Environ 1 700 journalistes et 3 800 professionnels des médias travaillent pour FUNKE, l'une des entreprises de médias les plus importantes et les plus prospères d'Allemagne, dont le siège est à Essen. Cela signifie des milliers de salaires payés mois après mois. FUNKE travaille ici avec SAP HCM. En utilisant les outils PLK/PLX de Centric en combinaison avec l'outil de vérification des données de base MADAP, le groupe de médias est désormais parvenu à rationaliser de manière significative la comptabilité mensuelle des salaires.

La paie mensuelle est la carte de visite de chaque entreprise. En cas de retard dans le paiement des salaires, le service des salaires ne le découvre généralement que lorsque la personne concernée le demande. Aussi efficace que soit la comptabilité des salaires avec SAP HCM, elle est sujette à des erreurs si certaines routines de contrôle ne sont pas effectuées à l'avance. « À l'inverse, il y a également eu des cas isolés dans lesquels une rémunération variable a été versée deux fois, par exemple », rapporte Tim Hirschfeld, responsable des opérations de paie et des ressources humaines chez FUNKE, d'après son expérience. Toutefois, si de tels cas n'apparaissent qu'une fois le premier cycle de paie terminé, ils doivent être corrigés rapidement. Par le passé, cela entraînait un stress temporel et une charge de travail manuelle élevée pour les 20 collègues du service de comptabilité des salaires de FUNKE sur le site d'Essen.

L'ensemble du processus devient transparent

L'entreprise voulait changer cela. Ils cherchaient un moyen d'afficher des informations sur les erreurs de paie dans SAP de manière à ce que l'ensemble du processus puisse être visualisé. Dans le même temps, un outil de vérification des données de base SAP devait être introduit. L'objectif : renforcer la sécurité des administrateurs du département des ressources humaines et réduire la charge de travail manuelle. Centric a été choisi comme fournisseur, comme le rapporte Tim Hirschfeld.

« Après avoir étudié le marché, nous avons opté pour les produits Centric car nous les avons trouvés particulièrement intuitifs à utiliser. Nous avons également apprécié la facilité avec laquelle il était possible d'intervenir dans les règles d'inspection et de les modifier à nos propres fins. »

La solution était un système de contrôle interne (ICS) pour la comptabilité des salaires dans SAP HCM. En 2021, FUNKE Services GmbH a opté pour les outils de Centric : PLK pour le contrôle des salaires, PLX comme poste de pilotage pour le traitement des notes et MADAP comme outil de contrôle pour les données de base HCM et les données OM. « Nos employés trouvent le fonctionnement particulièrement intuitif », déclare Tim Hirschfeld. « Nous avons également apprécié la facilité avec laquelle il est possible d'intervenir dans les règles d'audit et de les modifier à nos propres fins. »

Le projet a débuté avec le Master Data Audit Program (MADAP). L'outil d'audit et de correction est utilisé pour une vérification rapide, complète et à l'épreuve des audits des données de base et des faits relatifs aux ressources humaines dans SAP HCM ou des infotypes et des tableaux spécifiques au client. Comme PLK/PLX, il est intégré à SAP HCM, il n'est donc pas nécessaire de vous familiariser avec une nouvelle interface logicielle. « La mise en œuvre a été très simple », explique Dagmar Wolter, qui gère le système SAP HCM au sein du service informatique de Funke. « Nous avons mis en place les outils en collaboration avec Centric IT Solutions, qui a ensuite également dispensé des formations à nos employés.

« Pour le service de facturation, les outils Centric rendent notre travail complètement différent, car il est désormais beaucoup plus structuré. Vous recherchez des informations dans PLK et PLX, vous parcourez vos notes et vous les enregistrez. Au final, nous savons que tout s'est bien passé. »

Tim Hirschfeld, responsable des opérations de paie et des ressources humaines chez FUNKE

Les alertes automatiques détectent les erreurs à un stade précoce

Les nouveaux outils logiciels ont considérablement simplifié les procédures de traitement : alors qu'auparavant, les employés devaient soit rechercher eux-mêmes les erreurs, soit se fier à des informations externes, toutes les notes d'erreur et de plausibilité sont désormais répertoriées dans le PLX Cockpit sous forme de liste de travail claire. Le logiciel les distribue automatiquement en fonction des domaines d'activité. Un message apparaît en temps utile avant la facturation pour indiquer que l'enregistrement de données correspondant n'est pas « facturable ».

« Ce que Centric a réalisé ici est vraiment excellent. »

Cela est rendu possible par l'outil de vérification PLK avec ses quelque 850 routines standard, qui surveillent en permanence la facturation SAP. Seules quelques entreprises les utiliseront pleinement, mais l'étendue des contrôles garantit le plus haut degré de sécurité possible, car tous les cas imaginables sont couverts. « Ce que Centric a réalisé ici est vraiment excellent », déclare Tim Hirschfeld. « Les évaluations ultérieures n'ont été utiles que dans une certaine mesure. Mais cela n'a pas été possible avec la profondeur de détail que nous pouvons atteindre aujourd'hui avec PLK, PLX et MADAP. »

Les routines de test ont été personnalisées

L'équipe a adapté individuellement les routines à ses besoins spécifiques. Par exemple, un message a été configuré pour être affiché chaque fois qu'un paiement net est supérieur de plus de 500€ (ou 5 %) au mois précédent. La personnalisation est réalisée par un collaborateur du service de paie de sa propre initiative, aucune aide de Centric n'est requise ici. Centric IT Solutions veille à ce que les routines soient toujours à jour en important immédiatement les nouvelles modifications légales dans le logiciel.

Au printemps 2023, FUNKE Mediengruppe était en train de passer à SuccessFactors, en commençant par les modules Recruiting et Performance & Goals. Le reste du SAP HCM traditionnel sera également converti à court et moyen terme. La comptabilité des salaires restera toutefois dans la version classique de SAP. PLK/PLX et MADAP peuvent être exécutés à la fois avec SAP HCM et SuccessFactors.

Tim Hirschfeld : « Pour nous, au service de la facturation, les outils de Centric constituent une toute autre façon de travailler, car ils sont désormais beaucoup plus structurés. Vous recherchez des informations dans PLK et PLX, vous parcourez vos notes et vous les enregistrez. De cette façon, nous savons à la fin que tout s'est déroulé correctement. » Pour le spécialiste de la paie, le fait que les produits Centric aient exactement la même interface que SAP HCM, que ses collègues connaissent sur le bout des doigts, constitue un avantage considérable. Un message apparaît et vous pouvez accéder à l'infotype pour modifier l'erreur. Rien de plus simple.

Conformité aux exigences d'audit

Chaque année, FUNKE fait examiner ses processus par une société d'audit. Ils vérifient notamment comment le principe du double contrôle peut être utilisé pour garantir que les salaires et les rémunérations variables sont correctement saisis dans le système. À l'avenir, les saisies effectuées par les employés pourront être retracées en détail via l'ICS. Les outils Centric facilitent non seulement le travail du service de paie, mais garantissent également une transparence et une sécurité accrues dans la présentation externe.

« La mise en œuvre a été très simple. Nous avons mis en place les outils en collaboration avec Centric IT Solutions, qui a ensuite également assuré la formation de nos employés. »

Dagmar Wolter, spécialiste SAP HCM, FUNKE

‍