Evonik Industries verwaltet seine gesamte Lohnbuchhaltung in Deutschland mit SAP® HCM. Zur Qualitätssicherung hat die Personalabteilung die Centric Add-On-Tools PLK/PLX und MADAP als internes HCM-Kontrollsystem (ICS) eingeführt und damit ihren monatlichen Auditprozess komplett überarbeitet. Infolgedessen haben die Sicherheit, Qualität und Effizienz der Gehaltsabrechnung erheblich zugenommen.

Evonik Industries ersetzte sein bisheriges Audit-Tool durch die Centric ICS-Tools für SAP HCM. Seit der Einführung im März 2018 prüft das zuständige HR-Team mithilfe der Add-Ons von Centric mehr als 24.000 Gehaltsabrechnungsfälle (aktive) pro Monat. Infolgedessen ist die Gehaltsabrechnung nun weitgehend automatisiert, ohne Systembrüche oder manuelle Zwischenschritte. Am wichtigsten für Evonik Industries ist jedoch die deutlich erhöhte Sicherheit und Transparenz. Während das vorherige Audit-Tool 173 intern entwickelte Auditregeln enthielt, die im Laufe der Jahre gewachsen waren, hat sich die Anzahl der in Centric ICS angewandten Auditregeln inzwischen mehr als vervierfacht.

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Flexibilität durch professionelle Standardsoftware

Die Fähigkeit, das von ihnen verwendete Regelwerk weiterzuentwickeln und anzupassen, war ein Hauptgrund für Personalmanager, zu Centric zu wechseln. Die vorherige, speziell entwickelte Lösung war in diesem Bereich zu unflexibel und erforderte oft externen Programmieraufwand, wenn Änderungen vorgenommen wurden. Als Reaktion darauf nutzte der Geschäftsbereich HR Services Deutschland eine unternehmensweite Qualitätsoffensive zum Anlass, nach speziellen Testtools auf dem Markt zu suchen.

Centric konnte im Auswahlverfahren als zertifizierter SAP-Partner punkten. Mit ihrem umfassenden Regelwerk, das sofort einsatzbereit war, erwiesen sich die Tools von Centric auch als führende Standardlösung für SAP HCM. Die benutzerfreundliche Bedienung und die einfache Anpassung der Prüfregeln überzeugten auch die verantwortlichen HR-Experten.

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Sichtbare Steigerung der Datenqualität

Dem Projektteam war klar, dass neben den ICS-Kerntools PLK und PLX auch das Centric Master Data Audit Program (MADAP PA/OM) von Anfang an implementiert werden sollte. Die regelmäßige Überwachung der HR-Stammdaten mit MADAP zeigte wie geplant schnell sichtbare Ergebnisse: Die Anzahl der erkannten Fehler sank mit jedem monatlichen Audit- und Korrekturlauf, sodass dank der erhöhten Datenqualität bereits nach kurzer Zeit ein spürbarer Mehrwert erzielt werden konnte.

Interne Erweiterung der Regeln und Vorschriften

Evonik Industries implementierte die ICS-Lösung mit Unterstützung von Centric, passte sie an die eigenen Anforderungen an und schulte die Administratoren. Im regulären Betrieb begann das interne ICS-Team daraufhin, die vom System generierten Fehlernotizen zu analysieren und entsprechend neue Prüfregeln zu aktivieren und weiterzuentwickeln. Ausgangspunkt dafür waren die 173 Prüfanweisungen aus dem Altsystem, die auch im neuen ICS gelten sollten. Inzwischen sind rund 630 der von Centric im PLK-Tool vordefinierten Notizen im Einsatz, während mehr als 150 selbst entwickelte Notizen in MADAP aktiv sind.

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Effektive Prozessorganisation

Evonik Industries hat ein Key-User-Konzept für monatliche Qualitätsinspektionen eingeführt. Jeden Tag nutzen rund 45 Mitarbeiter mit Hauptverantwortung an drei Standorten die Centric-Tools PLX und MADAP, um Fehlermeldungen zu verarbeiten. Im First-Level-Support sind diese Administratoren jeweils für einen festen Bereich für die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter verantwortlich. Der Support auf der zweiten Ebene wird von zwei Qualitätsmanagern der zentralen Personalabteilung für Qualitätssicherung bereitgestellt. Sie verwenden die PLK- und MADAP-Tools, um die monatlichen Testläufe zu steuern, Korrekturen zu überwachen und perspektivische Qualitätstests durchzuführen.

Jeden Monat werden zwei Vorabrechnungsprüfungen und ein Prüflauf auf doppelte Bankdaten durchgeführt. Durch den dezentralen Einsatz der Tools von Centric haben sich viele Kompetenzen und Verantwortung auf die Sachbearbeiter verlagert. Beispielsweise verwendet die First-Level-Supportstufe MADAP nicht nur, um einfache Feldinhalte auf Lücken, Fehler oder Inkonsistenzen durchzuführen, sondern auch, um Fakten wie Rückstellungen, Zeitkontingente und Buchhaltungstransaktionen zu überprüfen. Dank der automatischen Dokumentation aller Eingaben und der dedizierten Kontrolle der Zugriffsrechte ist die kollaborative Bearbeitung immer sicher und nachvollziehbar.

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Zuverlässig und flexibel

Mit Centric Tools wurde die durchschnittliche Anzahl der Fehler bei Prüfläufen jetzt von 1.000 auf 400 reduziert, und die produktive Gehaltsabrechnung wird erst gestartet, nachdem alle Fehler dokumentiert wurden. Markus Hilfert, Leiter von Global HR Systems, bestätigt:

„Seitdem wir Centric für präventive Qualitätsprüfungen einsetzen, verlief jede produktive Gehaltsabrechnung in unserem Unternehmen reibungslos und fehlerfrei.“

Die Zuverlässigkeit der Gehaltsabrechnung hat das Vertrauen der Mitarbeiter in die Personalabteilung erhöht. Es hat auch die Anzahl der Anfragen an das Personalteam und den Zeitaufwand für direkte Konsultationen reduziert. Das Regelwerk für Qualitätsprüfungen wird kontinuierlich verbessert. Zu diesem Zweck kann beispielsweise jeder Administrator neue Vorschläge machen, die dann vom zentralen ICS-Team bewertet und bei Bedarf in das System implementiert werden. Dank interner Verwaltung und Weiterentwicklung kann die Personalabteilung zeitnah und flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

„Die Centric-Tools sind eine zentrale Anwendung in unserer Lohnbuchhaltung. Sie haben eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern und haben auch das Vertrauen in die Arbeit der Personalabteilung gestärkt.“