis en œuvre dès le départ. Le suivi régulier des données de base des ressources humaines avec MADAP a rapidement donné des résultats visibles, comme prévu : le nombre d'erreurs détectées a diminué à chaque cycle d'audit et de correction mensuels, de sorte qu'une valeur ajoutée tangible a pu être obtenue en peu de temps grâce à l'amélioration de la qualité des données.

Expansion interne des règles et réglementations

Evonik Industries a mis en œuvre la solution ICS avec le soutien de Centric, l'a adaptée à ses propres besoins et a formé les administrateurs. Dans le cadre d'un fonctionnement normal, l'équipe interne de l'ICS a ensuite commencé à analyser les notes d'erreur générées par le système et à activer et à développer de nouvelles règles de contrôle en conséquence. Le point de départ était constitué des 173 instructions de test de l'ancien système, qui devaient également s'appliquer au nouvel ICS. Entre-temps, environ 630 notes prédéfinies par Centric dans l'outil PLK sont utilisées, tandis que plus de 150 notes développées en interne sont actives dans MADAP.

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Organisation efficace des processus

Evonik Industries a introduit un concept d'utilisateur clé pour les contrôles de qualité mensuels. Chaque jour, environ 45 employés ayant des responsabilités principales sur trois sites utilisent les outils Centric PLX et MADAP pour traiter les messages d'erreur. Dans le cadre du support de premier niveau, ces administrateurs sont chacun responsables d'une zone de paie fixe pour les employés. L'assistance de deuxième niveau est assurée par deux responsables qualité du service central d'assurance qualité des ressources humaines, qui utilisent les outils PLK et MADAP pour contrôler les tests mensuels, suivre les corrections et effectuer des tests de qualité prospectifs.

Deux contrôles préalables au règlement et un contrôle pour les doublons de coordonnées bancaires sont effectués chaque mois. En raison de l'utilisation décentralisée des outils Centric, une grande partie des compétences et des responsabilités ont été transférées aux greffiers. Par exemple, le niveau de support de premier niveau utilise MADAP non seulement pour effectuer de simples vérifications du contenu des champs pour détecter les lacunes, les erreurs ou les incohérences, mais également pour vérifier des faits tels que les régularisations, les quotas de temps et les transactions comptables. Grâce à la documentation automatique de toutes les entrées et au contrôle dédié des droits d'accès, le traitement collaboratif est toujours sécurisé et traçable.

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Fiable et flexible

Grâce à Centric Tools, le nombre moyen d'erreurs dans les cycles de contrôle a désormais été réduit de 1 000 à 400, et le cycle de paie productif ne démarre qu'après l'élimination documentée de toutes les erreurs. Markus Hilfert, responsable des systèmes RH mondiaux, confirme :

« Depuis que nous avons commencé à utiliser Centric pour les contrôles de qualité préventifs, chaque gestion de paie productive de notre entreprise s'est déroulée sans heurts et sans erreur. »

La fiabilité de la paie a renforcé la confiance des employés dans le département des ressources humaines. Cela a également permis de réduire les demandes adressées à l'équipe des ressources humaines et le temps consacré aux consultations directes. L'ensemble des règles relatives aux contrôles de qualité est constamment amélioré. À cette fin, par exemple, chaque administrateur peut faire de nouvelles suggestions, qui sont ensuite évaluées par l'équipe ICS centrale et mises en œuvre dans le système si nécessaire. Grâce à l'administration interne et à la poursuite du développement, le département des ressources humaines peut répondre aux nouvelles exigences de manière rapide et flexible.

« Les outils Centric constituent une application centrale de notre comptabilité des salaires. Ils sont très bien acceptés par nos employés et ont également renforcé la confiance dans le travail du département des ressources humaines. »