À son siège social de Sigmaringendorf, le département des ressources humaines du groupe ZOLLERN travaille avec SAP HCM et souhaite poursuivre la numérisation de ses processus RH.
Sa vaste collection de dossiers d'employés constitue un point de départ important à cet égard. ZOLLERN compte de nombreux employés de longue date qui travaillent dans l'entreprise depuis 40 ans. De plus en plus de dossiers papier s'accumulaient et prenaient beaucoup de place. Le classement et la recherche de dossiers papier individuels prenaient beaucoup de temps et étaient laborieux.
Éviter le dépôt en double avec le dossier des employés basé sur SAP
Un problème particulier pour le service des ressources humaines était la duplication des dossiers. Les fichiers originaux étaient conservés dans le bureau de l'administrateur des ressources humaines, tandis que l'équipe responsable de la comptabilité des salaires conservait des copies des documents dont elle avait besoin. Le ministère souhaitait éviter cette duplication en introduisant une solution de classement numérique. Un autre argument important pour le département des ressources humaines était l'accessibilité limitée des dossiers papier. En introduisant la numérisation, le département des ressources humaines souhaitait mieux soutenir le travail indépendant du lieu, y compris le travail à domicile.
Outils centrés polyvalents
L'initiative d'introduire le dossier numérique des employés est venue du service de paie. L'équipe a examiné plusieurs produits et a été frappée par un aspect de la vaste gamme de produits de Centric : elle comprend également des outils d'audit et de conformité pour la mise en place d'un système de contrôle interne SAP (ICS) pour la comptabilité des salaires.
« La vaste gamme de produits de Centric nous permet de faire progresser progressivement la numérisation grâce aux outils d'un seul fournisseur. »
Marion Seitz, responsable de la comptabilité des salaires, Zollern
Centric Employee File a déjà été introduit sous la direction du service de paie et fonctionne déjà avec succès. En outre, le département des ressources humaines lance Centric Document Builder pour la création automatique de documents. ZOLLERN prévoit d'introduire le système ICS de Centric pour auditer la comptabilité des salaires à des étapes ultérieures du projet.
Utilisation facile des données de base grâce à une intégration complète à SAP : Employee File
L'équipe des ressources humaines a également été impressionnée par l'intégration approfondie des outils de Centric dans SAP. Centric Employee File utilise les données de base du système SAP HCM de ZOLLERN et est compatible avec le concept de rôles et d'autorisations existant. Grâce à son interface SAP FIORI intuitive, le dossier numérique des employés ne nécessite pratiquement aucune formation de la part des utilisateurs. La comptable des salaires Vanessa Auer, qui travaille quotidiennement avec Centric Employee File, le confirme :
« Le Centric Employee File est très clairement conçu et facile à utiliser. La gestion standardisée des fichiers garantit efficacité et sécurité lors du traitement des documents personnels. »
Vanessa Auer, comptable des salaires, Zollern
Générateur de fichiers et de documents centrés sur les employés : mise en œuvre facile
Le fichier numérique a été facile à mettre en œuvre et le déploiement a été rapide, car Centric Employee File est une solution cloud qui ne nécessite aucune installation locale et peut être facilement personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise. L'équipe RH a été soutenue par une entreprise partenaire de Centric lors de la mise en œuvre.
La numérisation des dossiers papier a toutefois pris plus de temps. ZOLLERN a envoyé 1 400 fichiers à un fournisseur de services externe pour numérisation. Les chefs de projet de ZOLLERN ont recommandé de vérifier et de nettoyer les fichiers avant la numérisation externe. Cela a permis de délimiter plus facilement la portée du projet de numérisation et d'identifier les exigences auxquelles tout fournisseur de services de numérisation devrait répondre.
Accès en ligne pour tous les employés des ressources humaines
En important les documents numériques dans la solution de Centric, l'équipe du projet avait déjà atteint l'objectif de mise en œuvre le plus important : « La copie de documents papier et le classement en double font désormais partie du passé grâce au fichier des employés de Centric », explique Marion Seitz, responsable de la paie. Les différents services du département des ressources humaines peuvent désormais tous utiliser les fichiers numériques. Actuellement, 13 experts RH du siège utilisent la solution. L'accès en ligne aux fichiers à tout moment et de n'importe où facilite grandement le travail des équipes RH. Ils n'ont également plus besoin de savoir où se trouve actuellement un fichier, d'attendre qu'il soit transféré ou de rechercher des documents individuels. L'importation directe de données de base depuis SAP HCM chaque fois que de nouveaux documents sont créés numériquement rend également le travail quotidien plus efficace et plus sécurisé.
Un avantage en matière de conformité et de protection des données grâce à une gestion des fichiers standardisée
Lorsque l'entreprise a introduit la solution pour la première fois, un problème est immédiatement apparu : certains fichiers ont dû être édités et nettoyés. Aujourd'hui, ZOLLERN bénéficie d'une standardisation constante de la structure et du contenu des dossiers des employés. La maintenance standardisée des fichiers signifie que l'ère de l'envoi de courriels à plusieurs personnes ou de l'écriture de notes manuscrites dans les documents RH est révolue. Vanessa Auer souligne : « Nous pouvons toujours être assurées que notre gestion des fichiers répond également aux normes élevées en matière de conformité et de protection des données dans le domaine des ressources humaines. »
Marion Seitz, responsable de la comptabilité des salaires, Zollern
