Brückner Maschinenbau macht sein Personalwesen mit Centric zukunftssicher

Brückner Maschinenbau hat schon vor Jahren eine Systemlösung für die Digitale Personalakte eingeführt. Da das System jedoch nicht mehr gewartet wurde und auch schwer zu handhaben und nicht revisionssicher war, sollte es durch eine moderne Lösung ersetzt werden. Auf der Suche nach Anbietern stieß die IT-Abteilung auf Centric. Die für das Umstellungsprojekt verantwortliche Personalreferentin Katharina Lamprecht erklärt, warum Centric in den folgenden Terminen überzeugte:

„Centric hat sich als moderner, kunden- und zukunftsorientierter Partner präsentiert. Daher haben wir uns für Centric entschieden “

Das HR-Team hatte von Anfang an mehr vor Augen als nur den Systemwechsel. Erklärtes Ziel ist: „Wir wollen papierlos werden.“ Die Erwartungen an Centric als zuverlässiger Software- und Implementierungspartner auf diesem Weg haben sich erfüllt. Im Jahr 2023 wurde die Aktenlösung Centric Employee File eingeführt, und nach guten Praxiserfahrungen kamen in den Folgejahren weitere Centric-Produkte dazu.

Zukunftssichere Technologie auf Basis von SAP

Die Projektverantwortlichen informierten sich bei den jährlichen Centric Kundentagen und entschieden sich für die Einführung der Audit- & und Compliance-Tools PLX/PLK und MADAP im Jahr 2024 sowie Document Builder im Jahr 2025. Als weiteres mögliches Produkt hat das HR-Team den Zeugnisgenerator Reference Letter im Blick.

Katharina Lamprecht hält fest:

„Unsere Ziele mit den Centric-Produkten sind Prozessoptimierung, Einsparung von Kosten und Zeit, Anwenderfreundlichkeit und Revisionssicherheit. “

Die Centric-Tools sind bei Brückner Maschinenbau in SAP HCM integriert.

Der zentrale HR-Bereich am Standort Siegsdorf beschäftigt sich bereits mit der Umstellung auf SAP SuccessFactors und kann die kompatiblen Produkte von Centric dann auch in der neuen Cloud-Umgebung weiter nutzen. Der HR-Bereich setzt die Tools für die Brückner Maschinenbau GmbH ein sowie für die ebenfalls betreuten Schwesterfirmen Brückner Servtec GmbH und Brückner Corporate Services GmbH. In Centric Employee File werden damit insgesamt rund 3.200 aktive und inaktive Akten geführt.

Schnelle und sichere Implementierung

Die Einführung von Centric Employee File, Document Builder und der Audit- & Compliance Tools in drei aufeinander folgenden Jahren verliefen planmäßig. Centric hat das Team jeweils bei der Implementierung unterstützt und Schulungen durchgeführt. Katharina Lamprecht hebt die professionelle Projektdurchführung und die konstruktive Zusammenarbeit hervor:

„Der Projektverlauf mit Centric war geradezu bilderbuchmäßig. Auch die Schulungen waren gut aufgebaut, verständlich und praxisnah.“

Die gute Vorarbeit wie die Prozessdefinition oder die Definition der Aktenstruktur bei der Einführung von Employee File trug wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung bei. So hat auch die Migration des Aktenbestands aus dem Altsystem in die neue Lösung gut geklappt. Nach dem Mapping der alten auf die neue Aktenstruktur wurde die große Datenmenge problemlos downgeloadet und in die Centric-Umgebung übertragen.

Document Builder erhöht die Prozessgeschwindigkeit

Mit Centric Employee File verfügt Brückner Maschinenbau über eine moderne, einfach bedienbare und sichere Cloud-Lösung, die auf Basis der SAP Business Platform entwickelt und nahtlos in SAP integriert ist. Im Jahr 2025 kam als optimale Ergänzung für digitalisierte Dokumentenprozesse Centric Document Builder dazu. Sämtliche Schreiben und Serienbriefe, die zuvor manuell erstellt, abgelegt, verteilt bzw. per Post versandt wurden, werden heute digital generiert. Funktionen wie die automatische Stammdatenübernahme aus SAP und die Nutzung hinterlegter Vorlagen mit vorgefertigten Textbausteinen sparen Zeit und vermeiden Fehler.

Brückner Maschinenbau nutzt Document Builder inklusive der E-Signatur und hat Genehmigungsprozesse im Workflow abgebildet. Damit hat sich auch der Rücklauf von Standardanschreiben beschleunigt, da die Unterzeichner auch von unterwegs ihre Freigabe erteilen und unterschreiben können. Der HR-Bereich hat so die Prozessgeschwindigkeit rund um die Dokumentenbearbeitung deutlich erhöht. Die systemgestützte Erstellung, standardisierte Vorlagen, digitale Unterschriftenprozesse sowie die automatisierte Ablage und Versand der Unterlagen machen die Vorgänge wesentlich schneller und sicherer.

Revisionskonforme Gehaltsabrechnung

Die Prüftools PLX/PLK setzt das HR-Team seit 2024 zur Plausibilisierung der Entgeltabrechnungen und Stammdatenpflege ein. Wurde zuvor jede Entgeltabrechnung von den Mitarbeitenden des Payroll-Bereichs einzeln geprüft, erfolgt dies nun im System über automatisch generierte Fehlerhinweise. Das Stammdatenprüftool MADAP hilft außerdem bei der Prüfung digitaler Belege, z.B. bei Adressänderungen oder Änderungen in Arbeitsverträgen, inklusive Nachweis des 4-Augen-Prinzips. Künftig sollen außerdem Buchhaltungsbelege mit MADAP geprüft werden.

Die Audit- & Compliance Tools unterstützen das HR-Team zudem bei Prüfungen durch externe Stellen. Wichtig ist den Mitarbeitenden dabei, dass das System auch von Wirtschaftsprüfern anerkannt ist. Katharina Lamprecht fasst zusammen:

„Die Tools von Centric sind für uns eine Erleichterungim täglichen Doing, verbessern unsere Prozesse und die Qualität der Ergebnisse. “

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