Mitarbeiterakte, Payslip Box und SAP SuccessFactors — das HR-Gesamtset für Meusburger

Hauptgrund: der Wunsch nach einer durchgängigen HR-Gesamtlösung, in der alle Prozesse gebündelt sind und sich Zugriffsrechte einfach und zentral steuern lassen. Im Altsystem waren die Personalunterlagen zwar bereits digital vorhanden und grundsätzlich erreichbar, jedoch fehlte eine klare und praktikable Zugriffsteuerung, sodass viele relevante Personen keinen einfachen Zugang zu den benötigten Informationen hatten.

Ohne Volltextsuche kein effizientes Arbeiten

Eine Personalakte braucht Verbindung zu den Personalstammdaten im HR-System. Sie muss Führungskräften und Beschäftigten Zugriffsmöglichkeiten einräumen und sie sollte mittels voriger OCR-Erfassung eine Volltextsuche erlauben. Nur so lassen sich spezifische Informationen, etwa Qualifikationen in Lebensläufen, mit wenig bis null Aufwand auffinden. Bei der alten Akte war all dies nicht gegeben.

Veronika Bitschnau aus der Abteilung Digital Business bei der Meusburger Georg GmbH & Co KG:

„Wir prüften deshalb drei verschiedene Anbieter von Aktenlösungen und entschieden uns für Centric. Die Benutzerfreundlichkeit des Produkts gefiel uns am besten und auch die kulturelle Übereinstimmung mit dem Projektteam stimmte einfach. Unkompliziert und bodenständig, wie auch wir bei Meusburger es sind.“

Akten erst aufräumen, dann umziehen

Nach einem nur dreimonatigen Einführungsprojekt zwischen Juni und September 2025 war die Akte einsatzbereit. Größte Herausforderung war dabei die Bereinigung, Kategorisierung und Umbenennung der bestehenden 1.200 digitalen Akten im Altsystem, bevor diese über SFTP in Centric Employee File importiert wurden – ein notwendiger Schritt, um die Dokumente korrekt den richtigen Ordnern zuzuweisen und die Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Die bisherige Akte war insgesamt recht unübersichtlich, jeder hatte die Dokumente bei der Ablage etwas anders genannt, was Einordnung und Auffinden erschwert. Anders als Centric Employee File. Die Lösung gibt hier klare Kategorien vor, die sich zudem individuell anpassen lassen.

„Der Support von Centric im Einführungsprojekt war überaus zufriedenstellend und er ist es auch im laufenden Betrieb. Ob über Teams oder das neue Ticketsystem – die Reaktionszeiten sind stets schnell“,

so Andrea Rojak, Projektleiterin SAP SuccessFactors  und Administration (PERS)

bei Meusburger.

HR-Abteilung entlastet durch Self-Service

Den 15 Fachkräften der Personalabteilung wie auch darüber hinaus allen Beschäftigten bringt das neue System erhebliche Erleichterungen. Der Zugriff auf Akten ist nun direkt aus SuccessFactors möglich, entweder per Button auf der Startseite oder direkt aus dem einzelnen Mitarbeiterprofil heraus. Über definierte Rollen und Berechtigungen kann jeder Beschäftigte auf seine Akte bzw. Inhalte daraus zugreifen, was Anfragen an die HR-Abteilung massiv reduziert. Durch die vollständige OCR-Verschlagwortung ist nun eine Volltextsuche möglich.

„Wenn wir zum Beispiel wissen möchten, wer eine Weiterbildung zur Sicherheitsfachkraft absolviert hat, dann durchsuchen wir einfach die Lebensläufe auf dieses Wort hin und bekommen sofort eine Ergebnisliste“,

erzählt Andrea Rojak begeistert.

Ein Train-the-Trainer-Konzept half, alle Mitarbeitenden schnell mit der neuen Aktenlösung vertraut zu machen. Das HR-Team schulte dazu die Führungskräfte, die als Kontakte für ihre Teammitglieder fungieren. Des weiteren wurde die interne Wissensdatenbank, welche einen sehr hohen Stellenwert bei Meusburger hat, mit Schulungsunterlagen, Videos und weiteren Fragen zur digitalen Personalakte ergänzt.

Payslip Box als Teil eines Gesamtsystems

Kurze Zeit nach der Aktenlösung ging Meusburger auch mit der Centric Payslip Box in den Echtbetrieb. Gehaltsabrechnungen stellte die HR-Abteilung schon zuvor digital zu, aber eben mit einer separaten Lösung, nicht eingebunden in SuccessFactors. Veronika Bitschnau:

„An der Funktion ändert sich nichts, aber der Kosten-Nutzen-Effekt ist viel größer, wenn wir alles in einem Gesamtsystem integrieren.“

Mit der baldigen Nutzung des Centric Document Builders wird im nächsten Schritt außerdem noch die Erstellung von Dokumenten, wie Dienstverträgen, durch Vorlagen, Platzhalter und Textbausteine zu weiten Teilen automatisiert. Mit ihm beginnen einheitliche und einfache Prozesse der Dokumentenerstellung.

„Insgesamt verfügen wir mit SAP SuccessFactors und den Centric-Produkten dann über ein Gesamtsystem aus Personaldaten, -akten und -workflows, das die Arbeit für unsere HR-Abteilung enorm erleichtert. Und unseren Beschäftigten geben wir durch weitreichende Self-Service-Funktionen ein großes Stück Selbstbestimmung an die Hand“,

freut sich Andrea Rojak

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