GV Trucknet wächst seit vielen Jahren und besteht nun aus 13 Partnern. Die Unternehmen sind rechtlich unabhängige Unternehmen, ihre wichtigsten Verwaltungsfunktionen werden jedoch von einer zentralen Verwaltungsgesellschaft, GV Management, wahrgenommen. Das zentrale HR-System ist SAP SuccessFactors. In Zusammenarbeit mit den lokalen Personalmanagern nutzt das zentrale HR-Team SuccessFactors, um effiziente Dienstleistungen für alle Standorte bereitzustellen.
Document Builder: Ein intelligentes Tool für eine wachsende Unternehmensgruppe
Was dem Firmennetzwerk noch fehlte, war eine intelligente Lösung für die Bearbeitung von Mitarbeiterakten. Ein wichtiges Thema war beispielsweise die Erstellung von Arbeitsverträgen. Als die erfolgreiche Gruppe viele Neueinstellungen hatte, erwies sich die manuelle Bearbeitung als zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem war es schwierig sicherzustellen, dass alle Standorte immer mit den neuesten Dokumentvorlagen arbeiteten — die der Unternehmensidentität (CI) entsprechen und rechtlich auf dem neuesten Stand sein sollten. Die Gruppe war daher auf der Suche nach einem zuverlässigen, einfach zu bedienenden Tool für die automatische Dokumentenerstellung.
Die Lösungen von Centric sind eng in SAP SuccessFactors integriert
Der SAP-Dienstleister, der SAP SuccessFactors bei GV Management implementiert hatte, empfahl den Document Builder von Centric. Die Lösung erfüllte alle Anforderungen des verantwortlichen HR-Teams, wie Steffi Saur, die Personalleiterin des Projekts, erklärt:
„Document Builder ist schlank, effektiv und nahtlos in SAP SuccessFactors integriert.“
Steffi Saur Personalleiterin, GV Management GmbH
Mit Centric Document Builder können HR-Mitarbeiter weiterhin wie gewohnt mit Microsoft Word-Vorlagen und Dokumenten arbeiten. Stammdaten und andere erforderliche Informationen werden automatisch aus SAP SuccessFactors in die Dokumente importiert. Dies beschleunigt die Verarbeitung und reduziert das Fehlerrisiko erheblich. So werden beispielsweise die Daten neuer Mitarbeiter jetzt nur noch einmal in SAP SuccessFactors eingegeben und dann automatisch in die entsprechenden Dokumente integriert — auch ausländische Namen werden immer korrekt geschrieben. HR-Mitarbeiter können auch Arbeitsverträge mit allen zugehörigen Anhängen auf Knopfdruck erstellen.
Sicher und konform: Arbeiten mit Document Builder
Die Logistikunternehmen betreiben ihre eigenen Ablagesysteme auf ihren eigenen Servern. Die in Document Builder erstellten Dokumentvorlagen werden nicht mehr an denselben verteilten Orten wie zuvor gespeichert; sie werden zentral bei GV Management gespeichert. Die Mitarbeiter an den einzelnen Standorten können jetzt jederzeit auf die Dokumentvorlagen zugreifen und müssen nicht auf E-Mails von der Zentrale warten. Dadurch können Personalleiter viel unabhängiger arbeiten und die zentral verwalteten Dokumente sind immer standardisiert und auf dem neuesten Stand.
Die Unternehmen haben nur Zugriff auf die Dokumente, die sie selbst benötigen. Die zentrale Personalabteilung kontrolliert die Zugriffsrechte selbstständig im leicht verständlichen SAP SuccessFactors Berechtigungsmanagementsystem. Dass die Abteilung nun die Kontrolle hat, ist für Personalleiterin Steffi Saur ein wichtiger Vorteil. Sie bestätigt: „Centric befähigt seine Kunden, unabhängig zu arbeiten.“
Gute Zusammenarbeit mit Centric
Das HR-Team fühlte sich in der Implementierungsphase von Centric gut unterstützt. Das Projekt dauerte inklusive Schulung rund drei Monate, von den ersten Workshops über die Gestaltung neuer Dokumentenprozesse bis hin zur Inbetriebnahme. Ein Hauptaugenmerk lag auf der Erfassung, Bewertung und Standardisierung aller vorhandenen Dokumente. Die Berater von Centric nutzten ihr technisches Fachwissen, um das gesamte Dokumentensystem zu optimieren, und gaben wertvolle Tipps zur Gestaltung und zum Inhalt von Dokumenten. Steffi Saur betont:
„Centric ist professionell und es ist sehr einfach, mit ihm zu arbeiten — sowohl auf technischer Ebene als auch in Bezug auf die Methoden. Wir haben uns auf jeden Termin mit den Beratern gefreut.“
Steffi Saur Personalleiterin, GV Management GmbH
Breite Akzeptanz an allen Standorten
Da es die einzelnen Standorte waren, die ursprünglich eine digitale Dokumentenlösung forderten, waren die dortigen Personalleiter sehr positiv eingestellt. Sie hatten viele Ideen für die Erstellung von Dokumenten, wie z. B. Mitarbeiterbriefe oder Zeugnisse für die gesamte Gruppe. Die einfache Bedienung von Document Builder trug ebenfalls zu dieser hohen Akzeptanz bei. Neue Mitarbeiter in Personalabteilungen können schnell damit arbeiten, und neue Unternehmen, die der wachsenden Logistikgruppe beitreten, lassen sich ebenfalls einfach in das System integrieren.
Payroll-Teamleiterin Sandra Siemann nennt auch die konzernweite Standardisierung, die für fehlerfreie, CI-konforme und rechtskonforme Dokumente und Inhalte sorgt, als wesentlichen Mehrwert:
„Dank der Standardisierung erleben wir eine enorme Qualitätssteigerung.“
Sandra Siemann Teamleiterin Lohnbuchhaltung, GV Management GmbH
Die Automatisierung hat auch die Arbeit mit Dokumenten erheblich beschleunigt. In Zukunft will das GV-Management-Team die Workflow-Kontrolle von Document Builder aktivieren und die Kapazitäten für digitale Signaturen integrieren, um das Potenzial systemgesteuerter Prozesse noch besser nutzen zu können.
