Rund 1.700 Journalisten und 3.800 Medienschaffende arbeiten für FUNKE, eines der größten und erfolgreichsten Medienunternehmen Deutschlands mit Hauptsitz in Essen. Das bedeutet Tausende von Gehältern, die Monat für Monat ausgezahlt werden. FUNKE arbeitet hier mit SAP HCM. Durch den Einsatz der Centric-Tools PLK/PLX in Kombination mit dem Stammdaten-Check-Tool MADAP ist es der Mediengruppe nun gelungen, die monatliche Gehaltsabrechnung deutlich zu rationalisieren.

Die monatliche Gehaltsabrechnung ist die Visitenkarte jedes Unternehmens. Kommt es zu Verzögerungen bei der Auszahlung von Gehältern, erfährt die Lohnabteilung in der Regel erst, wenn die betroffene Person danach fragt. So effizient die Lohnabrechnung mit SAP HCM auch ist, sie ist fehleranfällig, wenn bestimmte Prüfroutinen nicht im Vorfeld durchgeführt werden. „Umgekehrt gab es auch vereinzelt Fälle, in denen die variable Vergütung beispielsweise zweimal ausgezahlt wurde“, berichtet Tim Hirschfeld, Leiter Payroll & HR Operations bei FUNKE, aus seiner Erfahrung. Kommen solche Fälle jedoch erst ans Licht, wenn der erste Lohnabrechnungslauf abgeschlossen ist, müssen sie schnell behoben werden — in der Vergangenheit hatte das Zeitstress und einen hohen manuellen Arbeitsaufwand für die 20 Kollegen in der Lohnbuchhaltung von FUNKE am Standort Essen zur Folge.

Der gesamte Prozess wird transparent

Das Unternehmen wollte das ändern. Sie suchten nach einer Möglichkeit, Informationen zu Abrechnungsfehlern in SAP so anzuzeigen, dass der gesamte Prozess eingesehen werden konnte. Gleichzeitig sollte ein Tool für die SAP-Stammdatenprüfung eingeführt werden. Das Ziel: mehr Sicherheit für die Administratoren der Personalabteilung und eine Reduzierung des manuellen Aufwands. Als Anbieter wurde Centric ausgewählt, wie Tim Hirschfeld berichtet.

„Nachdem wir den Markt überprüft hatten, haben wir uns für die Produkte von Centric entschieden, weil wir sie für besonders intuitiv zu bedienen hielten. Uns gefiel auch, wie einfach es war, in die Inspektionsregeln einzugreifen und sie für unsere eigenen Zwecke zu ändern.“

Die Lösung war ein internes Kontrollsystem (ICS) für die Lohnabrechnung in SAP HCM. 2021 entschied sich die FUNKE Services GmbH für die Tools von Centric: PLK für den Gehaltsscheck, PLX als Cockpit für die Bearbeitung der Notizen und MADAP als Prüftool für die HCM-Stammdaten und OM-Daten. „Unsere Mitarbeiter empfinden die Bedienung als besonders intuitiv“, sagt Tim Hirschfeld. „Uns gefiel auch, wie einfach es ist, in die Prüfungsregeln einzugreifen und sie für unsere eigenen Zwecke zu ändern.“

Das Projekt begann mit dem Master Data Audit Program (MADAP). Das Prüf- und Korrekturtool dient der schnellen, umfassenden und revisionssicheren Überprüfung von Personalstammdaten und Fakten in SAP HCM oder kundenspezifischen Infotypen und Tabellen. Es ist wie PLK/PLX in SAP HCM integriert, sodass Sie sich nicht mit einer neuen Softwareschnittstelle vertraut machen müssen. „Die Implementierung war sehr einfach“, sagt Dagmar Wolter, die das SAP HCM-System in der IT-Abteilung von Funke verwaltet. „Wir haben die Tools zusammen mit Centric IT Solutions eingerichtet, die dann auch unsere Mitarbeiter geschult haben.

