Die Brueder Schlau Group ist einer der führenden Innenarchitekturanbieter im Groß- und Einzelhandel. Im Personalwesen nutzt das Unternehmen SAP HCM und hat bereits große Fortschritte in der Digitalisierung gemacht. Es verwendet seit einigen Jahren eine digitale Ablagelösung und einen Generator für Referenzschreiben. Diese mussten jedoch modernisiert werden: Die Tools waren kompliziert zu bedienen, was zu zeitaufwändigen und umständlichen HR-Prozessen führte. Das alte System musste daher durch eine zukunftssichere Cloud-Lösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ersetzt werden.

Nach einer Evaluierung entschied sich das Projektteam für die Einführung von Centric Employee File als digitale Archivierungslösung und Centric Reference Letter für die automatische Referenzgenerierung. Die Benutzerfreundlichkeit der Ablagelösung und die SAP-HCM-Integration waren genau das, wonach die HR-Experten gesucht hatten. Centric Employee File erwies sich in Kombination mit dem Referenzschreiben von Centric ebenfalls als die kostengünstigste Lösung. Darüber hinaus ist die Personalabteilung seit Jahren ein zufriedener Nutzer der Tools von Centric Audit & Compliance für Gehaltsabrechnungen.

DSGVO-konforme Migration

In der Implementierungsphase wurde das Team vom Centric-Partner Xayambe unterstützt. Christopher Pautz, SAP Consultant HR bei der Brueder Schlau Group, betont besonders die erfolgreiche Zusammenarbeit:

„Der Support und die Projektorganisation waren ausgezeichnet. Sie haben es uns ermöglicht, unseren engen Zeitrahmen für die Umsetzung einzuhalten.“

Christopher Pautz, SAP-Personalberater, Brueder Schlau Group

Da die Mitarbeiterakten bereits digitalisiert waren, war kein vorbereitendes Scannen erforderlich. Rund 23.900 Dateien, von denen 5.200 aktiv waren, sollten exakt so importiert werden, wie sie aus der vorherigen Lösung stammten. Die sichere Übertragung dieser riesigen Datenmenge stellte jedoch eine Herausforderung dar. Ziel war es, rund 600.000 Dokumente ohne Medienbrüche in die neue Ablagelösung zu übertragen und gleichzeitig die DSGVO-Konformität aufrechtzuerhalten.

Ein Scandienstleister, mit dem Centric normalerweise zusammenarbeitet, um Papierdateien zu digitalisieren, konnte helfen und einen sicheren Server bereitstellen, der alle Sicherheitsbestimmungen für die Migration erfüllte.

Dokumentenablage direkt aus Outlook

Rund 20 HR-Mitarbeiter in der Zentrale und an anderen Standorten arbeiten derzeit mit Centric Employee File. Künftig werden Manager auch Zugriff auf bestimmte Dokumente in der Akte haben. Das entsprechende Rollenkonzept, das den Zugriff von Dokument zu Dokument regelt, wurde bereits definiert. Die tief in SAP integrierten Centric-Produkte verwenden das SAP-Autorisierungskonzept und importieren die Stammdaten auch direkt aus dem SAP HCM-System.

Wie erhofft, hat sich die intuitive Bedienbarkeit im Tagesgeschäft als erheblicher Vorteil erwiesen. So können Mitarbeiter jetzt beispielsweise neue Dokumente direkt aus Outlook heraus einreichen. Da es sich bei der Ablage um einen Standardvorgang handelt, der häufig täglich von mehreren HR-Mitarbeitern durchgeführt wird, spart diese Vereinfachung des Prozesses insgesamt viel Zeit. Als wichtigen Pluspunkt hebt Personalleiter Martin Damm auch die Tatsache hervor, dass alle Dokumente mithilfe der Volltextsuche und einer Live-Suchfunktion schnell gefunden werden können:

„Die Volltextsuche erleichtert unseren Arbeitsalltag ungemein.“

Martin Damm, Personalleiter, Brueder Schlau Group

Lösungen von Centric ergeben zusammen ein integriertes System

Alle Produkte von Centric sind miteinander integriert. Je nachdem, woran sie gerade arbeiten, können HR-Mitarbeiter daher über Centric Employee File oder über Centric Reference Letter, das ebenfalls nach dem digitalen Ablagesystem implementiert wurde, auf die benötigten Dokumente zugreifen und sie in einer einheitlichen SAP-Fiori-Oberfläche bearbeiten. Das Projektteam hat die im Centric Reference Letter enthaltenen Vorlagen und Textmodule um einzelne Module und Stellenbeschreibungen erweitert. Diese können nun auf Knopfdruck in die Referenzen aufgenommen werden. Automatisierte und standardisierte Arbeitsabläufe sorgen für effiziente Arbeitsabläufe mit deutlich weniger Fehlerquellen durch Systembrüche und manuelle Eingaben.

„Da die Tools von Centric intuitiv zu bedienen sind, können neue Mitarbeiter sehr schnell loslegen. Wir müssen kaum Schulungen anbieten.“

HR-Projektteam, Brueder Schlau GmbH & Co. KG

Centric ermöglicht effektive Zusammenarbeit

Ein wichtiger Faktor, der zum Erfolg des Projekts beitrug, war die gute Zusammenarbeit zwischen Centric und Xayambe. Das Team von Brueder Schlau fühlte sich während des gesamten Projekts gut betreut und fachkundig begleitet — von der Beratung durch die gut informierten Centric-Vertriebsmitarbeiter über die strukturierte Implementierung durch Xayambe bis hin zum laufenden Support durch Centric.

Xayambe realisierte das Projekt auf transparente Weise für alle Beteiligten durch wöchentliche Statusbesprechungen, klar definierte Aufgaben und Meilensteine sowie übersichtliche Smart Sheets. Nach einer kompakten Schulung für IT-Mitarbeiter und wichtige Anwender konnten sie die HR-Mitarbeiter intern mit den Tools von Centric vertraut machen.

Nach Abschluss des Projekts übergab Xayambe es an Centric Support. Auch hier fühlt sich das Team der Brueder Schlau Group gut aufgehoben: Sie haben stets zeitnahes Feedback zu den einzelnen bisher erstellten Support-Tickets erhalten und Prozessprobleme wurden schnell gelöst.

„Centric und Xayambe sind zuverlässige Produkt- und Projektpartner. Die Zusammenarbeit ist professionell organisiert und funktioniert hervorragend.“

Christopher Pautz, SAP-Personalberater, Brueder Schlau Group

‍

‍

‍

‍

‍