Le nom fischer est synonyme de prises murales et de kits de construction modulaires, ainsi que de composants pour l'intérieur des véhicules, de systèmes électroniques et de services de conseil en matière de processus. L'entreprise innovante poursuit également activement la mise en œuvre d'une stratégie de numérisation robuste pour ses processus commerciaux internes. Le groupe d'entreprises fischer a déployé le dossier numérique des employés de Centric dans les services des ressources humaines de ses 11 entreprises allemandes. Dans le même temps, environ 2 700 fichiers papier existants ont été numérisés et importés dans la solution de fichiers électroniques.

Conformité au RGPD garantie

L'entreprise vise à automatiser, standardiser et simplifier ses processus RH. L'un des principaux objectifs du passage à l'utilisation de fichiers numériques des employés est de permettre une collaboration moderne, décentralisée et contrôlée par le flux de travail entre les responsables des ressources humaines, les cadres supérieurs et les employés. Cependant, la conformité est également une question clé : le déploiement de la solution garantira la conformité légale avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, par exemple en ce qui concerne les périodes de conservation des fichiers des employés, tout en automatisant les processus dans toute la mesure du possible.

Centric Employee File : un produit évolutif et avant-gardiste

Au cours de la phase d'évaluation du logiciel, l'équipe du projet a examiné une multitude de produits. Le dossier numérique des employés de Centric a impressionné les experts en ressources humaines et informatiques grâce à sa gamme complète de fonctions et à son interface intuitive et facile à utiliser. L'un des principaux avantages était la possibilité d'utiliser

Le dossier numérique des employés en combinaison avec le générateur de documents et le générateur de lettres de référence de Centric, qui seront également mis en œuvre lors des prochaines étapes du projet. Pour les chefs de projet, la création automatisée de documents à partir de SAP, qui sont ensuite transférés et conservés dans le dossier numérique des employés, constitue la base idéale pour des processus de travail efficaces et sécurisés.

fischer cherche également à optimiser les transactions de paie à l'avenir en déployant les outils d'audit et de conformité de Centric. Edo Harms, responsable des services de paie chez fischerwerke, déclare :

« Centric propose un portefeuille complet de solutions, qui peuvent être exécutées à la fois dans SAP HCM et dans SuccessFactors. Cela fournit la flexibilité technologique dont nous avons besoin. »

Mise en œuvre efficace

Pour Jens Kneißler, l'expert informatique chargé de la mise en œuvre pour le groupe d'entreprises fischer, le processus d'installation technique du dossier numérique des employés de Centric a été rapide et simple. La conceptualisation de la conception fondamentale a représenté la plus grande partie de la charge de travail au cours de la phase de mise en œuvre. Les principaux points à prendre en compte à cet égard comprenaient la sélection des documents à classer dans les dossiers numériques des employés, un concept complet d'effacement et de conservation et, surtout, la définition d'un concept sophistiqué de rôle et d'autorisations pour le contrôle d'accès aux dossiers des employés.

L'équipe du groupe d'entreprises fischer a mené le déploiement en collaboration avec des experts de Centric dans le cadre d'un processus d'adoption parallèle aux opérations commerciales quotidiennes. Au cours de la phase de test, des ajustements et de nouvelles exigences ont été mis en œuvre dans le système de manière agile et axée sur l'exploitation. Les chefs de projet ont souligné l'excellente collaboration avec Centric et le haut niveau d'engagement en matière de service dont elle a fait preuve au cours de ce processus :

« Centric a mis en œuvre nos exigences en un temps record. Les consultants sont dévoués, ouverts d'esprit et déterminés à trouver les solutions adaptées à nos besoins. »

Transparence et sécurité des données

Une fois le système opérationnel, les responsables et les employés des ressources humaines ont eu accès au dossier numérique des employés de Centric. Le personnel du service des ressources humaines souligne le soulagement apporté par la conformité garantie aux stipulations du RGPD grâce aux délais de conservation intégrés au logiciel, aux autorisations d'accès dédiées pour les différents niveaux de document et aux processus résistants aux audits et sécurisés en matière de révision. L'aperçu rapide des informations essentielles fournies par l'en-tête clairement structuré du dossier numérique des employés est tout aussi utile dans les opérations quotidiennes. Même la fourniture des fichiers à des « clients internes » pour une utilisation temporaire est désormais un processus simple, associé à la possibilité de suivre à tout moment où se trouve le fichier. Enfin, l'archivage numérique des dossiers papier permet également à Fischer d'économiser un espace de stockage considérable dans son service des ressources humaines.

Possibilités d'automatisation polyvalentes

Le fait que les dossiers numériques des employés soient désormais disponibles partout et en tout lieu constitue la base de processus RH de pointe qui permettent des modèles de travail mobiles et une collaboration intersite. Edo Harms attend déjà avec impatience la prochaine mise en œuvre du générateur de documents de Centric :

« L'utilisation combinée des outils de Centric constituera une avancée majeure dans la transformation numérique de notre entreprise. »

Le service des ressources humaines s'attend à une automatisation supplémentaire et à l'utilisation de toutes les fonctions disponibles, telles que les flux de travail d'approbation, le transfert automatique des données de base et la possibilité de fixer des rendez-vous et des suivis

et les rappels ou la création de listes de travail se traduiront par une efficacité nettement accrue et un gain de temps considérable dans les opérations de routine. L'expert informatique Jens Kneißler rend le verdict positif suivant :

« L'outil logiciel de Centric est doté d'un large éventail de fonctions, tout en restant facile à utiliser. Cela signifie que nous pouvons exécuter les tâches et les tâches rapidement et fournit au département une aide précieuse. »

fischer cherche également à optimiser les transactions de paie à l'avenir en déployant les outils d'audit et de conformité de Centric. Edo Harms, responsable des services de paie chez fischerwerke, déclare :

« L'outil Centric est facile à utiliser malgré son large éventail de fonctions. Cela nous permet d'agir rapidement et de fournir un bon soutien au département. Grâce à des fonctionnalités de conformité intégrées telles que les périodes de rétention automatisées, Digital Employee File nous donne l'assurance de la conformité légale. »

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