Avec environ 1 400 employés, Nolte Küchen produit des cuisines de haute qualité avec la promesse d'une qualité « Made in Germany ». Dans le domaine des ressources humaines, l'entreprise a introduit les outils d'audit et de conformité de Centric afin de garantir la qualité constante de la comptabilité des salaires et des données de base de SAP HCM. L'audit est effectué sans outils tiers, dans l'environnement SAP familier.

Avant la mise en œuvre des solutions Centric, la comptabilité des salaires des divisions Nolte Kitchens et Express Kitchens impliquait de nombreuses étapes manuelles. Les greffiers ont examiné individuellement les états de paie dans leur domaine de responsabilité. Cependant, les erreurs et les lacunes dans les données de base ne pouvaient souvent pas être détectées de cette manière. Par exemple, si la conversion d'un contrat de travail à durée déterminée en contrat permanent a été saisie dans SAP n'est pas visible dans le relevé de rémunération.

Concentrez-vous sur des données de base correctes

Julia Ehrke, responsable des services des ressources humaines, a donc attaché une grande importance à un contrôle de qualité professionnel garantissant des données de base correctes, qui constituent la base d'une comptabilité des salaires sans erreur et de rapports à jour. En association avec les outils Centric PLK et PLX en tant que système de contrôle pour la comptabilité des salaires dans SAP HCM, le programme d'audit des données de base MADAP PA a donc également été introduit pour vérifier les données de base RH.

Outils d'audit intuitifs pour SAP

Les outils de Centric ont été le premier choix de Julia Ehrke, car elle avait déjà eu de bonnes expériences avec eux chez son précédent employeur. Elle souligne que le fonctionnement intuitif des solutions informatiques constitue un avantage clé :

« Durch ihr SAP-Look&Feel sind die Centric Add-ons für uns einfach zu handhaben. »

Julia Ehrke, responsable du service personnel

Présentation simple des outils d'inspection Centric : mise en pratique rapide

L'équipe des ressources humaines de Nolte Küchen a introduit les outils de test Centric sans aucun effort de projet majeur. Immédiatement après, l'équipe a commencé à les utiliser dans la pratique pour voir quelles informations les outils de test fournissaient lors des premiers essais. Les premières expériences ont ensuite été recueillies au sein de l'équipe et l'ensemble de règles fourni par Centric a été progressivement adapté aux exigences spécifiques de l'entreprise. L'équipe a d'abord décidé laquelle des quelque 850 règles de vérification fournies par Centric pouvait être désactivée, puis a élaboré ses propres règles de vérification.

Outils centrés contre les incohérences : contrôle de plausibilité complet

Deux utilisateurs clés sont chargés de définir les règles de vérification gratuite. Dans l'outil de correction et de vérification MADAP, ils peuvent stocker des règles de vérification génériques pour vérifier les données de base et les faits relatifs aux ressources humaines dans SAP HCM ou des infotypes et des tableaux spécifiques au client. Avec l'aide de MADAP PA, les données de base des ressources humaines sont vérifiées sur cette base avant chaque cycle de paie. Julia Ehrke raconte l'une des expériences de son équipe :

« Centric découvre des incohérences entre les infotypes que nous n'aurions pas remarquées autrement. »

Julia Ehrke, responsable des services du personnel

En combinaison avec le système de commande PLK/PLX, cela fournit une image complète des messages d'erreur jusqu'aux données de base. Les données de base du personnel dans SAP HCM peuvent ensuite également être corrigées à partir de l'interface utilisateur PLX standardisée en sautant directement depuis les notes.

Optimisation successive des données de base

Afin de traiter les messages d'erreur initialement concentrés, l'équipe du projet a décidé d'adopter une approche étape par étape et de traiter les messages successivement à chaque essai suivant. Julia Ehrke estime qu'il a fallu environ trois à quatre mois pour traiter les anciens dossiers en plus des notifications actuelles.

Le chef de projet peut également transmettre ce conseil à d'autres utilisateurs : avec l'introduction des outils Centric, tout ne doit pas changer du jour au lendemain, mais vous pouvez, par exemple, optimiser progressivement la qualité des données de base dans le cadre des contrôles réguliers qui accompagnent les activités quotidiennes. Julia Ehrke note :

« Nous avons amélioré nos données de base RH de mois en mois à l'aide des outils Centric et pouvons désormais compter sur une qualité de données optimale. »

Julia Ehrke, responsable des services du personnel

Gestion de la paie avec Centric : contrôles automatisés

L'équipe de paie prépare et vérifie environ 1 700 traitements de paie par mois. Le siège social de Löhne est responsable de Nolte Küchen, tandis que le service des ressources humaines du site de Melle-Bruchmühlen est responsable de la filiale Express Küchen. Les cycles de contrôle automatisés démarrent les 10 et 20 de chaque mois. Cela présente l'avantage majeur que le contrôle n'a plus lieu peu de temps avant le paiement des salaires, comme c'était le cas auparavant. Cela signifie que les erreurs sont détectées à un stade précoce et que les informations peuvent être traitées de manière uniforme tout au long du mois.

Feedback positif des auditeurs

Le stress et les risques d'erreurs dus à la concentration des processus de travail à la fin du mois appartiennent désormais au passé. La responsable des services RH, Julia Ehrke, a toujours une vue d'ensemble de l'état d'avancement du processus global grâce à l'affichage aux feux tricolores de la progression du traitement de son équipe. Le département des ressources humaines est désormais également du bon côté en termes de transparence et de conformité requises : l'introduction du système de contrôle automatisé a été bien accueillie par les auditeurs de Nolte Küchen.

« Grâce aux outils Centric, nous avons considérablement amélioré la qualité de nos données de référence, sans avoir besoin d'outils tiers dans l'environnement SAP habituel. »

Julia EhrkeResponsable des services du personnel, Nolte Küchen GmbH & Co. KG

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