„Für uns in der Rechnungsabteilung machen die Centric-Tools unsere Arbeit völlig anders, da sie jetzt viel strukturierter ist. Du schaust Dinge in PLK & PLX nach, arbeitest deine Notizen durch und protokollierst sie. Am Ende wissen wir, dass alles richtig durchgegangen ist.“

Tim Hirschfeld, Leiter Payroll & HR Operations bei FUNKE

Automatische Warnmeldungen erkennen Fehler frühzeitig

Die neuen Softwaretools haben die Bearbeitungsabläufe stark vereinfacht: Mussten Mitarbeiter früher entweder selbst nach Fehlern suchen oder sich auf externe Informationen verlassen, sind nun alle Fehler- und Plausibilitätshinweise im PLX Cockpit als übersichtliche Arbeitsliste aufgeführt. Die Software verteilt sie automatisch nach Tätigkeitsfeldern. Rechtzeitig vor der Abrechnung erscheint eine Meldung, die darauf hinweist, dass der entsprechende Datensatz nicht „abrechnungsfähig“ ist.

„Was Centric hier geliefert hat, ist wirklich gut.“

Möglich macht dies das PLK-Check-Tool mit seinen rund 850 Standardroutinen, die die SAP-Abrechnung permanent überwachen. Nur wenige Unternehmen werden sie in vollem Umfang nutzen, aber der volle Umfang der Prüfungen gewährleistet ein größtmögliches Maß an Sicherheit, da alle denkbaren Fälle abgedeckt sind. „Was Centric hier geliefert hat, ist wirklich gut“, sagt Tim Hirschfeld. „Spätere Evaluierungen halfen früher in begrenztem Umfang. In der Detailtiefe, die wir jetzt mit PLK, PLX und MADAP erreichen können, war das aber nicht möglich.“

Die Testroutinen wurden angepasst

Das Team passte die Routinen individuell an ihre spezifischen Anforderungen an. Beispielsweise wurde eine Meldung so eingerichtet, dass sie immer dann angezeigt wird, wenn eine Nettozahlung um mehr als 500€ (oder 5%) höher ist als im Vormonat. Das Customizing wird von einem Mitarbeiter der Payroll-Abteilung auf eigene Initiative durchgeführt, hier ist keine Hilfe von Centric erforderlich. Centric IT Solutions stellt sicher, dass die Routinen immer auf dem neuesten Stand sind, indem neue gesetzliche Änderungen sofort in die Software importiert werden.

Im Frühjahr 2023 war die FUNKE Mediengruppe mitten in der Umstellung auf SuccessFactors, angefangen mit den Modulen für Recruiting und Performance & Goals. Auch der Rest des traditionellen SAP HCM wird kurz- bis mittelfristig umgestellt. Die Lohnbuchhaltung wird jedoch im klassischen SAP bleiben. PLK/PLX und MADAP können sowohl mit SAP HCM als auch mit SuccessFactors ausgeführt werden.

Tim Hirschfeld: „Für uns in der Rechnungsabteilung bedeuten die Tools von Centric eine völlig andere Arbeitsweise, da sie jetzt viel strukturierter ist. Du schaust Dinge in PLK & PLX nach, arbeitest deine Notizen durch und protokollierst sie. Auf diese Weise wissen wir am Ende, dass alles richtig durchgegangen ist.“ Für den Payroll-Spezialisten ist es ein großer Vorteil, dass die Centric-Produkte genau dieselbe Oberfläche wie SAP HCM haben, die seine Kollegen wie ihre Westentasche kennen. Eine Meldung erscheint und Sie können zum Infotyp springen, um den Fehler zu bearbeiten — einfacher geht es nicht.

Einhaltung der Prüfungsanforderungen

Jedes Jahr lässt FUNKE seine Prozesse von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft überprüfen. Sie prüfen unter anderem, wie mit dem Prinzip der doppelten Kontrolle sichergestellt werden kann, dass Gehälter und variable Vergütungen korrekt in das System eingegeben werden. Künftig können die Eingaben der Mitarbeiter über das ICS detailliert nachvollzogen werden. Die Centric-Tools erleichtern nicht nur die Arbeit der Lohnabteilung, sondern sorgen auch für mehr Transparenz und Sicherheit in der Außendarstellung.

„Die Implementierung war sehr einfach. Wir haben die Tools zusammen mit Centric IT Solutions eingerichtet, das dann auch unsere Mitarbeiter geschult hat.“

Dagmar Wolter, SAP HCM Spezialistin, FUNKE

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