Le groupe Brueder Schlau est l'un des principaux fournisseurs de design d'intérieur dans le secteur de la vente en gros et au détail. Dans le domaine des ressources humaines, l'entreprise utilise SAP HCM et a déjà réalisé de grands progrès en matière de numérisation. Elle utilisait une solution de classement numérique et un générateur de lettres de référence depuis quelques années. Cependant, ceux-ci devaient être modernisés : les outils étaient compliqués à utiliser, ce qui entraînait des processus RH longs et fastidieux. L'ancien système devait donc être remplacé par une solution cloud pérenne dotée d'une interface utilisateur intuitive.

Après une évaluation, l'équipe du projet a décidé d'introduire Centric Employee File en tant que solution de classement numérique et Centric Reference Letter pour la génération automatique de références. La facilité d'utilisation de la solution de classement et l'intégration de SAP HCM répondaient exactement à ce que recherchaient les experts en ressources humaines. Le dossier des employés de Centric, associé à la lettre de référence Centric, s'est également révélé être la solution la plus rentable. De plus, le département des ressources humaines utilise avec satisfaction les outils Centric Audit & Compliance pour l'audit des salaires depuis des années.

Migration conforme au RGPD

Au cours de la phase de mise en œuvre, l'équipe a été soutenue par Xayambe, partenaire de Centric. Christopher Pautz, consultant en ressources humaines SAP au sein du groupe Brueder Schlau, met particulièrement l'accent sur cette coopération fructueuse :

« Le soutien et l'organisation du projet étaient excellents. Ils nous ont permis de respecter notre calendrier serré pour la mise en œuvre. »

Christopher Pautz, consultant SAP en ressources humaines, groupe Brueder Schlau

Les dossiers des employés étant déjà numérisés, aucune numérisation préparatoire n'a été nécessaire. Environ 23 900 fichiers, dont 5 200 actifs, devaient être importés exactement tels qu'ils provenaient de la solution précédente. Cependant, le transfert sécurisé de cette énorme quantité de données représentait un défi. L'objectif était de transférer environ 600 000 documents vers la nouvelle solution de classement sans aucune interruption de support, tout en préservant la conformité au RGPD.

Un fournisseur de services de numérisation avec lequel Centric travaille habituellement pour numériser des fichiers papier a pu apporter son aide et fournir un serveur sécurisé conforme à toutes les réglementations de sécurité relatives à la migration.

Stockage de documents directement depuis Outlook

Environ 20 employés des ressources humaines du siège social et d'autres sites travaillent actuellement avec Centric Employee File. À l'avenir, les responsables auront également accès à certains documents du dossier. Le concept de rôle correspondant, qui réglemente l'accès document par document, a déjà été défini. Les produits Centric, qui sont profondément intégrés à SAP, utilisent le concept d'autorisation SAP et importent également les données de base directement depuis le système SAP HCM.

Comme on pouvait s'y attendre, la facilité d'utilisation intuitive s'est révélée être un avantage considérable dans les activités quotidiennes. Par exemple, les employés peuvent désormais déposer de nouveaux documents directement depuis Outlook. Le classement étant un processus standard souvent effectué quotidiennement par plusieurs employés des ressources humaines, cette simplification du processus permet de gagner un temps considérable dans l'ensemble. Martin Damm, responsable des ressources humaines, souligne également le fait que tous les documents peuvent être trouvés rapidement à l'aide de la recherche en texte intégral et d'une fonction de recherche en direct, ce qui constitue un avantage important :

« La recherche en texte intégral facilite grandement notre travail quotidien. »

Martin Damm, responsable des ressources humaines, groupe Brueder Schlau

Les solutions centrées s'ajoutent à un système intégré

Tous les produits Centric sont intégrés les uns aux autres. En fonction de l'objet sur lequel ils travaillent, les employés des ressources humaines peuvent donc accéder aux documents dont ils ont besoin via Centric Employee File ou via Centric Reference Letter, qui a également été implémentée après le système de classement numérique, et les modifier dans une interface SAP Fiori cohérente. L'équipe du projet a ajouté des modules individuels et des descriptions de poste aux modèles et aux modules de texte contenus dans Centric Reference Letter. Il est désormais possible de les inclure dans les références en appuyant simplement sur un bouton. Les processus de travail automatisés et standardisés garantissent des flux de travail efficaces avec beaucoup moins de sources d'erreur dues à des interruptions du système et à des saisies manuelles.

« Les outils de Centric étant intuitifs, les nouveaux employés peuvent démarrer très rapidement. Nous n'avons pratiquement pas besoin de fournir de formation. »

Équipe de projet RH, Brueder Schlau GmbH & Co. KG

Centric permet une collaboration efficace

L'un des facteurs clés du succès du projet a été la bonne coopération entre Centric et Xayambe. L'équipe de Brueder Schlau s'est sentie bien prise en charge et guidée de manière experte tout au long du projet, qu'il s'agisse des conseils fournis par le personnel commercial bien informé de Centric, de la mise en œuvre structurée par Xayambe ou du soutien continu de Centric.

Xayambe a mis en œuvre le projet de manière transparente pour toutes les personnes impliquées via des réunions de suivi hebdomadaires, des tâches et des jalons clairement définis et des feuilles intelligentes claires. Après une formation compacte destinée au personnel informatique et aux principaux utilisateurs, ils ont pu familiariser les employés des ressources humaines avec les outils Centric en interne.

Une fois le projet terminé, Xayambe l'a confié à Centric Support. Ici aussi, l'équipe du groupe Brueder Schlau estime qu'elle est entre de bonnes mains : elle a toujours reçu des commentaires rapides sur les tickets d'assistance individuels créés jusqu'à présent et les problèmes de traitement ont été résolus rapidement.

« Centric et Xayambe sont des partenaires fiables en matière de produits et de projets. La collaboration est organisée de manière professionnelle et fonctionne parfaitement. »

Christopher Pautz, consultant SAP en ressources humaines, groupe Brueder Schlau

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