2015 traf das Unternehmen eine wichtige Entscheidung: Die Softwarelandschaft sollte komplett neu ausgerichtet werden. Das Unternehmen wollte hochmoderne Lösungen, die eng integriert, skalierbar und für alle technologischen Szenarien der Zukunft gerüstet waren. Mit den SAP-Anwendungen S/4HANA, C/4HANA, GTS, AnalyticsCloud, IDM, HCM und SuccessFactors fiel die Wahl auf ein Gesamtpaket aus ERP, CRM, Außenhandelsmanagement, Echtzeitanalyse, Identitätsmanagement, Personalmanagement und Personalwesen, die alle bis heute produktiv sind.

Ein Problem gab es allerdings: Im Gegensatz zum bisherigen Personalverwaltungssystem fehlte eine digitale Mitarbeiterakte. Thomas Henzler, Chief Information Officer der Piller Blowers & Compressors GmbH: „Wir wollten auf jeden Fall eine digitale Mitarbeiterakte verwenden, die so gut wie möglich in SAP SuccessFactors integriert ist. Im Idealfall sollten Anwender gar nicht merken, dass es sich um eine Lösung handelt, die nicht von SAP selbst stammt. Und drittens waren wir auf der Suche nach einer Lösung, die so intuitiv wie möglich zu bedienen ist. „— Produktmerkmale, die Centric EmployeeFile für SAP-Lösungen perfekt kombiniert.

Piller Blowers & Compressors wurde 1909 gegründet und steht bis heute für Spitzenprodukte und Innovationsgeist. Das mittelständische Unternehmen versendet seine Produkte bereits in fast jedes Land der Welt. Der „Hidden Champion“ findet seine Kunden in vielen Branchen — zum Beispiel in der petrochemischen und chemischen Industrie, in der Energie- und Wasserversorgung sowie im industriellen Ofen- und Anlagenbau. 85 Prozent seiner Produkte werden exportiert. Piller Blowers & Compressors beschäftigt am deutschen Hauptsitz und in den Tochtergesellschaften in den USA, Singapur und China rund 400 Mitarbeiter.

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Go-Live in nur wenigen Wochen

Zwischen der Entscheidung für die Dateilösung Anfang 2018 und dem Go-Live im Frühjahr vergingen nur wenige Wochen. Das Centric-Team kümmerte sich um die gesamte Bereitstellung, während Piller Blowers & Compressors keine zusätzlichen Verträge mit SAP abschließen musste, um die SAP Cloud Platform nutzen zu können. Das Unternehmen definierte lediglich die Dateistruktur, die Berechtigungen und die Benutzerrollen. Einige Dateien wurden testweise erstellt und Funktionen wie Löschfristen und Dokumentenablage durchgespielt — kein weiterer Aufwand war erforderlich: Als Standardlösung bot das System bereits von Haus aus alle Funktionen, die Piller Blowers & Compressors benötigte.

Einmal im Einsatz, überzeugte die Lösung vom ersten Moment an. Erstens, weil die Mitarbeiter gar nicht merken, dass sie außerhalb der SAP-Lösung arbeiten. Die Lösungen von Centric EmployeeFile für SAP verwenden das vertraute Design von SAP Fiori und bieten Mitarbeitern der Personalabteilung direkten Zugriff auf Arbeitsverträge, Referenzen und Personalstammdaten von SAP SuccessFactors. Ein auf dem SAP-Berechtigungsmanagement basierendes Sicherheitskonzept stellt zudem sicher, dass nur Benutzer, die tatsächlich berechtigt sind, sensible Personaldaten einzusehen, dies tun dürfen. Die bewährten SAP-Verfahren sind auch wirksam, wenn es um Datenschutz und Fristenmanagement geht — Stichwort: Europäische Datenschutzgrundverordnung.

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Die Digital Employee File von Centric hält, was sie in unserem Unternehmen verspricht. Anwender müssen nicht zwischen verschiedenen Systemen und Schnittstellen hin und her springen und haben dennoch immer das Gefühl, in SAP SuccessFactors zu arbeiten.

Thomas Henzler
Leitender Informationsbeauftragter, Piller Blowers & Compressors GmbH

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Sechs Mitarbeiter arbeiten mit der Lösung und verwalten die Mitarbeiterakten von rund 400 Mitarbeitern. Sie übernahmen die Digitalisierung des aktuellen Aktenbestands, während das Scannen von Altdateien, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen war, an einen externen Dienstleister übergeben wurde.

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Neues System läuft 30 bis 40 Prozent schneller

Als die Dateien intern gescannt wurden, war sofort klar: Mit den Lösungen von Centric Employee File für SAP ist die Digitalisierung viel schneller als mit der vorherigen Lösung, für die noch ein eigener Scanner erforderlich war. Thomas Henzler schätzt, dass das neue System 30 bis 40 Prozent schneller läuft, was einer erheblichen Zeitersparnis entspricht. Auch in der täglichen Arbeit werden die Weichen für mehr Effizienz gestellt: Vor allem aufgrund der nahtlosen Integration mit SAP SuccessFactors, denn das Navigieren zu anderen Systemen oder Anwendungen ist nicht mehr nötig, um sich eine Datei anzusehen.

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„Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden und freuen uns, mit Centric einen Partner mit Expertise nicht nur im klassischen ECM-Umfeld, sondern auch als ausgewiesenen SAP-Spezialisten gewonnen zu haben“, so Thomas Henzler.

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Das Datenmodell wird mit den aktuellen Anforderungen erweitert

Dank der Nutzung der SAP Cloud Platform sind die Dateistrukturen flexibel skalierbar. Die IT-Abteilung von Piller Blowers muss sich keine Gedanken mehr um ihre eigenen Serverressourcen und Infrastruktur machen: Alles läuft auf der SAP Cloud Platform und das Datenmodell wächst mit der tatsächlichen Nachfrage. Viele SAP-Kunden sind sehr an voll integrierten Cloud-Produkten für SAP-Anwendungen interessiert. Lösungen wie die Digital Employee File von Centric, die auf der SAP Cloud Platform basieren, bieten Unternehmen wie der Piller Blowers & Compressors GmbH einen Mehrwert.

„Die Dateiverwaltung selbst ist einfach zu handhaben, der Schulungsaufwand war vernachlässigbar. Wir haben unseren Kollegen zwei- oder dreimal gezeigt, wie alles funktioniert, dann haben sie angefangen, die aktuellen Mitarbeiterakten selbstständig zu scannen „, erzählt Thomas Henzler.

Die Dateiverwaltung selbst ist einfach, der Schulungsaufwand war nicht der Rede wert. Wir haben unseren Kollegen zwei- oder dreimal gezeigt, wie alles funktioniert und dann haben sie angefangen, die aktuellen Personalakten selbstständig zu scannen.

Thomas Henzler, Chief Information Officer
bei Piller Blowers & Compressors GmbH