Freigaben vereinfacht: VIVAWEST steigert Effizienz im SAP HCM mit Centric
Viele SAP-Benutzerorganisationen suchen nach Möglichkeiten, ihre Personalprozesse effizienter zu gestalten. Sie zielen darauf ab, Genehmigungsverfahren zu vereinfachen — beispielsweise durch den Wegfall zeitaufwändiger manueller Kontrollprozesse — und gleichzeitig Fehler zu reduzieren. Das Immobilienunternehmen Vivawest hat dies durch die Implementierung der zusätzlichen Audit-Tools PLK/PLX und MADAP von Centric SAP erreicht.
Ende 2025 migrierte die Vivawest Wohnen GmbH ihr SAP-System auf S/4HANA. In der Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung verwendet das Unternehmen jedoch weiterhin SAP HCM. Die Steigerung der Effizienz in diesen Bereichen und die Rationalisierung der Arbeitsabläufe waren wichtige Ziele, weshalb sich das Unternehmen letztendlich auf automatisierte Kontrollprozesse konzentrierte. Bei VivaWest gibt es zahlreiche spezifische Anwendungsfälle, die eng mit dem Vier-Augen-Prinzip zusammenhängen. Ein Beispiel ist die Reisekostenabrechnung, die immer noch in Papierform bearbeitet wird.
Diese Berichte müssen immer von mehreren Personen geprüft und genehmigt werden —
ein Prozess, der sicherheitsrelevant, aber gleichzeitig extrem zeitaufwändig für ein vergleichsweise weniger kritisches Thema ist,
erklärt Sebastian Adamek
aus der Personaladministration/Lohnbuchhaltung der Vivawest Wohnen GmbH.
Da Kontrollen wie das Vier-Augen-Prinzip auch in anderen Bereichen des Systems angewendet werden müssen, entstand die Idee, manuelle Prüfungen durch externe Software zu ersetzen, die in der Lage ist, automatisch Plausibilitätsprüfungen durchzuführen.
Wir wollten manuelle Mehrpersonensteuerungen vermeiden und gleichzeitig die Fehlerrate reduzieren. Nach einer Marktforschung stießen wir auf Centric und seine Produkte PLK/PLX und MADAP. Diese Lösungen deckten unsere Anforderungen an automatisierte Prüfungen von Anfang an vollständig ab.
PLK/PLX ermöglicht Plausibilitätsprüfungen innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Vivawest nutzt die Tools in erster Linie für genehmigungsrelevante Prozesse wie Reisekostenabrechnungen oder die Validierung von Verpflegungszuschüssen für Mitarbeiter in Kundenservice-Centern. Diese Zulagen werden über SAP Infotype 14 verwaltet.
Nach Versetzungen von Mitarbeitern kam es häufig vor, dass Arbeitnehmer weiterhin Zulagen erhielten, obwohl sie keinen Anspruch mehr hatten. Mit PLK/PLX werden solche Fälle automatisch erkannt, sodass Fehler vermieden werden, bevor sie auftreten.
MADAP wird für die Validierung der Personalstammdaten verwendet und prüft, ob die Ursprünge der betrieblichen Altersvorsorge mit den tatsächlichen organisatorischen Aufgaben übereinstimmen. Dadurch können Inkonsistenzen sofort erkannt und behoben werden.
Diese von der Centric-Software durchgeführte Kontrolle ist für uns besonders wichtig, da sie dazu beiträgt, erhebliche Fehler bei der Rentenberechnung zu vermeiden.
erklärt Sebastian Adamek.
Die Audit-Tools wurden vollständig aus der Ferne implementiert. Ein Beispielprozess — die Validierung von Essenszuschüssen — wurde gemeinsam von Centric und dem Vivawest-Team entwickelt.
Der Anbieter bot umfassende Unterstützung bei der Implementierung, um eine erfolgreiche Bereitstellung der Tools sicherzustellen. Auch nach der Inbetriebnahme steht Centric weiterhin für Probleme zur Verfügung und bietet schnellen Support.
Adamek betont.
Die Centric-Tools werden mit Standard-Kontrollregeln geliefert, die Kunden an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Vivawest hat jede Regel überprüft und zusätzliche Regeln erstellt, um den unternehmensspezifischen Richtlinien Rechnung zu tragen. „Dadurch konnten wir die Komplexität reduzieren und uns auf die wichtigsten Aspekte konzentrieren. Heute bietet uns der kombinierte Einsatz der Audit-Tools von Centric eine umfassende Lösung für die Prozessoptimierung und die Validierung von Personalstammdaten.“ Obwohl PLK/PLX und MADAP separate Anwendungen sind, werden ihre Ergebnisse in PLK/PLX konsolidiert.
Die Mitarbeiter arbeiten daher mit einem einzigen Protokoll, das alle relevanten Benachrichtigungen enthält, was eine effiziente Bearbeitung in einer einheitlichen Oberfläche ermöglicht. Die angestrebten Effizienzsteigerungen wurden noch nicht quantifiziert. Bis zur vollständigen Abschaffung des Vier-Augen-Prinzips laufen die Tools parallel zu den manuellen Kontrollen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Ab Januar 2026 werden die Audit-Tools von Centric erheblich zu Effizienzsteigerungen beitragen. Automatisierte Plausibilitätsprüfungen machen manuelle Kontrollen überflüssig und ermöglichen es den Mitarbeitern, Aufgaben direkt im System zu erledigen — so bleibt Zeit für Kerngeschäftsaktivitäten.
