Der Unternehmensbereich People der UNIQA Group erstellt rund 5.500 Gehaltsabrechnungen mit SAP HCM für die Konzernunternehmen in Österreich. Vor der Einführung der Centric-Tools wurden die Gehaltsabrechnungen manuell nach dem Prinzip der doppelten Kontrolle überprüft, ergänzt durch stichprobenartige Plausibilitätsprüfungen. Die People-Mitarbeiter in der Zentrale und in den Unternehmen führten individuelle Excel-Listen, um die Prüfroutinen und Änderungen zu dokumentieren.

Internes Kontrollsystem statt Excel-Listen, eng in SAP HCM integriert

Die UNIQA Group hatte die Aufgabe, ein internes Kontrollsystem einzuführen, das eine vollständige Prüfung und eine lückenlose, transparente Dokumentation der Auditprozesse gewährleistet. Die Expertin für verantwortliche Mitarbeiter, Barbara Binder, hatte bereits bei ihrem vorherigen Arbeitgeber gute Erfahrungen mit den Audit- und Compliance-Tools von Centric gemacht und nennt diese als Hauptvorteile:

„Die Tools von Centric sind einfach zu bedienen und eng in unser SAP HCM-Kernsystem integriert.“

Barbara Binder, Personalexpertin, Uniqa Group

Die einfache Anpassungsfähigkeit der Lösungen von Centric war der Versicherungsgruppe ebenfalls wichtig. Da die UNIQA Group verschiedene Unternehmen unter einem Dach vereint, müssen viele historisch gewachsene Sonderregelungen, wie beispielsweise individuelle Vergütungsansprüche der Unternehmen, im Steuerungssystem berücksichtigt werden. Die Lohnbuchhaltung beinhaltet neben einer Vielzahl von Daten- und Informationsfeldern aus SAP HCM auch Informationen aus SAP SuccessFactors, die ebenfalls in die Kontrollen einfließen müssen.

Anpassungsfähigkeit als Vorteil von SAP-Checking-Tools

Die Personalexperten sehen daher einen erheblichen Vorteil darin, dass sie im Centric-Kontrollsystem ihre eigenen individuellen Prüfregeln definieren können, einschließlich Stammdatenprüfungen in SAP HCM und SAP SuccessFactors.

Die UNIQA Group hat auch ihr eigenes individuelles Steuerungssystem entworfen, indem sie die Module der Centric Audit & Compliance Tools-Serie kombiniert hat. Die Tools PLK_AT und PLX werden in Österreich als Kernsystem für die Gehaltsabrechnungsprüfung verwendet. Darüber hinaus gibt es das Master Data Audit Program MADAP für den Stammdatencheck, das Revisionstool für ausgehende Zahlungen REV und LGA für die Bearbeitung und Qualitätssicherung von Lohnarten.

Das System protokolliert den Auditprozess

Die Gehaltsabrechnungsprüfung wird zentral von Wien aus verwaltet. Bis zu 25 Mitarbeiter in ganz Österreich sind an diesem Prozess beteiligt. Zwischenabrechnungen und die entsprechenden Prüfläufe finden wöchentlich statt. Die People-Mitarbeiter erhalten dann ihre Notizen zur Bearbeitung in der PLX-Benutzeroberfläche. Während der dezentrale Prüfprozess früher fast unüberschaubar war, hat das People AT-Management in Wien nun jederzeit einen aktuellen Überblick über den Status der Meldungsbearbeitung. Der gesamte Prüf- und Bearbeitungsvorgang ist zu Prüfungszwecken im System dokumentiert. Barbara Binder berichtet:

„Anstatt mühsam Excel-Listen zu durchsuchen, können wir jetzt im Centric-Steuerungssystem auf Knopfdruck sehen, wer welche Verarbeitungsschritte wann durchgeführt hat.“

Barbara Binder, Personalexpertin, Uniqa Group

Um das interne Kontrollsystem an das Unternehmen anzupassen, überprüfte das zentrale Personenteam zunächst die in PLK bereitgestellten Prüfregeln und deaktivierte diejenigen, die nicht erforderlich waren. Heute bilden die People-Experten einzelne Prüfregeln, wie den Steuerabzug „Familienbonus plus“, hauptsächlich im MADAP-Stammdatenprüfungstool ab.

Sicherheit durch Automatisierung der Vergütungsprüfung in SAP

Bei den Checks deckt MADAP mögliche Inkonsistenzen in Stammdaten und Infotypen innerhalb von HCM oder zwischen HCM und SuccessFactors auf und sorgt so für harmonisierte Daten und Strukturen. Josef Mayer, Teamleiter Payroll bei der UNIQA Group, erklärt:

„Die Kontrolllogik der intelligenten Centric-Tools hat es uns ermöglicht, die Qualität unserer Lohn- und Stammdaten deutlich zu erhöhen.“

Josef Mayer, Teamleiter Payroll, UNIQA Insurance Group AG

Barbara Binder bestätigt die gesteigerte Effizienz und Qualität durch Automatisierung. Als besonders hilfreich hebt sie das systemgesteuerte Prinzip der doppelten Kontrolle bei höheren Zahlungen hervor. Die Sachbearbeiter geben auch positive Rückmeldungen, weil sie am Einsendeschluss ein sicheres Gefühl haben. Sie berichten, dass die automatische Prüfung Inkonsistenzen und Risiken aufdeckt, an die sie zuvor nie gedacht hätten. Mit nur fünfzehn Minuten mehr Prüf- und Bearbeitungszeit pro Woche als zuvor genießen die Mitarbeiter jetzt ein Höchstmaß an Sicherheit.

Zuverlässiger Centric-Support

Das nächste Projekt, das die People-Experten erwähnten, war der Datenabgleich zwischen SAP HCM und SuccessFactors zur weiteren Harmonisierung der Stammdaten. Das zentrale People-Team ist nun gut mit der Software vertraut und kann Anpassungen und Erweiterungsschritte weitgehend eigenständig durchführen. Das People-Team hat gute Erfahrungen mit dem Centric-Support gemacht und stets eine schnelle Antwort von kompetenten Ansprechpartnern erhalten.

„Mit den Centric-Tools haben wir unternehmensweite Standardprozesse zur Überprüfung der Lohnbuchhaltung und der Stammdaten etabliert, die für interne und externe Audits revisionssicher dokumentiert werden.“

Josef Mayer, Teamleiter Payroll, UNIQA Insurance Group AG

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