Am Hauptsitz in Sigmaringendorf arbeitet die Personalabteilung der ZOLLERN-Gruppe mit SAP HCM und will ihre HR-Prozesse weiter digitalisieren.

Die umfangreiche Sammlung von Mitarbeiterakten ist hier ein wichtiger Ausgangspunkt. ZOLLERN hat viele langjährige Mitarbeiter, die seit bis zu 40 Jahren im Unternehmen sind. Immer mehr Papierakten hatten sich angesammelt und nahmen viel Platz ein. Das Ablegen und Suchen nach einzelnen Papierakten war zeitaufwändig und mühsam.

Vermeidung doppelter Ablagen mit SAP-basierter Mitarbeiterakte

Ein besonderes Problem für die Personalabteilung war die Vervielfältigung von Dateien. Die Originaldateien wurden im Büro des Personaladministrators aufbewahrt, während das für die Gehaltsabrechnung zuständige Team Kopien der benötigten Dokumente aufbewahrte. Die Abteilung wollte diese Doppelarbeit vermeiden, indem sie eine digitale Ablagelösung einführte. Ein weiteres wichtiges Argument für die Personalabteilung war die eingeschränkte Zugänglichkeit der Papierakten. Durch die Einführung der Digitalisierung wollte die Personalabteilung das standortunabhängige Arbeiten, einschließlich der Arbeit von zu Hause aus, besser unterstützen.

Vielseitige Centric-Tools

Die Initiative zur Einführung der digitalen Mitarbeiterakte ging von der Lohnabteilung aus. Das Team sah sich mehrere Produkte an und war von einem Aspekt der breiten Produktpalette von Centric beeindruckt: Sie umfasst auch Prüf- und Compliance-Tools für die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (ICS) von SAP für die Gehaltsabrechnung.

„Die umfangreiche Produktpalette von Centric ermöglicht es uns, die Digitalisierung mit Tools von einem Anbieter schrittweise voranzutreiben.“

Marion Seitz, Leiterin Lohnbuchhaltung, Zollern

Centric Employee File wurde bereits unter der Leitung der Payroll-Abteilung eingeführt und ist bereits erfolgreich im Einsatz. Darüber hinaus führt die Personalabteilung den Centric Document Builder für die automatisierte Dokumentenerstellung ein. ZOLLERN plant, das ICS von Centric zur Prüfung der Gehaltsabrechnung in späteren Phasen des Projekts einzuführen.

Einfache Nutzung der Stammdaten durch vollständige SAP-Integration: Employee File

Das HR-Team war auch beeindruckt von der umfassenden SAP-Integration der Tools von Centric. Centric Employee File verwendet die Stammdaten aus dem SAP HCM-System von ZOLLERN und ist mit dem bestehenden Rollen- und Autorisierungskonzept kompatibel. Mit ihrer intuitiven SAP-FIORI-Oberfläche erfordert die digitale Mitarbeiterakte zudem kaum eine Schulung der Anwender. Die Lohnbuchhalterin Vanessa Auer, die täglich mit Centric Employee File zusammenarbeitet, bestätigt dies:

„Die Centric Employee File ist sehr übersichtlich gestaltet und benutzerfreundlich. Die standardisierte Dateiverwaltung sorgt für Effizienz und Sicherheit beim Umgang mit Personaldokumenten.“

Vanessa Auer, Lohnbuchhalterin, Zollern

Employee File und Centric Document Builder: Einfache Implementierung

Die digitale Datei war einfach zu implementieren und der Rollout war schnell, da Centric Employee File eine Cloud-Lösung ist, die keine lokale Installation erfordert und einfach an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann. Das HR-Team wurde bei der Implementierung von einem Centric-Partnerunternehmen unterstützt.

Das Digitalisieren der Papierakten nahm jedoch mehr Zeit in Anspruch. ZOLLERN schickte 1.400 Dateien zum Scannen an einen externen Dienstleister. Die Projektmanager von ZOLLERN empfahlen, die Dateien vor dem externen Scannen zu überprüfen und zu reinigen. Dies erleichterte es, den Umfang des Digitalisierungsprojekts abzugrenzen und die Anforderungen zu ermitteln, die jeder Scandienstleister erfüllen müsste.

Online-Zugang für alle HR-Mitarbeiter

Durch den Import der digitalen Dokumente in die Lösung von Centric hatte das Projektteam bereits das wichtigste Implementierungsziel erreicht: „Das Kopieren von Papierdokumenten und die doppelte Ablage gehören dank der Centric Employee File der Vergangenheit an“, sagt Marion Seitz, Head of Payroll. Die verschiedenen Bereiche der Personalabteilung können nun alle die digitalen Dateien verwenden. Derzeit nutzen 13 HR-Experten in der Zentrale die Lösung. Der Online-Zugriff auf die Dateien zu jeder Zeit und von überall erleichtert den HR-Teams die Arbeit erheblich. Sie müssen auch nicht mehr herausfinden, wo sich eine Datei gerade befindet, auf deren Weiterleitung warten oder nach einzelnen Dokumenten suchen. Der direkte Import von Stammdaten aus SAP HCM, wenn neue Dokumente digital erstellt werden, macht zudem die tägliche Arbeit effizienter und sicherer.

Ein Plus an Compliance und Datenschutz durch standardisiertes Dateimanagement

Als das Unternehmen die Lösung zum ersten Mal vorstellte, tauchte sofort ein Problem auf: Einige Dateien mussten bearbeitet und bereinigt werden. Heute profitiert ZOLLERN von der konsequenten Standardisierung von Struktur und Inhalt der Mitarbeiterakten. Durch die standardisierte Dateipflege ist die Ära des Versendens von E-Mails an mehrere Personen oder der handschriftlichen Notizen in den Personaldokumenten vorbei. Vanessa Auer betont: „Wir können uns jederzeit darauf verlassen, dass unser Dateimanagement auch den hohen Standards für Compliance und Datenschutz in der Personalabteilung entspricht.“

Marion Seitz, Leiterin Lohnbuchhaltung, Zollern

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