Employee File, Payslip Box et SAP SuccessFactors : le package complet de Meusburger pour les ressources humaines

Cette décision a été motivée par la volonté de l'entreprise de disposer d'une solution RH complète de bout en bout qui consolide tous les processus et permet de gérer les autorisations de manière simple et centralisée. Dans l'ancien système, les dossiers des employés étaient déjà numériques et accessibles en théorie ; toutefois, il n'y avait pas de contrôle d'accès clair et pratique, de sorte que de nombreux utilisateurs concernés ne pouvaient pas accéder facilement aux informations dont ils avaient besoin.

Un travail efficace nécessite une recherche en texte intégral

Un dossier d'employé doit être lié aux données de base des employés dans le système RH. Il doit donner aux responsables et au personnel un accès approprié, et il doit permettre la recherche en texte intégral grâce à l'indexation OCR. Ce n'est qu'alors que des informations spécifiques, telles que les qualifications enfouies dans les CV, peuvent être localisées avec peu ou pas d'effort. Rien de tout cela n'était possible avec l'ancien système de fichiers.

Veronika Bitschnau du département Digital Business de Meusburger Georg GmbH & Co KG :

« Nous avons évalué trois fournisseurs différents de solutions de gestion de fichiers et avons choisi Centric. Nous avons préféré la convivialité du produit, et l'adéquation culturelle avec l'équipe du projet était parfaite. Ils étaient simples et réalistes, tout comme nous chez Meusburger. »

Nettoyez les fichiers, puis faites-les migrer

Après le projet de mise en œuvre, qui n'a duré que trois mois, de juin à septembre 2025, le système était prêt à fonctionner. Le plus grand défi a été de nettoyer, de classer et de renommer les 1 200 fichiers numériques existants dans l'ancien système avant de les importer dans Centric Employee File via SFTP, une étape nécessaire pour attribuer correctement les documents aux bons dossiers et garantir les autorisations d'accès aux employés. Le système de fichiers précédent était globalement assez désorganisé ; chaque utilisateur avait nommé les documents légèrement différemment lors de leur enregistrement, ce qui rendait la classification et la récupération difficiles. Ce n'est pas le cas de Centric Employee File. La solution propose des catégories claires qui peuvent être personnalisées.

« Le soutien de Centric pendant le projet de mise en œuvre a été excellent, et il en va de même pour les opérations quotidiennes. Les temps de réponse sont toujours rapides, que ce soit sur Teams ou avec le nouveau système de tickets. »

explique Andrea Rojak, chef de projet SAP SuccessFactors and Administration (PERS) chez Meusburger.

Le libre-service allège la charge de travail

Le nouveau système facilite grandement la vie des 15 professionnels du département des ressources humaines ainsi que de tous les membres du personnel. Les fichiers sont désormais accessibles directement via SuccessFactors, soit via un bouton sur la page d'accueil, soit directement depuis le profil individuel de l'employé. Des rôles et des autorisations définis permettent à chaque employé d'accéder à son propre fichier ou à son contenu, ce qui réduit considérablement les demandes adressées au service des ressources humaines. Grâce à l'indexation OCR complète, la recherche en texte intégral est désormais possible.

« Par exemple, si nous voulons savoir qui a terminé sa formation de spécialiste de la sécurité, il nous suffit de rechercher dans les CV correspondant à ce terme et d'obtenir immédiatement une liste des résultats »

déclare Andrea Rojak avec enthousiasme.

Une approche axée sur la formation des formateurs a permis à tous les employés de se familiariser rapidement avec la nouvelle solution de classement. Pour y parvenir, l'équipe des ressources humaines a formé les managers, qui servent de points de contact pour les membres de leur équipe. En outre, la base de connaissances interne, très appréciée chez Meusburger, a été complétée par du matériel de formation, des vidéos et des informations supplémentaires concernant le dossier numérique des employés.

Payslip Box dans le cadre d'un système intégré

Peu de temps après la mise en œuvre de la solution de gestion des documents, Meusburger a également lancé la Centric Payslip Box. Le département des ressources humaines distribuait déjà les fiches de paie par voie numérique, mais il utilisait une solution distincte qui n'était pas intégrée à SuccessFactors. Véronika Bitschnau :

« Les fonctionnalités restent les mêmes, mais le rapport coûts-avantages est bien meilleur lorsque nous intégrons tout dans un seul système. »

Alors que l'entreprise s'apprête à introduire Centric Document Builder, la prochaine étape consistera également à automatiser largement la création de documents, tels que les contrats de travail, au moyen de modèles, d'espaces réservés et de modules de texte. Cela permettra de normaliser et de rationaliser les processus de création de documents.

« Dans l'ensemble, grâce à SAP SuccessFactors et aux produits Centric, nous disposerons d'un système complet pour les données, les fichiers et les flux de travail des ressources humaines qui facilitera grandement le travail de notre département. Et grâce à de nombreuses fonctions en libre-service, nous donnons à nos employés une grande autonomie. »

déclare Andrea Rojak, satisfaite.

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