Der Name fischer steht für Dübel und Konstruktionsbaukästen sowie für Komponenten im Autoinnenraum, Prozessberatung und elektronische Systeme. Das innovationsstarke Unternehmen verfolgt auch hinsichtlich seiner internen Geschäftsprozesse eine konsequente Digitalisierungsstrategie. Im Personalbereich hat die Unternehmensgruppe fischer im Jahr 2022 das Centric Employee File, die digitale Personalakte von Centric, für elf deutsche Gesellschaften eingeführt. Parallel dazu wurden die rund 2.700 vorhandenen Papierakten digitalisiert und in die E-Aktenlösung importiert.
Sicherer Einhaltung der DSGVO
Das Unternehmen will seine Personalprozesse automatisieren, standardisieren und vereinfachen. Ein wesentliches Ziel der Umstellung auf die digitale Personalakte ist dabei, moderne Arbeitsformen, wie die mobile, dezentrale und durch Workflows gesteuerte Zusammenarbeit von Personalverantwortlichen, Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zu ermöglichen. Genauso wichtig ist aber auch die Compliance: Mit der Implementierung sollten die Vorgaben der DSGVO wie beispielsweise die Löschfristen von Personaldokumenten rechtssicher gewährleistet und so weit wie möglich automatisiert werden.
Centric Employee File: Ein skalierbares und zukunftsorientiertes Produkt
Im Rahmen der Software-Evaluierung hat sich das Projektteam mehrere Produkte angeschaut. Centric Employee File überzeugte die HR- und IT-Experten durch seine umfangreiche Funktionalität bei einfacher und übersichtlicher Bedienung. Ein wesentlicher Pluspunkt war die Möglichkeit, das Employee File in Kombination mit dem Centric Document Builder und dem Zeugnis-Generator einzusetzen, die in den zukünftigen Projektschritten ebenfalls eingeführt werden sollen. Die automatisierte Erstellung von Dokumenten aus SAP, die dann in der digitalen Personalakte geführt werden, ist für die Projektverantwortlichen die ideale Grundlage für effiziente und sichere Arbeitsprozesse.
Auch die Entgeltabrechnung will fischer künftig durch die Implementierung des Centric Audit- & Compliance-Tools optimieren. Edo Harms, Abteilungsleiter Entgeltabrechnung der fischerwerke, hält fest:
„„Centric bietet ein umfassendes Lösungsportfolio, das sowohl in SAP HCM als auch in SuccessFactors lauffähig ist. Damit bleiben wir technologisch flexibel.“
Effiziente Implementierung
Die technische Installation des Centric Employee File funktionierte aus Sicht des beteiligten IT-Experten der Unternehmensgruppe fischer Jens Kneißler einfach und schnell. Der Hauptaufwand der Implementierung lag in der grundlegenden Konzeption. Wesentliche Punkte waren dabei die Auswahl der Dokumente, die in die digitalen Personalakten aufgenommen werden sollen, ein umfangreiches Löschkonzept und vor allem die Abbildung eines ausgefeilten Rollen- und Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf die Personalakten.
Die Implementierung führte das Team der Unternehmensgruppe fischer zusammen mit Centric parallel zum Tagesgeschäft durch. In der Testphase wurden Anpassungen und neue Anforderungen agil und praxisorientiert am System umgesetzt. Die Projektverantwortlichen heben dabei die gute Zusammenarbeit und die hohe Servicebereitschaft von Centric hervor:
„Centric hat unsere Anforderungen schnell umgesetzt. Die Berater sind engagiert, offen und lösungsorientiert.“ntric hat unsere Anforderungen in Rekordzeit umgesetzt. Die Berater sind engagiert, aufgeschlossen und setzen sich dafür ein, die richtigen Lösungen für unsere Bedürfnisse zu finden.“
Transparenz und Datensicherheit
Seit der Inbetriebnahme haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Personalbereich und Führungskräfte Zugriff auf das Centric Employee File. Als wesentliche Erleichterung hebt der Personalbereich die durchweg sichere Einhaltung der DSGVO durch die hinterlegten Löschfristen, die dezidierten Zugriffsrechte auf Dokumenten-Ebene und die revisionssicheren Abläufe hervor. Hilfreich im Tagesgeschäft ist zudem der schnelle Überblick über wesentliche Informationen, die der übersichtlich gestaltete Kopfteil der digitalen Personalakte bietet. Auch die Ausleihe der Akten an „interne Kunden“ ist nun einfach zu bewerkstelligen, wobei jederzeit nachvollziehbar ist, wo sich die Akte gerade befindet. Und durch die Archivierung von Papierakten spart fischer viel Lagerplatz im Personalbüro.
Mit der überall verfügbaren digitalen Personalakte ist die Grundlage für moderne Personalprozesse mit mobiler Arbeit und standortübergreifender Zusammenarbeit gelegt. Edo Harms freut sich bereits auf die anstehende Implementierung des Centric Document Builder:
„Der kombinierte Einsatz der CentricTools wird ein Quantensprung in der Digitalisierung für uns"
Vielfältige Automatisierungspotenziale
Durch die weitere Automatisierung und Nutzungsämtlicher Funktionen wie Freigabeworkflows, automatische Stammdaten-Übernahme,Hinterlegung von Terminen und Wiedervorlagen oder die Schaffung vonArbeitsvorräten erwartet der Personalbereich wesentliche Effizienzgewinne undEinsparungen von Routinen. Auch der IT-Experte Jens Kneißler zieht einpositives Fazit: „Das Centric Tool ist bei großemFunktionsumfang einfach zu bedienen. Wir können damit schnell agieren und denFachbereich gut unterstützen.“
Edo Harms ergänzt:
„Durch hinterlegte Compliance-Regeln wieautomatisierte Löschfristen gibt uns die digitale Personalakte das gute Gefühlder Rechtssicherheit.“
