Centric tient ses promesses dans tous les domaines

L'introduction d'un dossier numérique des employés était également à l'ordre du jour depuis longtemps. Le département des ressources humaines souhaitait éliminer les dossiers papier, y compris les fichiers cachés dans les succursales, et faciliter le travail mobile. En 2025, le projet a finalement été lancé grâce à un appel d'offres. L'une des principales exigences était que la solution soit basée sur le cloud et facile à intégrer à SAP SuccessFactors. Les experts informatiques de STAEDTLER ont été particulièrement impressionnés par l'architecture technique robuste de Centric, qui permet une intégration pure de cloud à cloud avec SAP.

Un autre facteur décisif a été la gamme complète de produits de Centric, car STAEDTLER considère le dossier électronique des employés comme la pierre angulaire de la poursuite de la numérisation des ressources humaines. Andrea Wittmann, responsable de la paie et chef de projet, explique :

Notre objectif est de transformer tous les processus papier en flux de travail numériques de bout en bout. La gamme de produits modulaires de Centric nous offre toutes sortes de possibilités à cet égard.

Centric a également pu offrir à STAEDTLER l'assistance dont elle avait besoin pour mettre en œuvre la solution et numériser les dossiers papier, avec une seule entreprise, Centric, en tant que fournisseur et point de contact pour le projet. En fin de compte, le rapport qualité-prix de la nouvelle solution de classement a joué un rôle clé pour cette entreprise de taille moyenne. À cet égard, Centric Employee File s'est avéré imbattable sur le marché.

‍

Conseils d'experts et mise en œuvre efficace

Le service des ressources humaines a pu mettre en service le dossier numérique des employés et créer de nouveaux documents dans le système cinq mois seulement après le lancement du projet. La structure des fichiers a été étroitement alignée sur la norme éprouvée de Centric afin de minimiser les efforts de personnalisation. Les modèles ont facilité une mise en œuvre rapide. Environ 1 000 fichiers existants ont été scannés par le fournisseur de services Rhenus et migrés vers le système après sa mise en ligne. Andrea Wittmann souligne en particulier la collaboration efficace au sein de l'équipe du projet, entre STAEDTLER, Centric, le partenaire de mise en œuvre FriendWorks, Rhenus et un fournisseur de services d'impression :

La collaboration s'est merveilleusement déroulée. Tous les participants au projet ont travaillé main dans la main et ont fait preuve d'un haut degré de professionnalisme et d'expertise.

L'équipe interne avait précédemment décidé que le dossier numérique des employés devait être exécuté sur SAP SuccessFactors. STAEDTLER utilise également SAP HCM. Le principal système est SuccessFactors avec EC et Recruiting ; la gestion de la paie et du temps se fait dans HCM. Lors du processus de prise de décision stratégique qui a précédé la sélection, les chefs de projet ont trouvé les services de conseil de Centric très utiles.

‍

Conforme au RGPD et efficace

Les avantages de Centric Employee File sont apparus immédiatement. Le système garantit une gestion des fichiers conforme au RGPD grâce à un stockage centralisé des données avec des périodes de conservation et de suppression automatisées. STAEDTLER ne dispose plus de fichiers cachés sur ses sites ni de stockage de documents supplémentaire sur des lecteurs ou des classeurs. Le stockage des documents est désormais beaucoup plus simple et plus rapide. Par exemple, des documents tels que les pièces jointes des e-mails peuvent être ajoutés au fichier sans interruption de la chaîne de données. Le nombre d'impressions a également diminué de manière significative.

Étant donné que tout le personnel des ressources humaines autorisé peut accéder aux documents disponibles de manière centralisée, il n'est plus nécessaire de rechercher des fichiers papier individuels. Les utilisateurs trouvent également la fonction de recherche utile, car elle permet de répondre rapidement à des questions telles que « Qui est autorisé à agir au nom de l'entreprise ? » — sans avoir à consulter et à gérer des listes Excel chronophages et sujettes aux erreurs. Andrea Wittmann note :

Avec Centric Employee File, nous pouvons rendre le travail mobile encore plus facile dans le domaine des ressources humaines.

‍

Sûr et simple

Les outils d'audit et de conformité ont également fait une réelle différence pour le département des ressources humaines. L'intégration procédurale claire des contrôles pendant les tests et les cycles de paie, ainsi que les vérifications des données de base automatisées et résistantes aux audits, donnent aux personnes responsables un sentiment de sécurité. L'équipe souligne également l'intégration parfaite avec le système SAP : cela ne ressemble même pas à un module complémentaire. Les sources d'informations importantes telles que les comptes de paie, les relevés de temps ou les données de base peuvent être consultées et modifiées directement depuis l'audit.

L'équipe des ressources humaines trouve que toutes les solutions de Centric sont faciles à utiliser et explicites. En cas de questions ou de problèmes, les représentants de Centric répondent aux besoins des clients de manière proactive. Andrea Witmann résume la situation :

Chez Centric, vous vous sentez toujours comme un client apprécié.