En 2015, l'entreprise a pris une décision majeure : le paysage logiciel devait être complètement réaligné. L'entreprise recherchait des solutions de pointe étroitement intégrées, évolutives et prêtes à faire face à tous les scénarios technologiques futurs. Avec les applications SAP S/4HANA, C/4HANA, GTS, AnalyticsCloud, IDM, HCM et SuccessFactors, le choix s'est porté sur un ensemble complet d'ERP, de CRM, de gestion du commerce extérieur, d'analyse en temps réel, de gestion des identités, de gestion du capital humain et de ressources humaines, qui restent toutes productives à ce jour.

Un problème se posait toutefois : contrairement à l'ancien système de gestion du personnel, il n'y avait pas de dossier numérique des employés. Thomas Henzler, directeur des systèmes d'information chez Piller Blowers & Compressors GmbH : « Dans tous les cas, nous voulions utiliser un dossier numérique des employés aussi bien intégré que possible à SAP SuccessFactors. Idéalement, les utilisateurs ne devraient même pas remarquer qu'il s'agit d'une solution qui ne provient pas de SAP lui-même. Et troisièmement, nous recherchions une solution aussi intuitive que possible », des fonctionnalités du produit que les solutions Centric EmployeeFile pour SAP combinent parfaitement.

Piller Blowers & Compressors a été fondée en 1909 et est toujours synonyme de produits haut de gamme et d'esprit d'innovation. La moyenne entreprise expédie déjà ses produits dans presque tous les pays du monde. Le « champion caché » trouve ses clients dans de nombreux secteurs, par exemple dans les industries pétrochimique et chimique, dans l'approvisionnement en énergie et en eau, ainsi que dans la construction de fours industriels et d'installations. 85 % de ses produits sont exportés. Piller Blowers & Compressors emploie environ 400 personnes à son siège social allemand et dans ses filiales aux États-Unis, à Singapour et en Chine.

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Mise en service dans quelques semaines

Quelques semaines seulement se sont écoulées entre la décision concernant la solution de gestion des fichiers début 2018 et sa mise en service au printemps. L'équipe Centric s'est chargée de tout l'approvisionnement, tandis que Miller Blowers & Compressors n'a pas eu à signer de contrat supplémentaire avec SAP pour utiliser la plateforme SAP Cloud. L'entreprise a simplement défini la structure des fichiers, les autorisations et les rôles des utilisateurs. Quelques fichiers ont été créés à titre de test et des fonctions telles que les périodes de suppression et le stockage des documents ont été exécutées sans effort supplémentaire : en tant que solution standard, le système fournissait déjà toutes les fonctionnalités dont Piller Blowers & Compressors avait besoin dès le départ.

Une fois utilisée, la solution a été convaincante dès le premier instant. Tout d'abord parce que les employés ne remarquent même pas qu'ils travaillent en dehors de la solution SAP. Les solutions Centric EmployeeFile pour SAP utilisent la conception familière de SAP Fiori et offrent aux employés du service des ressources humaines un accès direct aux contrats de travail, aux références et aux données de base RH de SAP SuccessFactors. Un concept de sécurité basé sur la gestion des autorisations SAP garantit également que seuls les utilisateurs réellement autorisés à consulter les données personnelles sensibles sont autorisés à le faire. Les procédures SAP éprouvées sont également efficaces en matière de confidentialité des données et de gestion des délais — mot clé : Règlement général européen sur la protection des données.

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Le dossier numérique des employés de Centric tient ses promesses dans notre entreprise. Les utilisateurs n'ont pas à passer d'un système ou d'une interface à l'autre et ont toujours l'impression de travailler dans SAP SuccessFactors.

Thomas Henzler
Directeur des systèmes d'information, Piller Blowers & Compressors GmbH

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Six employés travaillent avec la solution et gèrent les dossiers des employés d'environ 400 employés. Ils ont pris en charge la numérisation de l'inventaire de fichiers actuel, tandis que la numérisation des anciens fichiers dont la période de conservation n'était pas encore expirée a été confiée à un prestataire de services externe.

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Le nouveau système fonctionne de 30 à 40 % plus rapidement

Lorsque les fichiers ont été scannés en interne, les choses se sont tout de suite révélées : avec les solutions Centric Employee File pour SAP, la numérisation est beaucoup plus rapide qu'avec la solution précédente, qui nécessitait toujours un scanner dédié. Thomas Henzler estime que le nouveau système fonctionne de 30 à 40 % plus rapidement, ce qui représente une réduction de temps considérable. Dans le cadre du travail quotidien, l'objectif est également de gagner en efficacité, notamment grâce à l'intégration parfaite avec SAP SuccessFactors, car la navigation vers d'autres systèmes ou applications n'est plus nécessaire pour consulter un fichier.

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« Nous sommes très satisfaits de la solution et nous sommes heureux d'avoir Centrica en tant que partenaire expert non seulement dans l'environnement ECM classique, mais également en tant que spécialiste SAP éprouvé », déclare Thomas Henzler.

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Le modèle de données s'adapte aux besoins actuels

Grâce à l'utilisation de la plateforme SAP Cloud, les structures de fichiers sont évolutives de manière flexible. Le service informatique de Piller Blowers n'a plus à se soucier des ressources et de l'infrastructure de ses propres serveurs : tout fonctionne sur la plateforme SAPcloud et le modèle de données évolue en fonction de la demande réelle. De nombreux clients SAP sont très intéressés par les produits cloud entièrement intégrés pour les applications SAP. Des solutions telles que le dossier numérique des employés de Centric, qui sont basées sur la plateforme SAP Cloud, apportent une valeur ajoutée à des entreprises telles que Piller Blowers & Compressors GmbH.

« La gestion des fichiers en elle-même est facile à gérer, l'effort de formation était négligeable. Nous avons montré à nos collègues comment tout fonctionne à deux ou trois reprises, puis ils ont commencé à scanner eux-mêmes les dossiers actuels des employés », explique Thomas Henzler.

La gestion des fichiers elle-même est facile, l'effort de formation ne valait pas la peine d'être mentionné. Nous avons montré deux ou trois fois à nos collègues comment tout fonctionne, puis ils ont commencé à scanner eux-mêmes les dossiers personnels actuels.

Thomas Henzler, Directeur des systèmes d'information
chez Piller Blowers & Compressors GmbH