Mit rund 1.400 Mitarbeitern produziert Nolte Küchen hochwertige Küchen mit dem Qualitätsversprechen „Made in Germany“. Im Personalbereich hat das Unternehmen die Audit & Compliance-Tools von Centric eingeführt, um die gleichbleibend hohe Qualität der Lohnbuchhaltung und der Stammdaten aus SAP HCM sicherzustellen. Das Audit wird ohne Tools von Drittanbietern durchgeführt — in der gewohnten SAP-Umgebung.
Vor der Implementierung der Centric-Lösungen umfasste die Gehaltsabrechnung für die Geschäftsbereiche Nolte Kitchens und Express Kitchens viele manuelle Schritte. Die Sachbearbeiter sahen sich die Gehaltsabrechnungen in ihrem Verantwortungsbereich einzeln an. Fehler und Lücken in den Stammdaten konnten auf diese Weise jedoch oft nicht erkannt werden. Ob beispielsweise die Umwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag in SAP eingetragen wurde, ist in der Vergütungsabrechnung nicht ersichtlich.
Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Stammdaten
Personalleiterin Julia Ehrke legte daher großen Wert auf eine professionelle Qualitätsprüfung, die korrekte Stammdaten als Grundlage für eine fehlerfreie Lohnabrechnung und ein aktuelles Reporting sicherstellt. Zusammen mit den Centric-Tools PLK und PLX als Steuerungssystem für die Lohnabrechnung in SAP HCM wurde daher auch das Stammdaten-Auditprogramm MADAP PA zur Überprüfung der HR-Stammdaten eingeführt.
Intuitive Audit-Tools für SAP
Die Tools von Centric waren für Julia Ehrke die erste Wahl, da sie bereits bei ihrem vorherigen Arbeitgeber gute Erfahrungen damit gemacht hatte. Als wesentlichen Vorteil hebt sie die intuitive Bedienung der IT-Lösungen hervor:
„The Centric Addons for us are easy to handle by your SAP look&feel.“
Julia Ehrke, Leiterin Personalservice
Einfache Einführung mit den Inspektionstools von Centric: Ein schneller Start in die Praxis
Das HR-Team von Nolte Küchen führte die Testing-Tools von Centric ohne großen Projektaufwand ein. Unmittelbar danach begann das Team, sie in der Praxis einzusetzen, um zu sehen, welche Informationen die Testtools bei den ersten Testläufen lieferten. Die ersten Erfahrungen wurden dann innerhalb des Teams gesammelt und das von Centric bereitgestellte Regelwerk schrittweise an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst. Das Team entschied zunächst, welche der rund 850 von Centric bereitgestellten Prüfregeln deaktiviert werden konnten, und formulierte dann eigene Prüfregeln.
Centric-Tools gegen Inkonsistenzen: Umfassende Plausibilitätsprüfung
Zwei Hauptbenutzer sind für die Definition der Regeln für die kostenlose Überprüfung verantwortlich. Im MADAP-Korrektur- und Prüftool können sie generische Prüfregeln zur Überprüfung von Personalstammdaten und Fakten in SAP HCM oder kundenspezifischen Infotypen und Tabellen hinterlegen. Mit Hilfe von MADAP PA werden die Personalstammdaten vor jedem Abrechnungslauf auf dieser Basis überprüft. Julia Ehrke gibt eine Erfahrung ihres Teams weiter:
„Centric deckt Inkonsistenzen zwischen Infotypen auf, die wir sonst nicht bemerkt hätten.“
Julia Ehrke, Leiterin Personalservice
In Kombination mit dem PLK/PLX-Steuerungssystem bietet dies ein vollständiges Bild der Fehlermeldungen bis hin zu den Stammdaten. Die Personalstammdaten in SAP HCM können dann auch von der standardisierten PLX-Benutzeroberfläche aus korrigiert werden, indem Sie direkt aus den Notizen springen.
Sukzessive Optimierung der Stammdaten
Um die anfänglich konzentrierten Fehlermeldungen zu verarbeiten, entschied sich das Projektteam, Schritt für Schritt vorzugehen und die Meldungen bei jedem weiteren Testlauf sukzessive abzuarbeiten. Julia Ehrke schätzt, dass die Bearbeitung der alten Fälle zusätzlich zu den aktuellen Meldungen etwa drei bis vier Monate gedauert hat.
Der Projektmanager kann diesen Tipp auch an andere Anwender weitergeben: Mit der Einführung der Centric-Tools muss sich nicht alles von heute auf morgen ändern, aber Sie können beispielsweise im Rahmen der regelmäßigen Prüfläufe neben dem Tagesgeschäft die Stammdatenqualität schrittweise optimieren. Julia Ehrke bemerkt:
„Wir haben unsere HR-Stammdaten mit Hilfe der Tools von Centric Monat für Monat verbessert und können uns nun auf höchste Datenqualität verlassen.“
Julia Ehrke, Leiterin Personalservice
Payroll mit Centric: Automatisierte Prüfläufe
Das Payroll-Team bereitet rund 1.700 Gehaltsabrechnungen pro Monat vor und prüft sie. Der Hauptsitz in Löhne ist für Nolte Küchen zuständig, während die Personalabteilung am Standort Melle-Bruchmühlen für das Tochterunternehmen Express Küchen zuständig ist. Die automatisierten Prüfläufe werden am 10. und 20. eines jeden Monats gestartet. Ein großer Vorteil dabei ist, dass die Prüfung nicht mehr wie bisher kurz vor der Gehaltsabrechnung stattfindet. Dadurch werden Fehler frühzeitig erkannt und die Informationen können den ganzen Monat über gleichmäßig verarbeitet werden.
Positives Feedback der Auditoren
Stress und Fehlerpotenzial durch konzentrierte Arbeitsabläufe am Monatsende gehören nun der Vergangenheit an. Die Leiterin des Personalservices, Julia Ehrke, hat dank der Ampelanzeige des Bearbeitungsfortschritts ihres Teams immer den Überblick über den Status des Gesamtprozesses. Auch die Personalabteilung ist jetzt auf der sicheren Seite, was die geforderte Transparenz und Compliance angeht: Die Einführung des automatisierten Kontrollsystems wurde von den Auditoren von Nolte Küchen gut aufgenommen.
„Mit den Centric-Tools haben wir eine deutliche Verbesserung der Qualität unserer Stammdaten erreicht, ohne dass Tools von Drittanbietern in der vertrauten SAP-Umgebung erforderlich waren.“
Julia EhrkeLeiterin Personaldienstleistungen, Nolte Küchen GmbH & Co. KG
