DSGVO-Konformität garantiert

Das Unternehmen strebt an, seine Personalprozesse zu automatisieren, zu standardisieren und zu vereinfachen. Ein wichtiges Ziel der Umstellung auf digitale Mitarbeiterakten besteht darin, eine moderne, dezentrale und workflowgesteuerte Zusammenarbeit zwischen Personalmanagern, Führungskräften und Mitarbeitern zu ermöglichen. Compliance ist jedoch auch ein zentrales Thema: Durch die Einführung der Lösung wird die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) der EU gewährleistet, beispielsweise in Bezug auf Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterakten, und gleichzeitig die Prozesse so weit wie möglich automatisiert werden.

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Centric Employee File: Ein skalierbares und zukunftsorientiertes Produkt

Während der Softwareevaluierungsphase betrachtete das Projektteam eine Vielzahl von Produkten. Das Digital Employee File von Centric beeindruckte die Personal- und IT-Experten mit seinem umfassenden Funktionsumfang und seiner dennoch intuitiven und einfach zu bedienenden Oberfläche. Ein großer Vorteil war die Möglichkeit, das zu verwenden

Digitale Mitarbeiterakte in Kombination mit dem Document Builder und dem Reference Letter Generator von Centric, die beide auch in zukünftigen Projektschritten implementiert werden. Für die Projektmanager bildet die automatisierte Erstellung von Dokumenten aus SAP, die dann in die digitale Mitarbeiterakte übertragen und dort aufbewahrt werden, die ideale Grundlage für effiziente und sichere Arbeitsprozesse.

Fischer plant auch, die Gehaltsabrechnungstransaktionen in Zukunft zu optimieren, indem es die Audit- und Compliance-Tools von Centric einführt. Edo Harms, Leiter der Payroll Services bei fischerwerke, erklärt:

Centric bietet ein umfassendes Lösungsportfolio, das sowohl in SAP HCM als auch in SuccessFactors ausgeführt werden kann. Dies bietet die technologische Flexibilität, die wir benötigen.

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Effiziente Umsetzung

Für Jens Kneißler, den Implementierungsexperten der Unternehmensgruppe fischer, war der technische Installationsprozess von Centrics Digital Employee File schnell und einfach. Die Konzeptualisierung des grundlegenden Entwurfs machte den größten Teil des Arbeitsaufwands in der Implementierungsphase aus. Wichtige Punkte, die es dabei zu berücksichtigen galt, waren die Auswahl der Dokumente, die in den digitalen Mitarbeiterakten abgelegt werden sollten, ein umfassendes Lösch- und Aufbewahrungskonzept und vor allem die Abbildung eines ausgeklügelten Rollen- und Rechtekonzepts für die Zugriffskontrolle auf Mitarbeiterakten.

Das Team der Fischer Group of Companies führte den Rollout zusammen mit Experten von Centric als parallelen Adoptionsprozess neben dem täglichen Geschäftsbetrieb durch. Während der Testphase wurden Anpassungen und neue Anforderungen agil und operativ fokussiert in das System implementiert. Die Projektmanager betonten die hervorragende Zusammenarbeit mit Centric und das hohe Maß an Servicebereitschaft, das in diesem Prozess an den Tag gelegt wurde:

Centric hat unsere Anforderungen in Rekordzeit umgesetzt. Die Berater sind engagiert, aufgeschlossen und setzen sich dafür ein, die richtigen Lösungen für unsere Bedürfnisse zu finden.

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Transparenz und Datensicherheit

Sobald das System betriebsbereit war, erhielten Manager und HR-Mitarbeiter Zugriff auf die digitale Mitarbeiterakte von Centric. Die Mitarbeiter der Personalabteilung heben die Erleichterung hervor, die die sichere Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen dank der in der Software integrierten Aufbewahrungsfristen, dedizierten Zugriffsberechtigungen für einzelne Dokumentenebenen sowie revisionssichere und revisionssichere Prozesse mit sich bringt. Ebenso hilfreich im Tagesgeschäft ist der schnelle Überblick über wichtige Informationen, den der klar strukturierte Header der digitalen Mitarbeiterakte bietet. Selbst die Bereitstellung der Dateien an „interne Kunden“ zur temporären Verwendung ist jetzt ein einfacher Vorgang, gepaart mit der Möglichkeit, jederzeit nachzuverfolgen, wo sich die Datei befindet. Nicht zuletzt spart Fischer durch die digitale Archivierung von Papierakten auch eine beträchtliche Menge an Speicherplatz in der Personalabteilung.

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Vielseitige Möglichkeiten der Automatisierung

Die Tatsache, dass digitale Mitarbeiterakten heute überall und überall verfügbar sind, bildet die Grundlage für hochmoderne HR-Prozesse, die mobile Arbeitsmodelle und standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen. Edo Harms freut sich bereits auf die bevorstehende Implementierung von Centrics Document Builder:

Der kombinierte Einsatz der Tools von Centric wird einen Quantensprung in der Digitalisierungstransformation unseres Unternehmens bedeuten.

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Die Personalabteilung geht davon aus, dass eine zusätzliche Automatisierung und die Nutzung aller verfügbaren Funktionen wie Genehmigungsworkflows, die automatische Übernahme von Stammdaten und die Möglichkeit, Termine, Follow-ups und Erinnerungen einzurichten oder Arbeitslisten zu erstellen, zu einer deutlich höheren Effizienz und erheblichen Zeiteinsparungen im Routinebetrieb führen werden. IT-Experte Jens Kneißler zieht das folgende positive Urteil:

Das Software-Tool von Centric verfügt über einen umfangreichen Funktionsumfang und ist dennoch einfach zu bedienen. Es bedeutet, dass wir Aufgaben und Pflichten schnell erledigen können und bietet der Abteilung eine wertvolle Hilfe.

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Fischer plant auch, die Gehaltsabrechnungstransaktionen in Zukunft zu optimieren, indem es die Audit- und Compliance-Tools von Centric einführt. Edo Harms, Leiter der Payroll Services bei fischerwerke, erklärt:

Das Centric-Tool ist trotz seines großen Funktionsumfangs einfach zu bedienen. Es ermöglicht uns, schnell zu handeln und die Abteilung gut zu unterstützen. Dank integrierter Compliance-Funktionen wie den automatisierten Aufbewahrungsfristen bietet uns Digital Employee File die Gewissheit, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.