Als eines der ältesten Industrieunternehmen Deutschlands verbindet der Hersteller von Schreibprodukten STAEDTLER Tradition und Moderne. Im Personalwesen vertraut das renommierte Unternehmen auf die HR-Systeme von SAP in Verbindung mit anwenderfreundlichen Centric-Lösungen für die digitale Aktenführung und eine revisionssichere Entgeltabrechnung.

STAEDTLER verwendet die Audit- & Compliance-Tools PLK und PLX sowie die Digitale Personalakte von Centric für die deutsche Abrechnung und alle deutschen Standorte. Das betrifft rund 2.000 aktive und inaktive Mitarbeitende.

PLK/PLX hat der HR-Bereich bereits im Jahr 2020 im Zuge der Einführung von SAP zur Prüfung der Entgeltabrechnung und Stammdaten implementiert. Die Audit- & Compliance-Tools sind heute fester Bestandteil des monatlichen Abrechnungslaufs und des SAP-internen Kontrollsystems (IKS). Der HR-Bereich verfügt damit über ein Audit-sicheres Prüfsystem und hat von Anfang an dafür gesorgt, dass die Datenqualität im Abrechnungs- und Zeitwirtschaftssystem
sehr gut bleibt.

Centric überzeugt auf ganzer Linie

Auch die Einführung der Digitalen Personalakte stand schon lange auf der Agenda. Der HR-Bereich wollte seine Papierakten samt Schattenakten in den Niederlassungen abschaffen und mobiles Arbeiten fördern. Im Jahr 2025  startete das Projekt schließlich mit einem Ausschreibungsprozess. Eine wichtige Anforderung war, dass die gesuchte Lösung Cloud-basiert und gut in SAP SuccessFactors integrierbar ist. Die IT-Experten von STAEDTLER fanden hier die stringente technische Architektur der Centric-Produkte, die eine reine Cloud-to-Cloud-Integration mit SAP ermöglicht, besonders überzeugend.

Entscheidend war auch das umfassende Centric Produktportfolio, da STAEDTLER die elektronische Personalakte als Grundstein für die weitere Digitalisierung  der HR-Prozesse sieht. Die projektverantwortliche Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung Andrea Wittmann erklärt:

„Unser Ziel ist es, alle Papierprozesse End-to-End in digitale Workflows zu packen. Die modulare Produktreihe
von Centric eröffnet uns hier alle Möglichkeiten.“  

Centric konnte STAEDTLER zudem die gewünschte Unterstützung bei der Implementierung und dem Scannen der Papierakten bieten, aus einer Hand, mit Centric als einzigem Vertragspartner und nur einem Ansprechpartner im
Projekt. Zentraler Faktor für das Mittelstandsunternehmen war schließlich  auch das Preis-Leistungs-Verhältnis der neuen Aktenlösung – und hier war Centric Employee File im Marktvergleich unschlagbar.

Gute Beratung und effektive Umsetzung

Die Digitale Personalakte konnte der HR-Bereich knapp fünf Monate nach Projektstart in Betrieb nehmen und neue Dokumente im System anlegen. Die Aktenstruktur wurde nah am erprobten Centric-Standard ausgerichtet, um den Anpassungsaufwand niedrig zu halten. Die Implementierung ging mit Hilfe der gelieferten Templates schnell vonstatten. Rund 1.000 Bestandsakten wurden parallel vom Dienstleister Rhenus gescannt und nach der Inbetriebnahme in das System migriert. Andrea Wittmann hebt besonders die effektive Zusammenarbeit von STAEDTLER, Centric, dem Implementierungspartner friendWorks, Rhenus und einem Dienstleister für die Druckereinrichtung im Projektteam hervor:

„Die Zusammenarbeit verlief wunderbar.  Alle Projekt-beteiligten arbeiteten Hand in Hand, hoch professionell und routiniert.“

Das interne Team hatte zuvor entschieden, dass die Digitale Personalakte auf SAP SuccessFactors laufen soll. Auch SAP HCM ist bei STAEDTLER im Einsatz. Führendes System ist SuccessFactors mit EC und Recruiting; Abrechnung und Zeitwirtschaft finden in HCM statt. Bei der strategischen Entscheidung im Vorfeld fanden die Projektverantwortlichen die Beratung von Centric sehr hilfreich. Thomas Mund, SAP HCM und FI Consultant, STAEDTLER SE, sagt:

„Die Implementierung und die Integration in SuccessFactors hat bestens funktioniert. Und im Projekt hatten wir einen zentralen Ansprechpartner, der immer für uns erreichbar war.“

DSGVO-konform und effizient

Die Vorteile von Centric Employee File wurden sofort spürbar. Durch die zentrale Datenhaltung mit automatisierten Aufbewahrungs- und Löschfristen gewährleistet das System eine DSGVO-konforme Aktenführung. Schattenakten in den
Standorten oder eine zusätzliche Dokumentenablage auf Laufwerken oder in Aktenschränken gibt es bei STAEDTLER nicht mehr. Die Ablage von Dokumenten erfolgt dabei viel einfacher und schneller. So können beispielsweise Dokumente wie E-Mail-Anhänge ohne Datenbruch in die Akte transferiert werden. Auch die Anzahl der Ausdrucke hat sich stark verringert. Andrea Wittmann sagt:

„Mit der elektronischen Personalakte von Centric haben wir eine zukunftsfähige Lösung implementiert, die uns eine DSGVO-konforme Aktenführung ohne großen manuellen Aufwand ermöglicht.“

Da alle berechtigten HR-Mitarbeitende auf die zentral verfügbaren Dokumente zugreifen können, hat sich auch die Suche nach einzelnen Papierakten erledigt. Hilfreich finden die Nutzer zudem die Suchfunktion, mit der Fragen wie „Wer ist handlungsbevollmächtigt im Unternehmen?“ schnell beantwortet sind – ohne aufwändige und fehleranfällige Pflege von Excel-Listen. Andrea Wittmann hält fest:

„Mit Centric Employee File können wir mobiles Arbeiten im Personalbereich noch einfacher leben.“

Sicher und einfach

Auch die Audit- & Compliance-Tools haben den HR-Bereich vorangebracht.  Die klare prozessuale Integration der Prüfungen im Test- und Abrechnungslauf  sowie automatisierte, revisionssichere Stammdatenprüfungen geben den Verantwortlichen ein sicheres Gefühl. Das Team hebt auch die gute Integration in das SAP-System hervor: Man merkt nicht, dass es sich um Add-ons handelt.

Aus der Prüfung heraus lassen sich direkt wichtige Informationsquellen wie Lohnkonto, Zeitnachweis oder Stammdaten einsehen und ändern. Das HR-Team findet alle Centric-Lösungen einfach zu handhaben und selbsterklärend. Bei Fragen oder Problemen gehen die Ansprechpartner von Centric engagiert auf Kundenwünsche ein. Andrea Witmann fasst zusammen:

„Bei Centric fühlt man sich als Kunde noch ernst genommen.“

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